以下内容整理自北森免费公益系列直播第六期《疫情下的远程办公指南》，我们特别邀请到了两位直播嘉宾：
徐楠 天虹商场股份有限公司助理总经理&人力资源总监
魏立刚 北森产品副总裁
为大家带来疫情下的远程办公指南，结合零售行业实操案例，为大家带来实际帮助，全文共6500字，阅读时间大约13分钟。
文末有直播回放链接、下期直播报名入口，请耐心阅读。
徐楠：我们日常在沟通协作还有专业操作方面都会使用到远程办公，比如说日常沟通协作方面，天虹一直都是采用任务团队、员工多任务状态，所以说会
大量使用到各种线上会议方式
。
除了日常的沟通协作，我们在专业操作方面也有较多尝试，比如说各位HR都习以为常的
招聘入职
方面。天虹在2019年的时候已经先后开发了电子劳动合同、入职小程序，这样的线上手段，当初只是为了操作便捷，无纸化办公，优化工作模式，现在疫情期间也起了大作用。
此外，平时我们会在
信息管理、人力资源管理和财务管理方面实行共享服务中心
，比如说我们的IT运维，一个人员就可以通过远程去解决很多员工的软硬件的问题等。
在疫情期间天虹在远程办公方面都进行了哪些尝试，目前看来对工作效能产生了哪些影响呢？
徐楠：在日常沟通协作中我们会把
企业微信和视频会议的方式
作为工作的常态。虽然说日常在工作中并没有强制要求管理者线上打卡，但实际上很多团队都会通过一些早会或者是晚会，甚至是通过某一任务进行在线讨论的方式去实现日常的沟通。
共享服务中心的远程功能
十分强大，举个例子：2月5号是我们公司财务的查帐和结算日。本来财务团队大概需要有200多人实地办公，但是通过共享服务中心，我们实现了远程在家办公，一天就实现了两个多亿的结款工作。
第三个方面是
技术替代人工方面
，其实也是这次疫情期间我们正在运作的一件事情，因为我们是属于零售行业，正在开发的智能排班、移动考勤系统、电子劳动合同、入职小程序、线上面试、自助证明打印，这些我们在疫情期间都有深入地尝试。
在线培训
像我们自己的云学堂，彩虹直播间这样的形式，包括绩效考核的手机评价等方式都为我们的工作带来了便利。
经营层面
，天虹的百货到家和超市到家的线上业务也获得了大幅度的增长，这都离不开信息化支持，也在一定程度上缓解了我们实体业务的重创，这就是我们天虹在远程办公方面的一些实际的尝试。
疫情期间员工可能会产生一些情绪上的波动，以及各种各样的疑问，天虹做了哪些关怀工作可以分享给HR们参考呢？
徐楠：员工会产生情绪波动主要源于大家对于疫情未知以及准备不足所带来的恐惧，其实我们所要做的就是通过各种方法帮助员工消除恐惧。
天虹主要做了两个维度的工作：
第一个维度是
政策解释工作
。
1.员工安全第一，我们会及时根据国家的政策和同行的操作拟定公司的人力资源政策，并且快速传达到每一个员工，让每个员工了解了之后我们才会落实，比如说春节假到底哪天到哪天，延期复工到底按什么假去结算，延迟复工到底按什么假去计算，排班，工作环境中的防护措施等。
2.政策看起来很简单，但是每一条政策都会衍生出非常多的操作细则，我们需要一条一条深入浅出的培训和解释给员工。
3.支持业务管理者的工作，帮助他们进行答疑和反馈。我们HR会每日复盘，把一些共性的员工的疑问总结出来，及时拟定常见人力资源问题的答疑和指引，指导这些管理者去面对员工，这样可以帮助员工更快速更全面的获悉政策。
第二个维度是
员工关爱
。
疫情期间为了满足群众的日常所需必须要坚持营业，员工上班环境的安全性就显得尤为重要了。所以首先我们就要去考虑上班的安全。
1.缩短营业时间，在客观上去调整排班的班次，保证员工要有充分的时间休息，从而增强体力，以保证他们是可以去抗击疫情的。
2.为到岗的员工提供安全保障物资。我相信所有的企业都在努力中，我们的员工只要是到岗，医用口罩每天两只，雨衣、护目镜口罩都会配备的，关键岗位比如说与顾客高频接触的收银员，我们会全面提供N95口罩的，严格的体温测量，规范的安全培训。日常环境每两个小时一次的消毒覆盖。
3.我们要战斗在一起。公司的全体管理干部和党员在2月初就已经率先垂范，由人力资源部统一安排去支援一线。上到董事长，到各部门总监，到后台的职能部门我们都会参与一线员工统一的排班。
4.我们会在第一时间为抗疫情时期敢于坚守岗位的一些员工发放感谢信还有慰问金感谢员工的付出。当然还有很多的员工不是必须在岗的，凡是只要不是必须在岗的员工我们要求家里远程办公，尽量减少外出的机会，减少交叉感染的风险。通过这些让员工感觉到其实每个人都是战斗在一起的，每一个人的命运也是息息相关的，用这样的方法帮助我们一起共抗疫情。
