还在写PPT浪费生命吗？这里有更高效的工作方式 |CBNweekly

文山会海、邮件、PPT，在一切讲求效率的当下，这些“老套”的工作方式逐渐被替代了。

小米智能硬件部门的例会，通常安排在周一上午，有18个人参加，会议的流程很简单，负责人张敏先会总结上周的工作，介绍核心产品的进展、公司层面的新动向，再由每个人介绍手头工作的进度。整个过程不超过半小时。而3年前，张敏刚从腾讯进入小米的时候，部门会议常常要开到一个半小时左右。

一切以效率为中心，低效的工作方式在会议中都被优化了： 会议时间被缩短，PPT不再炫技、页数也不是越多越好，讨论在微信群里即时展开，只有传正式文件才通过邮件。

高效的背后是行业的迅速发展和变化，互联网行业是最重视更新迭代速度的行业。与任何一名在互联网公司工作的公司人一样，滴滴出行离职员工张雅楠曾告诉《第一财经周刊》，她的工作非常饱和，只有不断提高效率，才能给生活挤出更多时间。每天早上，她会给自己列3条今日计划。

传统企业有具体的年度规划，员工可以按照计划按部就班。而互联网公司的年度规划只能定个大方向，然后随时根据市场发展势头，调整上市的产品以及产品的发布时间——如果市场苗头稍有不对，计划内的产品就会取消，很多硬件产品也会提前上市。空降的产品则需要马上做研究，明确市场策略。

“变化非常快，要求大家的反应速度也快一些。”张敏说。加入小米前，他在传统广告行业待过5年，两者间对追逐时效的差异让他感受深刻。

“我现在虽然会议多，但是会议的效率比较高。”张敏说，每周，他除了要开部门会议，还要参加管理层会议、项目会、销售会以及外部商务合作会。平均每天都有一到两个会议，但每个都是“短平快”的节奏，基本控制在一小时之内。就算上午开了两个会，张敏仍有时间处理一对一沟通的工作。

开会和PPT是公司常用的工作方式，同时也是公司人的“烦恼”——没有什么比拖沓的会议、冗长的PPT更让公司人沮丧的了。而改进这些古老的工作方式，能让工作的效率立即提升。比如：

为开会立一套规矩。要求会议前做充分准备、限制开会人数、缩短会议流程、严格控制时间…… 一旦搭建了开会的制度，不仅能让会议迅速“瘦身”，后面的工作也会轻松许多。

做会议准备 。 不仅限于本周的工作计划，有时，一张列着所有员工上周工作总结的表格，也能起到对比激励的作用，有利于公司人养成以周为周期复盘工作的习惯。

限制开会人数，能让沟通更充分。 小米内部普通的跨部门项目会，由每个部门的主管加各自的执行者组成，每场项目会一般不超过6个人。开会前，几个部门主管先拉一个微信群，事先沟通一下核心内容，做好会议准备。

限时开会。 开短会的目的不是单纯地缩短开会时间，而是在短时间内找到解决方法。

一小时是张敏设置的会议时长上限，如果一件事讨论了一个小时仍然不能做决策或者有定论，意味着这件事再讨论下去也不会有实质性进展。这时候，他会让大家停下来，把这个“作业”领回去，重新思考，第二天继续推进。

一对一沟通最高效。 会议的目的之一是集思广益，但在会议上与某个员工一对一讨论，会让其他人觉得“事不关己”，也容易让会议时间没有节制。把这部分时间转化为私下的面对面沟通，不仅让沟通更深入，私人化的交流也能建立信任，让公司人更有归属感。

面对面沟通通常会花费管理者不少时间，但重要的是， 及时的反馈也许会帮助公司人在工作出错之前悬崖勒马，节省试错成本。 这不仅体现在上下级沟通，减少工位间的隔板，也能增加同事间的即时互动。

PPT再不改，就只能被称为上一代“神器”

简化PPT

会议中使用的工具一定程度上会影响人的注意力。PPT弥补了Word冗长文字的缺陷，图表和关系图让逻辑关系变得清晰。这些诞生于1980年代的办公工具在帮助提升工作效率上确实有所贡献，但长时间占据公司人的日常工作后，人们对它们的使用有变复杂的趋势，这很危险，你该学着简化它们。

PPT能体现归纳、提炼、演示等综合能力，用它辅助逻辑，能在抽象的内容中建立清晰的逻辑顺序。 大多数情况下，越简洁的的PPT越能被理解，其背后的逻辑和想法能更好地传达。

但你一定也有过看PPT看得昏昏欲睡的经历。冗长的PPT让人抓不住重点，过多的动画分散了你的精力。为了更好地突出重点，你最好减少PPT页数。 有时在信息对等的情况下，直接使用原始的Excel数据表格代替PPT会更好。

换句话说，让PPT的使用回归工具性，对动画、特效等“高大上”的效果也别那么看重。

司思去年曾在亚马逊电子书部门实习，亚马逊有极简的PPT模板，仅在右下角放置logo，弱化了PPT的形式。而小米市场部的内部会议中，可以口头讲完的事情就不会使用PPT。项目会议若涉及具体的传播计划和市场方案，则会使用PPT辅助。张敏要求每页PPT讲清楚一件事情，10页PPT讲清楚一个方案。“一个人如果要听100页的PPT，基本上都会犯困的。一个方案的目的，怎么具体落实，时间安排是什么，目前有什么问题，列完了基本就10页。”张敏说。

