别让多任务工作，谋杀你的效率

高德拉特在《关键链》中，提到过一个观点。

他认为：在传统的生产企业里面，造成工人工作效率低下的原因，是“不良多工”。

什么叫“不良多工”？

举个例子。你是一名职员，手头上有擦桌子、买外卖、写报告三项工作。擦桌子要耗费3个小时，买外卖要耗费4个小时，写报告要耗费4个小时。这是背景。

本来，如果你先擦桌子，再买外卖，再写报告的话，3个小时就可以擦完桌子，7个小时就可以搞定外卖，11个小时就可以交报告。

但是，实际工作中，分配给你工作的上级，以及和你对接的同事，不会安静地等着你做完。他们会时不时催你：

桌子擦得怎么样了？ 外卖买好了吗？ 报告写到哪里了？什么，还没动笔？

于是，为了让他们满意，让他们每一次催你的时候，你都有新的进展可以反馈，你不得不先擦一会桌子，再找一下外卖，再写几行报告……循环往复，如此交替。

这样一来，本来4个小时可以擦完桌子，就会被拖延到7个小时；7个小时可以搞定外卖，就会被拖延到10个小时。

你看，依然是11个小时，依然是这三项工作，本来可以早早搞定桌子和外卖，把后续的工作转交给对接的人，让项目继续运转起来。

但因为“不良多工”，因为你需要给其他人反馈，就导致整个项目拖延了至少3个小时。

如果在一条生产线上，每个工人都这样的话，整条线的工作效率，就会被拖垮。

今天，我们来聊聊这个“不良多工”。

一、多任务工作

高德拉特所说的“不良多工”，在今天有一个更加通用的叫法，叫做“多任务工作”。

我相信，很多人都有这样的工作习惯：写一会报告，刷一下网页，查一下资料，收一下邮件，回去做一下数据，点开微信回应一下，再回去贴图表……诸如此类。

这是很正常的事情。

今天这个时代，专注在一件事情上，已经近乎不可能了。

每个人手上都有一大堆任务，To do List里都有满满的事项，同时开着Word、Excel、PPT，微信和QQ总是同时闪动好几个头像……

似乎，不能同时处理这些事情，就是能力不够。

甚至，很多公司里面，会要求员工能够进行多任务工作。

我看到过好几个招聘要求，就明确写着：能够承受工作压力，能够协调多任务工作，能够同时处理大量事务。

我在第一家公司里面，亲眼见过这样的景象：AE的桌面永远开着好几个聊天框，对面是来自欧洲、澳洲、香港的不同客户，任务栏里堆满Excel窗口。

她们飞快地在Outlook、Excel和QQ之间切换，鼠标飞梭，熟练地按着Ctrl+C、Ctrl+V。

但正是这看似高效的多任务工作，正在慢慢地谋杀我们的工作效率。

为什么这么说呢？

二、谋杀工作效率的多任务

1. 多任务工作，会占用我们的认知资源

明尼苏达大学商学院教授Sophie Leroy，在一篇09年的论文中，提出了一个概念，叫做注意力残留（Attention residue）。

他指出，当你从一项未完成的任务A，切换到任务B时，由于A还没有做完，你的大脑中会有一部分资源，仍然在对A进行处理和运算，你会抑制不住地回想到任务A，从而抑制你对于任务B的投入。

这部分仍然在处理任务A的资源，就叫做注意力残留。

一方面，注意力残留会占用我们大脑的认知资源，降低对任务B（以及其他任务）的投入程度。

另一方面，注意力残留会在我们的认知中造成多目标焦虑，从而使我们产生认知负担（Cognitive Load），降低我们在任务B上面的表现。

什么是认知负担？

简单举个例子。当你来上班的时候，我告诉你：你今天要写完一篇1万字的报告，写不完不许下班——你是不是会觉得晴天霹雳？

一整天，这个任务都会沉甸甸地压在你的心上，让你心神不宁。

你会不由自主地担忧：要是我完不成怎么办？怎样做才能尽快写完？

我相信，你这一天的工作，一定表现得非常糟糕。

这就是认知负担。

当一个人大脑中同时存在着越多的目标和任务，他就会越焦虑，用于处理任务的资源会减少，状态也会下降。

所以，我们常常看到，如果一个人脑子里装了太多的事情，他会表现得魂不守舍，对别人的话经常听不进去，刚交待的事情也很容易忘记。

这就是因为，沉重的认知负担，使他难以腾出更多的资源来处理额外的信息。

这两个效应加在一起，共同降低了我们的工作效率。

本质上，人对于未完成的事物，会有一种强烈的冲动，想去把它完成，否则就会一直想到它——这称为“契可尼效应”。

所以，在工作A和工作B之间来回转换，不但不会提高效率，反而会不断地加重这种焦虑感。

从而使你无论在处理哪项任务时，都会因为受到干扰而降低表现。

2. 多任务工作，会干扰我们的工作记忆

你也许有一点体会：当你从别的任务切换回去之后，你会忘记之前在想什么。

人的工作记忆（WT）空间，是非常狭小的——它只能同时存放4个单位。

即使你通过组块、分类等方式，把大量信息聚拢起来，但也很难超过4个单位的限制。

而当你切换出去，哪怕只有几秒钟，对新信息的处理，也会占据你的工作记忆。

由此带来的后果就是，你刚刚建立起来的记忆，瞬间就被清除出去。

你只能从长时记忆（LTM）中，通过仅存的痕迹，尝试着把那些信息再次聚集、组合起来。

先不提这个过程耗费的时间，更严重的后果是，也许一个刚刚诞生的点子，就这样消失了，再也回想不起来。

3. 多任务工作，摧毁了我们进入心流的可能性

为什么？

我在《所有需要意志力的方法，都是耍流氓》讲过，进入心流的条件之一，就是全心投入的专注。

当你所有的念头都集中在“如何更好地操作来克服困难”时，你就更容易从微小的反馈中获得激励，心流也就应运而生。