很多人表示在远程办公的模式下觉得工作更忙了，您和团队的一天是怎样的呢，您认为HR在这个阶段应该有哪些特殊的工作准备？
徐楠：如您所说远程办公环境下确实更忙了，这也是我切身的体会。因为物理环境的改变，工作方法的不习惯，还有家庭的很多因素的干扰会让很多的工作短时间内是有一些变得复杂了。
但是我觉得只要领导者明确了任务目标，做好团队成员的分工，把大目标进行有效分解，定期的沟通和反馈，其实办公效率不会有太大的影响。
同时我还建议HR小伙伴们也可以出一些办公操作的指引，比如说如何明确目标，如何进行有效反馈等等，这个指引其实可以给到管理者，这样可以有效的帮助者去习惯这种方式。
以上都是术的层面，我倒认为现在我和我的团队们更忙了并不主要来源于远程办公，其实是疫情时期大家的使命和责任，以及很多的不可预知的复杂环境的改变，决定了我们现在的工作比以前更忙碌，我觉得这个可能是更关键的。
现在我和我的团队主要有两个目标：一个是眼下做好防范，另外一个就是未来做好预案。
眼下怎么样做好防范，我们在第一阶段就是忙碌于政策的拟定、落实，再下来就是保证人员的供给，各种沟通，疏导员工的心理健康等等。同时也会去思考接下来两个月到半年我们的员工模式往哪个方向去改变，短期么我们的员工压力怎么缓解。
接下来
通过人力资源管理的什么样的措施来推动业务的复苏，长期来看思考业务的变化对于组织模式和人力资源规划发生什么样的改变
。
以上所说到的这些内容其实都是需要各种沟通去实现的，包括远程这种主要的沟通方式。
疫情之前我们的业务可能跑的太快，疲于奔命，没有太长时间在思考这个社会在发生着什么样的改变，还在用着一些传统的方式去尝试着追赶这个社会前进的车轮。
这次疫情给了我们一些时间和空间，去认真的思考未来，大到行业格局，业务模式，组织模式，小到工作方法和生活习惯的改变。
所以说在眼下做好防范的基础之上，我们做好预案，以便将来能够更加游刃有余的面对更加复杂的环境。
疫情对零售行业都有一定的影响，您有哪些建议可以给到零售行业的HR同仁们？
徐楠：零售业是民生行业，在这个时候它有着独特的特点：首先它是劳动密集型，同时多业态并存，天虹所有的业态基本上都是有的，大到购物中心、百货，到超市，还有小到便利店，我们线上线下的业务都是并存发展。
从HR的视角一方面我们要响应政府保民生，积极营业，推动员工积极在岗。同时另一方面又要出于安全考虑，暂时性的阶段性的停业，就要保证一部分人停业在家。
同时我们线下的实体受到冲击之后，线上的业务反而要抓紧发展，抓住新的商机。供应链问题也都面临着各种各样的改变和整合。所以一系列的业务的不同的逻辑，就要求我们HR要全面思考，针对性的去解决。
所以零售业的HR大概也就做这几件事吧，分享一下我自己的想法：
第一个要做到的是应急反应防控的一些具体的措施：
1.本着员工安全第一的原则，效率第一，很多防护措施的规范性是最重要的，我觉得这个一定是最基础的我们要做的事情。
2.在疫情的情况下我们要积极的去解读政策，寻找更多的利于企业的优惠政策，快速落实和申报。
比如说现在大家多不能了解的社保的延缴，每个城市的都是不一样的，公积金比例的降低，甚至包括公租房的免租等等，都需要我们及时去跟进，一方面我们可以帮助企业去保证现金流，同时也要考虑如何降低人工成本等等。同时我们又要通过合理的排班，共享用工去缓解用工的压力。刚才所说的这一类都是目前我们应急反应防控的一些具体的措施。
第二点，这次抗击疫情是对团队和干部的一次非常好的考验机会，我们要做人才盘点，做干部考核。
第三点，疫情过后企业马上就会推动业务复苏计划，企业重建提升计划，如何健全企业的风险管理机制，这个其实是需要所有的领导者去思考的。人力资源怎么通过组织结构的变化和人力资源的管理机制去提供保障，这是我们提前就要去思考的。
第四点，消费者生活习惯发生了很大的改变。由此带来的业务模式会发生变化，从而对于人力资源的要求一定会发生变化。我们不能到半年之后再去思考，一定要未雨绸缪，比如说要去思考组织结构马上会发生什么样的变化，组织能力的变化，用人规划，人力供给、用工模式的侧重点都会发生改变。
最近很火的，可能一会儿魏老师也会提到的共享用工模式，是否可持续，用什么方法去推进，这些都需要我们去未雨绸缪，对零售行业的HR有一些帮助。
远程办公最基础的就是沟通和协作，企业对于远程办公有哪些关注点，遇到的最大阻碍是什么，可以有哪些有效的远程沟通方式或者是工具推荐呢？
魏立刚：在远程办公期间如何保证工作的状态和效率是重点，有几个措施我认为还是非常有效的：