具体到每页PPT则需要突出重点。辅助的文字同样会分散注意力，它需要主讲人直接讲述，而不是在PPT上罗列出来。张敏认为， 一个项目若需要做PPT，就意味着它已经可以落到实际的操作层面，那在使用这项“工具”时就要用很快的逻辑串联，不要忘了它是为了效率而使用的。

用Excel取代PPT

有时，公司内部的会议涉及很多数据性内容，Excel表格可以充当PPT。换句话说，如果大家都是“行家里手”，制作PPT的步骤有时可以省略。

在下半年促销活动多的时候，亚马逊电子书部门原本每周的PPT汇报，会直接改为看Excel数据表单，节省了制作PPT的环节。也就是说，PPT正在被更高效的方式所替代。

更先进的工作方式来自新工具

画思维导图

在部分会议的讨论环节，德勤会采用视觉同传：画师用图像同步记录会议的讨论内容。 视觉同传不仅记录会议流程，还做“翻译”——将讨论中的利益关系、上下游关系理顺。 “以前开完会的汇报是一份PPT或者Word版的会议纪要，而现在用一幅画呈现，一目了然。”德勤中国创新规划主管合伙人冯晔对《第一财经周刊》说。

讨论具体的传播方案、发布会时，小米的张敏也会在白板上画导图，这样不仅有利于归纳会议纪要，也是对思维的整理。 其中最重要的是时间轴，列好项目的时间节点有助于推进项目。 随后，相应负责人会参与讨论，并在会议结束后在白板上形成一个环形图。

记录的角色通常由新人担任，每次新人入职，张敏都会在会上做一两次示范，再由新人尝试。白板最常用的元素有数字和字母，圆、三角、方形等图形，以及表示相关性的曲形箭头、直线箭头、粗箭头。在张敏看来：“图形化是工作中挺重要的能力，这个习惯养成之后，对于组织能力、表达能力、发散能力都有提升。”

思维导图比PPT更加清晰且生动。

数字化和移动化

除了快速发展的互联网公司，越来越多的传统企业也在改变管理理念，借鉴技术以及互联网思维方式，提升自己的投入产出比。

银泰是阿里巴巴旗下的“新零售”试验田，去年年底，三十多个家居淘品牌入驻银泰杭州武林店的House Selection生活美学馆。每一件商品都有二维码，消费者可以直接扫码从淘宝下单，并选择现场提货或者邮寄到家。

从银泰的角度来讲，按照传统零售的流程，每次订货都要用邮件向供应商下单，有时还需要对方盖章，订货的流程非常长。House Selection的负责人刘志通对《第一财经周刊》说，生活美学馆线上和线下的库存完全打通后，供应商就能通过检测系统自动补货，减少了中间流程和环节。

移动办公时代，电子邮件并非一无是处。它的可加密、保存商业证据等功能，可以确保它在很长一段时间内不会被淘汰。但需要即时沟通时，最好用即时通讯应用。

和客户一起解决问题

一些更加先进的呈现方式，也可以使得工作方式得以进化。

2月底，德勤在中国的首个勤创空间（Greenhouse）成立，这是德勤在全球的第39个勤创空间。这个会议空间配备了VR、AR、可触屏、电子白板等设备，冯晔认为，高技术设备以及开放式的环境，可以帮助客户打开思路，激励他们高效地产出更有建设性、更大胆的想法。

勤创空间定位于服务战略客户，客户带着问题来到勤创空间，德勤协助客户产出创意。在勤创空间中，一场会议的参与者既有客户，也有德勤配备的“旅程引导师”、视觉同传和行业专家。为了让产出的想法更好地落地，德勤还将数字化、数据分析、信息安全等原本散落在各个部门的技术人员集合在了勤创空间，共同办公。

淘汰老套的工作方式更大的挑战在于打破固有的思维模式，在咨询业，传统的模式是客户带着具体的问题来寻找答案，而在勤创空间，客户带着一个公司层面的问题来，得到的不是一个答案，而是解决问题的方法。“原来是你问我答的方式，现在是我们一起寻找方法。”冯晔说。

不过，他也担心新的工作方法会让员工和客户都“水土不服”。中国企业有很强的层级观念，勤创空间则讲求让每个人平等地发表想法。客户也不一定能快速接受付费咨询，买来的不是一个答案，而只是找来一个帮手。

“看一家公司的管理水平，先看它如何开会。”一个事实是，在提高工作效率和员工的工作积极性方面，工作方式正扮演着越来越重要的角色，它直接催生了超过500亿元规模的软件即服务（SaaS）市场。而每个公司都会形成自己的工作方式方法论，它往往能体现一家公司的文化氛围，不仅影响着每个公司人的工作积极性，也是评价公司管理水平的重要考量。具体到每位公司人，像张雅楠一样，在工作中找到最适合自己的工作方式，能让自己在面对deadline时更从容。

应采访对象要求，文中司思、张敏为化名。

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