一、帮领导写好公文，我们自己能得到什么
成老师之前写过好几篇怎么写好公文的小文章，不断有朋友问成老师：我天天给领导写稿子，写出来从来也不署我的名，干着干着就没意思了，你说我图个啥呢？是啊，写稿子，除了是你的本职工作，写得好与不好除了有工作评价上的意义，到底还有什么意义？我们写好稿子，到底能得到什么？
这似乎是一个敏感的问题，工作不尽心尽力、鞠躬尽瘁、追求奉献、燃烧自己，还好意思讲什么回报、提什么条件！？太大逆不道了！但另一方面，这又是一个极其现实的问题，是提高工作认识的一个重要话题，如果只是为了完成工作，大部分人都会在字斟句酌的推敲中消磨掉自己的热情，成老师觉得，你或许可以时不时给自己打这么几针鸡血。
（一）学习领导为人之道
给领导写稿子，看似是文字上的能力、纸面上的功夫，但要写的符合要求，可堪一用，不能不符合领导独特的为人处世之道，该怎么对待上级、怎么对待同僚、怎么对待部下，从稿子中其实都可窥知一二。
一次，成老师帮领导起草某次春节后单位全体员工大会的主持词，这当然是最简单的活计之一，开头同志们辛苦了，中间请某某、某某发言，最后同志们好好干，总归逃不出这样的套路，所以成老师写起来一气呵成、一蹴而就。
拿给领导后，领导却并不买账，问成老师：你不觉得有很重要的事没提吗？成老师反复端详稿子，毫无线索，很全了呀！该写的都写到了呀！领导点拨：刚过完春节，马上就要元宵了，不要给大家拜年吗？成老师这才恍然大悟，哦，太应该了！可以想象，台下聆听指示的部下，听到领导及时的拜年，心中极有可能暖流澎湃。
时刻关注下属的感受，非常注意拉近和部下之间的距离，塑造和蔼可亲的形象。这就是成老师从那篇小小的主持词中学到的为人之道。
（二）学习领导怎么推进工作
公文并不都是花拳绣腿，并不都是文山会海的产品，相当部分公文是针对具体问题的，是冲着解决问题去的，帮领导写这种公文，很大程度上就是在学习领导推进工作的思路和方法。
比如，单位想新建一幢办公楼，得上级部门批准，写公文吧，把单位的困难说清楚，再不盖房子我们就只能去大街上办公了！批准了，写公文吧，把对办公楼建设的设想、方案、困难、需要支持的事项，都汇报汇报。正建着呢，写公文吧，说说如何周密的组织实施，如何紧锣密鼓万无一失。建好了，还要写公文，请上级部门来剪剪彩讲讲话，看看雄伟的建筑，感受下巨变的面貌。
这么一步一步的，事办成了，每一个关键的节点都在公文中留下了痕迹，这就是推进工作的节奏和办法呀！盖房子是个相对规范和程式化的事，还有更多模棱两可的工作，要钱啦，要人啦，要政策啦，协调关系啦，更离不开公文的推动，所以，来往的公文，清晰地反映了工作推进的脉络，这也是值得我们在处理公文的过程中理解和体会的。
（三）学习领导怎么考虑斟酌问题
同样一个领导的讲话，上午讲和下午讲是不同的、冬天讲和夏天讲是不同的、开幕式上讲和闭幕式上讲更是不同的。领导在事前、事中、事后分别要讲的话，如果顺序弄颠倒了，实际效果就有很大不同。事前应说的话拿到事后来讲，别人肯定会说你是马后炮；事后应说的话若放在事前说，人家肯定会说你是瞎指挥。
听众的身份、职务以及文化层次、理解能力等不同，对领导讲话的要求也就有所不同。给本单位的群众讲和给外单位的群众讲是不同的，给大学生讲和农民工讲更是不同的。
如果听众的职务、文化层次不是很高，讲话稿就要尽量通俗一些，多谈一些他们身边的人和事，多讲一些深入浅出的道理，多关注一些他们关心的问题，切忌引经据典、咬文嚼字，或夸夸其谈、空唱高调。相反，如果听众各方面层次都比较高，讲话稿就要思想深刻、观点新颖、论据充分，讲究表达艺术。
你在写公文的过程中，根据实际需要和确切场合处理这些关系，摆布增删文字、内容的过程，其实就是在模拟领导在环境中应变、考虑斟酌处理各种问题的过程，这既是极高的智慧，也是我们自己今后走上领导岗位必需的素质。你要站在领导的位置上确定主题，谋篇布局，提升思想，提炼观点，组织文字，形成语言。久而久之，你就具备了领导水平。
（四）获得发光发亮的机会
年轻人大都做的是幕后工作，难得有抛头露脸的机会，尤其是在大会上发言或者当众讲话，一般员工类似这样的机会并不多。纵然你文韬武略，看问题鞭辟入里，堪称当代的卧龙凤雏，但其实展示的场合是不多的，没人听你扯，再有见识也只能回去教孩子识字。
写公文无疑给了你机会，书面表达可以突破时空的限制、层级的限制，假如你有你独到的想法，深刻的见解，远见的预判，通过公文的交流，确实有可能被更多的人所了解。
一不小心被领导采纳，成了决策，不但无形之中对社会发展做出了贡献，说不定还会被上级部门、各级领导所赏识，得到一个发展的机会。这说明，写公文，也是别人认识你、了解你的一个重要途径。
（五）接触大量的、第一手的信息资源
信息就是资源，乃至是财富，对这一点，成老师相信大家不会有什么异议。信息社会的最大特点，便是信息与能源、原材料一样，成为一种资源，可以开发利用。而办公室无疑是最大的信息来源地和集散地。
这是因为，办公室承担了综合管理的责任，享有获得各类信息的特权和便利，通过对信息的综合分析、科学判断、合理利用，来调控、管理、服务。信息的处理和运用，主要是通过文字表达来实现的，在作为社会管理体系一个个细胞的单位办公室里，则是通过公文来实现的。
很多时候，因为写公文，你要搜集大量的资料，也有条件接触到第一手甚至是机密的材料，有些事情你比别人知道得多，知道得早，这是客客观观存在的现象。
这种先知和多知，再加上对大量信息的接触和综合，也确确实实是一种优势，即使不能拿来寻租，拿来撩妹，是不是也显得比别人高端大气上档次一些呢？
以上五点都是成老师在写公文过程中自己体会到的益处。实际上，写作是一门技艺，一种本事，材料是给领导写的，可以拿走，写材料的本事那绝对是自己的，学会了没有人能拿得走。
二、如何用5分钟大幅提升一篇公文的质量和水准
成老师提问：领导和上级如何在最短时间里判定一篇公文的质量和水准？
是看结构？不是！是看标题？不是！是看起始段或结尾段？更不是！成老师告诉你，是格式。
前段时间成老师领衔撰写单位的年度工作总结，收上来下面几十个部门的年度总结。有些总结下了功夫，文字通畅、资料翔实，可以不加修改地引用，极具参考价值；有些胡堆乱砌，狗屁不通，甚至赶不上高考作文的水平。
各个部门的材料看多了，成老师发现一个规律。一般而言，一眼看上去格式规整，标题小标宋二，正文仿宋三，标题按“一、”“（一）”“1.”“（1）”依次排用下来的，往往文字内容也属上乘；而那些交上来格式乱七八糟，整篇宋体五、字小的看不见的，或者标题零号字，感觉不是在写公文而是在刷标语的，文字内容常常也是不忍卒读，看着好笑。
难道格式是否标准和公文质量高低有什么直接关系？答案是肯定的。
其实，当时成老师请各个单位提供年度总结的时候，并未统一要求格式，但很明显，各个单位还是把自己的一贯工作作风带到了这篇总结里。
那些对格式一丝不苟，无论什么情况下都严格按照公文格式规范塑造自己文字的单位，往往都是训练有素、管理规范的单位，对内容更是会认真对待，反复推敲，结果就是公文质量高，上级单位满意。
那些对格式随随便便，随心所欲的单位，往往是对公文写作规范十分陌生，人员公务素养欠缺的单位，连格式都弄不好，还能指望他们提供什么出彩的内容呢？
将心比心、以心换心，你在拿格式评判下级单位的工作水准，上级单位也在拿格式评判你的工作水准。
