非常具有实操性的时间管理方法:
Get Things Done(简称GTD)
这套方法的发明者叫戴维·艾伦(David Allen),是个作家、讲师、顾问,根据30多年的工作经验总结出这套时间管理方法,并著作《搞定——无压力工作的艺术》(Getting Things Done)。自2001年出版以来,已经售出了150万册,受到全球粉丝的热烈追捧。
GTD适用范围:
无论是手帐爱好人士,还是电子设备爱好者,都适用。
GTD实操精华:
关键要结合自己原来的文档系统做调整,根据GTD原则去梳理原来多文件系统。
然后坚持执行至少三阶段,一个阶段为期21天。
GTD的一个阶段包括五步骤:
步骤一:收集
Collection
| Controlling Your Staff
建立你的“收集蓝”,把所有悬而未决的信息或问题全部放入篮子,而不是你的大脑。这样你将摆脱信息纠缠,感觉轻松很多。
回想一下,你已经有哪些收集篮呢?可能包括以下这些(或更多):
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专门管理时间的手帐
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电脑文件系统
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手机截图|微信收藏
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随手记|散落的A4纸
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打印纸文档夹
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邮箱
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发票|随意贴
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其他任何帮助记录信息的工具
收集的关键原则:
1. 每一个悬而未决的事都必须存储于你的收集系统之中,而不是在你的大脑 里。
2. 你应该尽可能地控制收集工具的数量,够用即可。
3. 你必须定期地清空这些设备。
步骤二:处理
Processing
| Getting "IN" to Empty
等你有时间的时候来看一下收集篮里装了什么样的任务,然后,必须处理他们,并且定期清空,确保这个工具随时可用。
处理的步骤包括:
1、区分是否可付诸行动
2、按2分钟原则行动
1)2分钟内可搞定——立即去处理!
2)无法2分钟搞定——列入下一步行动计划
3、继续区分不可行动的信息
请仔细看下面这张处理步骤图:
步骤三:组织管理
Organizing
| Setting Up the Rignt Buckets
你可以在上图外围发现了八个文件系统,这是组织管理部分的重点。
八大文件系统:
1)日任务清单:把所有任务记录下来,无需排序,不要遗漏即可。
2)临时文件系统:完成任务清单所需要的辅助资料放入其中。
3)等待:把那些可以让别人处理的事情列在”期待回复清单“,教给别人去做。
4)日程表:利用日历系统,记录特定时间发生的事情。
5)下一步行动清单:无法两分钟搞定,但需要继续完成的行动任务。
6)专案项目:
某些连续性的项目。
7)将来某时:一些不是任务,但有关于梦想或远期计划,单独列个孵化清单。
8)参考资料:清理临时文件系统后,一些重要的资料按主题归类。
*)垃圾:删除就好
关于以上八个文件系统,你可以在接下来的阶段中找到模版。
步骤四:行动
Doing
| Making the Best Action Choices
从八大文档系统中把可以行动的系统筛选出来,放在视线范围内,有助于提高效率。
行动系统包括: