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还在写PPT浪费生命吗？这里有更高效的工作方式 |CBNweekly

第一财经YiMagazine · 公众号 · 财经 · 2017-04-24 08:32

正文

文山会海、邮件、PPT，在一切讲求效率的当下，这些“老套”的工作方式逐渐被替代了。

小米智能硬件部门的例会，通常安排在周一上午，有18个人参加，会议的流程很简单，负责人张敏先会总结上周的工作，介绍核心产品的进展、公司层面的新动向，再由每个人介绍手头工作的进度。整个过程不超过半小时。而3年前，张敏刚从腾讯进入小米的时候，部门会议常常要开到一个半小时左右。

一切以效率为中心，低效的工作方式在会议中都被优化了：会议时间被缩短，PPT不再炫技、页数也不是越多越好，讨论在微信群里即时展开，只有传正式文件才通过邮件。

高效的背后是行业的迅速发展和变化，互联网行业是最重视更新迭代速度的行业。与任何一名在互联网公司工作的公司人一样，滴滴出行离职员工张雅楠曾告诉《第一财经周刊》，她的工作非常饱和，只有不断提高效率，才能给生活挤出更多时间。每天早上，她会给自己列3条今日计划。

传统企业有具体的年度规划，员工可以按照计划按部就班。而互联网公司的年度规划只能定个大方向，然后随时根据市场发展势头，调整上市的产品以及产品的发布时间——如果市场苗头稍有不对，计划内的产品就会取消，很多硬件产品也会提前上市。空降的产品则需要马上做研究，明确市场策略。

“变化非常快，要求大家的反应速度也快一些。”张敏说。加入小米前，他在传统广告行业待过5年，两者间对追逐时效的差异让他感受深刻。

“我现在虽然会议多，但是会议的效率比较高。”张敏说，每周，他除了要开部门会议，还要参加管理层会议、项目会、销售会以及外部商务合作会。平均每天都有一到两个会议，但每个都是“短平快”的节奏，基本控制在一小时之内。就算上午开了两个会，张敏仍有时间处理一对一沟通的工作。

开会和PPT是公司常用的工作方式，同时也是公司人的“烦恼”——没有什么比拖沓的会议、冗长的PPT更让公司人沮丧的了。而改进这些古老的工作方式，能让工作的效率立即提升。比如：

为开会立一套规矩。要求会议前做充分准备、限制开会人数、缩短会议流程、严格控制时间…… 一旦搭建了开会的制度，不仅能让会议迅速“瘦身”，后面的工作也会轻松许多。

做会议准备。不仅限于本周的工作计划，有时，一张列着所有员工上周工作总结的表格，也能起到对比激励的作用，有利于公司人养成以周为周期复盘工作的习惯。

限制开会人数，能让沟通更充分。小米内部普通的跨部门项目会，由每个部门的主管加各自的执行者组成，每场项目会一般不超过6个人。开会前，几个部门主管先拉一个微信群，事先沟通一下核心内容，做好会议准备。

限时开会。开短会的目的不是单纯地缩短开会时间，而是在短时间内找到解决方法。

一小时是张敏设置的会议时长上限，如果一件事讨论了一个小时仍然不能做决策或者有定论，意味着这件事再讨论下去也不会有实质性进展。这时候，他会让大家停下来，把这个“作业”领回去，重新思考，第二天继续推进。

一对一沟通最高效。会议的目的之一是集思广益，但在会议上与某个员工一对一讨论，会让其他人觉得“事不关己”，也容易让会议时间没有节制。把这部分时间转化为私下的面对面沟通，不仅让沟通更深入，私人化的交流也能建立信任，让公司人更有归属感。

面对面沟通通常会花费管理者不少时间，但重要的是，及时的反馈也许会帮助公司人在工作出错之前悬崖勒马，节省试错成本。这不仅体现在上下级沟通，减少工位间的隔板，也能增加同事间的即时互动。

PPT再不改，就只能被称为上一代“神器”

会议中使用的工具一定程度上会影响人的注意力。PPT弥补了Word冗长文字的缺陷，图表和关系图让逻辑关系变得清晰。这些诞生于1980年代的办公工具在帮助提升工作效率上确实有所贡献，但长时间占据公司人的日常工作后，人们对它们的使用有变复杂的趋势，这很危险，你该学着简化它们。

PPT能体现归纳、提炼、演示等综合能力，用它辅助逻辑，能在抽象的内容中建立清晰的逻辑顺序。大多数情况下，越简洁的的PPT越能被理解，其背后的逻辑和想法能更好地传达。

但你一定也有过看PPT看得昏昏欲睡的经历。冗长的PPT让人抓不住重点，过多的动画分散了你的精力。为了更好地突出重点，你最好减少PPT页数。有时在信息对等的情况下，直接使用原始的Excel数据表格代替PPT会更好。

换句话说，让PPT的使用回归工具性，对动画、特效等“高大上”的效果也别那么看重。

司思去年曾在亚马逊电子书部门实习，亚马逊有极简的PPT模板，仅在右下角放置logo，弱化了PPT的形式。而小米市场部的内部会议中，可以口头讲完的事情就不会使用PPT。项目会议若涉及具体的传播计划和市场方案，则会使用PPT辅助。张敏要求每页PPT讲清楚一件事情，10页PPT讲清楚一个方案。“一个人如果要听100页的PPT，基本上都会犯困的。一个方案的目的，怎么具体落实，时间安排是什么，目前有什么问题，列完了基本就10页。”张敏说。

具体到每页PPT则需要突出重点。辅助的文字同样会分散注意力，它需要主讲人直接讲述，而不是在PPT上罗列出来。张敏认为，一个项目若需要做PPT，就意味着它已经可以落到实际的操作层面，那在使用这项“工具”时就要用很快的逻辑串联，不要忘了它是为了效率而使用的。

用Excel取代PPT

有时，公司内部的会议涉及很多数据性内容，Excel表格可以充当PPT。换句话说，如果大家都是“行家里手”，制作PPT的步骤有时可以省略。

在下半年促销活动多的时候，亚马逊电子书部门原本每周的PPT汇报，会直接改为看Excel数据表单，节省了制作PPT的环节。也就是说，PPT正在被更高效的方式所替代。

更先进的工作方式来自新工具

画思维导图

在部分会议的讨论环节，德勤会采用视觉同传：画师用图像同步记录会议的讨论内容。视觉同传不仅记录会议流程，还做“翻译”——将讨论中的利益关系、上下游关系理顺。 “以前开完会的汇报是一份PPT或者Word版的会议纪要，而现在用一幅画呈现，一目了然。”德勤中国创新规划主管合伙人冯晔对《第一财经周刊》说。

讨论具体的传播方案、发布会时，小米的张敏也会在白板上画导图，这样不仅有利于归纳会议纪要，也是对思维的整理。其中最重要的是时间轴，列好项目的时间节点有助于推进项目。

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