成老师是天平座，懒得很，曾经看不上一些专司文书的同志那处女座一般的、对格式吹毛求疵的态度。
成老师那时觉得，《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》之类的条例和标准，当然很重要，但那是约束正式公文，是约束有法律效力的公文的，而正式公文反正也要经过文书部门的冗长流程，反复修改，他们自然而然会把格式调正确，我干吗要懂公文格式？
成老师坚信，我给领导写讲话也好，给单位写总结也好，关键是要把内容打磨好，至于格式，只要字别太小领导看得清就行，干吗非要懂那一套标题几号什么字体，正文几号什么字体，一级标题用一、二级标题用（二）的条条框框，太烦琐，太形式主义，没什么用，我也记不住。
直到后来，有一次给上级部门反馈对某规定的意见，很简单的两页纸文字，分管领导看过之后，交代我，没问题，按要求反馈给××部门吧。成老师秉持“马上就办”的精神，迅速地把反馈意见传真给了上级部门。
不一会儿，成老师桌上的电话急促响起，一接，是分管领导愠怒的声音，小成，你报给××部门的材料格式怎么是乱的？！我一惊，辩解道，领导啊，那不就是个反馈材料吗？连公章都没盖，更不是正式公文，还要求什么格式？
后来成老师才知道，××部门并未经官方途径对成老师反馈的材料提出意见，不过上级部门负责该项工作的××处长和我们领导很熟，私下提醒了我们领导，说我们报的那材料格式乱七八糟，而其他单位的则都是一板一眼，我们的东西在一堆材料里很扎眼，显得极为业余。
××处还开玩笑说，不像是你们单位一向以来的工作表现啊，是不是最近抓得不紧？搞得我们分管领导脸上相当挂不住。
可见，公文的格式一方面是单位的脸面，别人从这一点来判断单位的工作状态、管理水平。相应地，公文的格式也是办公室人自己的脸面，别人从这一点来判断你个人的业务能力、作风态度。
一个单位发的公文如果格式错误，缺词少字，那么这个单位的管理水平和运行状态必然遭到最强烈的质疑。一个人弄的材料不注意格式，随心所欲，那么你的文字水平必然难以让人信服，甚至说工作作风也难被认可。
千万不要把遵守格式只理解成对专门核文发文人员的要求，千万不要把格式只理解成对正式印发公文的要求，只要从你手里流出的文字，只要给别人看了，要派上用场了，你都要把它的格式当成自己的脸面。出个门，牙缝里的韭菜总要搞干净吧！
自此，在成老师这里，调好格式就成为修改任何公文的第一步，数万言的总结、汇报也好，百八十字的通知、谈参、讲话也好，给上级单位或领导精细打磨的成品也好，初步拿出来拼拼凑凑的草稿也好，成老师都要严格按《党政机关公文格式》调好格式。
时间长了，成老师发现把格式先调好，绝对是四两拨千斤的划算买卖，成老师甚至竟然经常因为这个轻易获得表扬，似乎连文字内容也跟着沾了格式的光。
有时候拿出来的东西，别人还没细看内容，就先表扬一句，“很规范啊”，“很是那么回事啊”“看着没啥大问题”之类，第一印象就很好，一下子就把作者成老师判定为一名在文海遨游多年的老笔杆子，带着一种认可乃至敬畏去审成老师的稿子，修改意见明显提的少多了，认可度明显高多了。
前面扯了半天，主要还是提高认识层面的东西，如何快速掌握公文格式规范？当然最好的是你去把好几十条的《党政机关公文格式》背下来，如果实在力所不逮，版头套印这类格式你可以不掌握，但正文的格式一定要清楚，成老师觉得你至少要记住这四个方面的要点。
（一）标题
并非越大越好，千万别用黑体！一般用2号小标宋体字；在顶端或红色分隔线下空二行位置；分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当；标题排列应当使用梯形或菱形，工字型简直丑得不能看！若有副标题，破折号之后则是三号楷体。
