• 去伪存真找出真正的问题是审计价值的核心
通过对数据进行全面分析,审计人员发现的疑点比采用传统抽样方式更多,但疑点不等于真正的问题,因此进一步筛查和现场确认是最终发现审计问题的核心。
为了便于和被审计部门进行沟通,审计人员将有疑问的2万多条记录从ACL软件中导出并转化为excel格式,请业务部门针对这些疑问现场提供原始凭据等证据。
普通零售方面,该品牌的销售部门与负责整车计划物流管理的部门提供了退库车辆的审批记录和车辆在批零售各节点的出入库统计数据。
材料显示,异常的退车行为主要是某区域突发冰雹恶劣天气,导致停放在户外的车辆批量受损需返厂维修。
另外,部分车型由于销售政策等原因造成滞销,对应数据显示销售周期较长。
审计人员对业务部门提供的审计证据再次进行确认,未发现经销商或车企有调节销量的行为,根据销量和销售政策重新计算的车辆折扣与企业计算和发放的金额也基本一致。
而对于大客户销售,由于前期数据分析的疑点较多,除了要求业务部门解释疑问数据产生的原因外,还调取原始凭证进行“穿行测试”,并对管理层进行了访谈。
通过现场审计发现:
①因媒体换车和新能源项目购车的销售类型不常见,未纳入大客户销售的年度政策范围,但管理层以临时决议的方式予以审核批准;
②部分医院、企业或协会购车但享受政府、军警采购折扣,是由于该类客户实际为政府或军警系统下属企业,依规定可享受同类型的购车折扣,经审查客户信息资料并通过专业网站查询,进一步验证了企业的资质。这些数据经过合理的解释和有效材料验证后,被排除在疑点之外。
但另一些审计线索则使真正的问题逐渐浮出水面。例如,系统默认设置经销商无法录入超过零售开票3个月的车辆折扣申请。但数据显示有700多辆“联合销售”车辆零售超期申报仍获得了销售折扣。
企业的集团销售科提供了经办经销商申请补登记的书面材料,申请原因是年度销售政策是在4月份才正式颁布实施(此时已无法申报1月份的销售信息),部分经销商因前期政策不明晰,未能及时申报。这些书面申请经集团销售科负责领导批准后,由专人在系统中进行了手工补登记。
但扣除实际零售时间在1月份的车辆后,依然有538辆之后销售的车辆,最晚的零售时间为11月份。该批车辆的销售类型为企业员工购车,涉及6家大客户,客户名称显示为“XX商务咨询公司”、“XX广告公司”、“XX技术培训中心”等,且代办销售和交车服务的都是同一家经销商。经销商随后又提供了这些企业证明购车人员为本企业员工的资格审核表。所有的材料均显示这批员工购车符合流程。
出于审计的职业敏感,审计人员通过网上查询客户信息了解到,6家大客户基本为注册资本在10万元的小型商业企业。
随后调取前两年这些大客户的购车记录,数据显示平均每一家大客户每年都通过该经销商采购50-100辆不等的员工用车,3年累计采购量接近300辆,明显与小型商业企业的员工规模不符,因此该批员工购车可能存在造假嫌疑。
为了验证,审计人员随机抽取了20个购车“员工”的个人客户信息,并以售后回访人员的名义通过电话验证客户信息,其中除了4个手机号处于无人接听状态、3名个人客户中途挂断电话外,其余个人客户均表示自己确实是通过该经销商正常购车,但不是所登记的大客户企业的员工。
随后,在企业经销商审计部门的协助下,扩大审查范围,证实该经销商在联合销售中存在将普通零售车辆冒充大客户购车的虚假销售情况,审计期间该经销商多获取车辆销售折扣约400多万元。
另外,数据分析显示有5000多辆以汽车租赁公司名义购买的大客户车辆最终零售发票显示为个人名称。经现场核查,实际该批车辆为通过某租赁公司在公司旗下的保险公司进行汽车分期付款履约担保的个人消费购车。
在对照了车企管理层批准生效的大客户销售政策、大客户销售合同、零售发票信息等资料后,审计人员发现销售政策规定的折扣类型中并未包含上述个人分期付款的购车类型,审计期间该批以汽车租赁公司名义的大用户购车实际获得销售折扣约5000多万元。