第一，营造每天工作的仪式感。每天员工梳妆打扮整齐，收拾办公区域，早例会，中例会都是必要的，让员工形成每天我在工作的心理状态。
第二，视频会议是非常重要和有效的沟通方式，既能实现现场办公的亲切感，类似于现场办公的亲切感，又能让会议更加有效果，有保障。提倡早晚例会都用视频会议的方式来开，凡是会议必用视频会，来强化面对面的氛围和感觉。
第三，让员工持续保持有健康活力的身体状态也是非常关键的。比如说早晨打开窗户，对着窗户跑步30分钟，然后分享健身的短视频活动等等。
视频会议的工具，比如说像国内的（小鱼易联，全视会议），国外的一些软件像（ZOOM）效果也都非常好，都很稳定，QQ，钉钉，也还是可以的，这是视频会议的工具。
沟通工具其实也很多，大家用的最多的像企业微信，钉钉，华为云的we link，飞书等等，微信QQ，其实效果都是不错的。
除了沟通工具以外还有一些工具也能帮助我们沟通和协作。像在线的文档的编辑和查看的工具，比如说石墨文档、腾讯文档、office365等等。
相信通过这次疫情的大考，国内的远程会议和远程办公类的工具会得到黄金的发展期，也会越来越好用。
怎么能够有效管理员工，确保他们的工作是聚焦于主要目标的呢？
魏立刚：我认为有以下四个方面能够让管理者轻松的驾驭团队，聚焦主线工作。
第一，充分发挥干部的领导力，非常关键，把大家的工作任务，工作状态调动起来，特别特别重要。
第二，要有明确的目标，抓关键目标，关键项目每天汇报和反馈进展，及时暴露和沟通解决问题，确保主线目标的达成，这个非常关键，并且要与绩效相挂钩。在这方面北森有非常成熟和完整的目标和绩效管理解决方案，感兴趣的HR朋友们可以联系北森，我们还是非常有信心能在这个方面帮助到大家。
第三，日报、周报，早会、晚会，不能少。全员每周写周计划做总结，每天写日报，日计划，尽可能实现透明化，形成自我约束力和群众监督力。
第四，加强远程数字化运营能力。比如日报自动统计，实时推送；目标进展，线上可以实时推送提醒相关的管理者和相关的人员。
HR远程办公还有哪些实践空间，比如说无接触入职，无接触企业文化传递等等？
魏立刚：HR的远程办公其实还有很多发展的空间，对企业能带来很大的帮助。举几个方面跟大家做一个介绍：
第一，非接触远程入职。
比如说像北森的解决方案里叫极速入职+电子合同的解决方案。
我描述一下这个过程和场景：
给员工发送带入职二维码的邮件和信息，员工报道的时候不用来现场，直接扫码就可以进入极速入职的引导页面，首先看到的是企业入职的欢迎信。然后确认入职日期和个人的基本信息，拿手机拍照就可以识别身份证和银行卡的信息。在线提交相关的入职材料，离职证明，体检报告等等，再最后就是实名认证和在线签署劳动合同。入职之后可以在线查看员工手册、入职后的团队融入、相关的学习任务等等，员工可以远程自助办理入职。
其实和线下的入职来讲它更高效，更安全，而且体验也会更好。
第二个方面可以充分利用在线学习平台
，让员工形成学习的氛围，同时以考代学的方式，可以设定让员工进行重复在线考试，目的是让他学会掌握这些能力。同时也可以公布考试通过的比例名单等方式，促进员工去完成学习。
这也可以让负责培训的同学把培训工作变成线上化学习，激发员工的自主学习积极性，效果不错。
关于考勤，这是HR非常典型的一个场景。可以调整为更灵活多样的考勤模式，比如说像弹性的班次，远程办公打卡，月报考勤让员工和主管的确认等等。
关于文化氛围，其实融入文化关怀的远程员工服务也是非常好的。比如说在线开证明，像这次为了返工，很多员工需要返工证明，这个时候我们通过在线申请，移动端可以申请，开具电子的复工证明非常高效和快速。
HR机器人，可以在线咨询工资，复工的政策，关于各地工作的一些政策等等，非常方便。
再比如说员工的生日，入职周年电子蛋糕，祝福语，在线的祝福，同事可以互相祝福等等。这些方式都是能够让HR在远程办公的场景下给员工带来的关怀。
在疫情期间员工很有可能出现一些疑问或者是情绪，您觉得HR如何有效的借力，减少不良影响呢？
魏立刚：刚才徐楠老师介绍的非常好，这方面我也可以简单再分享一下。
HR可以通过信息化工具
，比说系统里的公告栏等等，包括在企业的群里也好，多种渠道及时向员工
传递公司的政策制度
。
另外可以通过一些
游戏化的有趣的方式来去激活员工的互动
，比说每天早晨早例会的时候群里发一个小红包，大家都用视频的方式看看大家的工作状态，露个笑脸，截个图，看看每个人家里办公的环境，这样的一些互动，这样一些非常有趣生动的方式都能让线上化的工作high起来。