关于标题的摆布还有一个值得注意的小问题，那就是排版的时候尽量要把每一部分的标题和其下的内容安排在同一页纸上。很多人在排版时不注意这一点，标题放在第一页最后一行，内容却从第二页第一行开始，明明是同一部分的内容，作为旗帜的标题和作为支撑的内容却被硬生生拆散了，这样容易给读者阅读、理解该部分的内容造成不便。正确的做法应是敲下回车，把标题安排在第二页的起始，这样标题和内容就“无缝衔接”了，阅读时感觉会顺畅许多。
（二）正文
仿宋！仿宋！仿宋！不是仿宋自己打屁股，最基本的都不懂。一般用3号仿宋体字；每个自然段左空二字，回行顶格。
（三）序号
这个很多人乱整，完全随心所欲，还有不少人公文序号用圈一的，土包子！按照规范，文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注；都是三号，都不加粗！
（四）行距
你可知道行距也是有要求的？整个行距40是几个意思？凑字数吗？规范要求的是排版每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。在Word里如何达到呢？一是调页面设置，页边距上3.7，下3.5，左2.8，右2.6，页脚边距2.5；二是调行高，固定值28磅。注意，这些数值并非一成不变，可以根据稿件的实际微调。
做到这四点，一眼看上去，公文的格式就基本规范了。当然，其他关于附件、署名、日期等都有相应要求，这个就不再赘述，请大家自行参照《党政机关公文格式》吧。
总之，公文写完了，先别急着发邮件、交领导，花五分钟，把格式认认真真调一遍，成老师敢说，即使一字不改，这篇文章在别人眼里的水准，也至少翻了一番。
三、写好公文的第一要务是做亮标题
俗话说“看书看皮，读文读题”。几年前，成老师刚进写作班子时，管文字的领导给我们提出了三个要求，叫作“做亮标题、写实正文、提炼主题句”，其中把做亮标题放在第一位，可见标题的重要。
在文字工作者中甚至一直流传这样一个说法：写材料，只需要把标题搞漂亮就可以了，下面的文字叙述只要没有反动口号就行。这样的说法未免极端，但是也从另一个侧面反映了标题的分量之重。那么，什么样的标题才是新颖、亮眼的呢？
（一）“万能八条”、官言官语是标题大忌
在公务员笔试申论考试中有一个用于提对策的“万能八条”，据说拯救了无数的考生青年。万能八条是一套写作的僵化模版，其内容如下：领导重视，提高认识；加强宣传，营造氛围；教育培训，提高素质；健全政策法规，完善制度；组织协调，形成机制；增加投入，依靠科技；加强监督，全面落实；总结反思，借鉴经验。
不知道是不是熟练掌握万能八条的考生很多顺利进入了公务员队伍，干起了办公室工作，成老师总觉得现如今材料写作中“万能八条”式的标题也越来越多：说一个事情重要，总是“充分认识××的重要性和紧迫性；说要敢抓敢管，总是“加强对××工作的领导”；说要出台一些举措，总是“创新××的方式方法”；说要努力工作，总是“为实现××而努力奋斗”。千篇一律，高度重复，写来写去自己都烦了。
俗套是标题的一大忌，一般化的标题支撑起的必然是一般化的文章。标题好比是文章的脸面，标题不新颖、没有亮点，就像一个人长着一张“大众脸”，扔进人堆里就看不见，怎么指望它当得了男神女神？
依成老师在写作班子的经验来看，标题里一旦出现“重要性”“着力”“抓好”“搞好”“提高”“真抓实干”“有力保证”这类“万能八条”、官言官语就可以判为“俗文”，对读者听众来说，只要一看到听到就难免犯困，觉得这文章不如不看、这讲话听了也白听，效果大打折扣。
对领导来说，这样的标题扫一眼就会觉得你写稿子不下功夫，敷衍了事，没动脑筋，要是照这样讲出去岂不是成了能力水平不足，这臭小子难道是应付工作不成，对你意见立马大了去了。从这个意义上讲，多下点功夫、花点时间把标题制作的亮一些，闪人一些，绝对是四两拨千斤的划算买卖。
（二）对仗句和四六句还能用吗
曾经有一段时间，公文中排比对仗、四六句的标题十分流行，很多的文章，包括一些领导讲话、权威报刊的理论文章，文内标题不管相隔多远，主语谓语宾语、名词动词形容词，语式甚至字数都是对应的。
比如，“领导重视是做好信息工作的首要条件；整合资源是做好信息工作的重要基础；传导压力是做好信息工作的有效举措”，又或者“着力改善民生、解决突出问题，立足防患未然、注重源头治理，坚持重心下移，夯实基层基础”，等等，规规矩矩，板板正正。
甚至还有不少人中毒颇深，认为四六句造不好，就是写领导文稿的水平还不到家。如此这般，导致几乎每个办公室人都有为四六句绞尽脑汁、索尽枯肠的时候。
确实，四六句是对群众语言的概括和提炼，更加贴近基层和群众，有时候，几句简洁明快、通俗易懂、切中主旨的四六句，就是一声冲锋的号角，一篇醒世的宣言，一面率众的旗帜。如“天下兴亡、匹夫有责”“改革开放，振兴中华”等。
但是，在领导文稿中，如若过分追求四六句的形式美，就必然会限制思想的充分表达与发挥，露出做作、小气的痕迹，甚至在内容和形式上都沾上机械主义、形式主义、教条主义的恶习。八股遗风的一个表征，就是我们在作文时过分看重对仗工整的四六句。
过分追求形式，必然伤其内容。整齐划一的形式美，展示的是一种缺乏生机的暮气，是扼杀创造灵感和思想解放的枷锁。极度追求四六句的工整写法，不是以内容的需要来摆布文字，而是以文字上下前后工整的需要来裁剪内容，合之则留，不合则去，结果思想得不到伸展，观点得不到阐述，好端端一篇公文被割裂得七零八落。
这种文章给读者留下的只是一个刻意雕琢的词句框架，很难留下深刻的思想启迪。“不管黑猫白猫，能捉老鼠的就是好猫”，
“摸着成老师过河”，邓小平同志拿最接地气的话来说明最深刻的道理。由此可见，简朴、明快、透彻，这其实本身就是一种文采。
对于四六句，成老师说了它许多的坏处，事实上，正如衣服上绣一朵花是别致，衣服上绣满花反而成了俗气，坏的不是四六句本身，而在于人们普遍把它用得多了一点、滥了一些，渐成风气，便成了病态。
说来说去，目的只有一个，对待对仗句和四六句，要从非此即彼的思维误区中走出来。对反对的东西，未必都要彻底铲除，“推倒批臭”；对倡导的东西，也不宜当作万般呵护、唯此独尊的宠物来看待。
四六句和自由句本身并没有原罪。如果说四六句能强化文章的形式美、气势美，那么，自由句则能使文章充满率真美、理性美。这都是领导文稿和领导语言不能缺少的品性。
一般而论，在庄重、严肃的场合，领导文稿涉及的内容往往是人们比较敏感的话题，或政策性、原则性强的问题。对这类问题的表述，要求逻辑严密，用词准确，是非分明，不存歧义，无懈可击，这是四六句很难做到的，所以，要多发挥自由句的优点。
如2015年政府工作报告中的标题都是自由句：“加快健全基本医疗卫生制度”“持续推进民生改善和社会建设”“新兴产业和新兴业态是竞争高地”“能源生产和消费革命关乎发展与民生”，不追求形式工整，论述什么问题就如实陈述。
而在轻松、活泼、以鼓舞听众或渲染气氛为主的场合，则可大展四六句简洁明快、朗朗上口、妙语连珠之优长。
如在农村基层刷墙贴标语，还是四六句能让大家更加爱看、爱念，“要想富，少生孩子多栽树；要想发，养鱼养猪还养鸭”“谁穷谁丢人，谁富谁光荣！”“国家兴旺，匹夫有责；计划生育，丈夫有责”“养女不读书，不如养头猪！养儿不读书，就像养头驴！”，简直直抵内心深处。
