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落实年度目标,保持节奏是关键——月计划与月总结

李参的个人成长空间  · 公众号  · 管理学  · 2019-01-18 17:00

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今天的文章延续年初清单和计划的主题,上次说的是日计划,这次该说月计划了。月计划和总结我认为是一年中非常重要的节点,其实企业里也是如此,每个月做绩效考核,每个月发工资,可见这个节点非常重要。


如果你还不知道月计划需要做什么,如果你每个月的计划就是随便想起来什么写点什么,不妨系统梳理一下思路,本篇文章,我也拿出自己的一些经验给大家借鉴,顺便谈谈2019年的关注点。


另外上次有小伙伴留言,提到日事清和清单系统做结合如何做,文章最后一部分是我使用日事清做计划的分享,希望对大家有启发。


月计划总结不仅仅是习惯培养


2013年到现在,每年都有一项固定不变的事情,和几百名小伙伴一起做月计划和月总结,难度逐渐加大,当然功力也越来越强,为自己带来生活的改变也越来越多。养成做月计划和月总结的节奏,生活的步调也会变得越来越清晰。


2013-2014年,挑战赛做月计划的主题是习惯培养,我们当时是用的印象笔记共享笔记本的方式,每个月做计划,关注点在好习惯的培养上。大家定的计划多数是运动、健身、学习等主题,那时候很少看到打卡软件这类APP,大家都是用Excel手动统计。


2015年第4季开始,从印象笔记转战到日事清,月计划和月总结也发生了内容上的变化,不仅仅关注习惯的培养,而是全方位的做月计划和总结,这也是真正做月计划总结的开始。


习惯培养其实只是计划的很少一部分,或者说是锦上添花的一部分。 还呆在学校里的学生是比较幸福的,努力学习,完成学业,培养爱好,为未来积累更多能力。不过多数人面临工作、个人生活、包括父母、伴侣、孩子在内的家庭生活,每天为了生计要上班、如果在一线城市买了房子,要努力工作还贷款。为了能有更好的职业发展和财富增长,努力学习。有人要照顾生病的家人,有人要照顾年长的父母和年幼的孩子。在这样的背景下,只看习惯培养,会让我们对更重要的问题视而不见,所以计划一定要全方位考虑。

这个九宫格不陌生了,这是我们每个人关注的领域,而我们要做的,就是在这个基础上做计划。我在各类线上、线下课程的现场调查中,大家关注的领域,排在前三位的大致是这样的:


35岁以上群体关注的领域大致是:工作、家庭、身体健康
20-30岁群体关注领域比较多的是:个人成长、家庭、身体健康


当然以上调查有很多水分和不准确性。比如在课堂上我让把身体健康放在第一位的学员举手,一个班几乎90%的人都举手,然后我说每天11点以后睡觉的人放下手,经常吃外卖不做饭的人放下手,每天运动小于30分钟的人放下手,就没几个人举手了。 想做,嘴上说说,真正做到和持续做到还是有很大不同的。


所以我们每个月做计划,是一个全方位的计划。上班族每天工作以及和工作有关的时间至少有8-10小时,如果你不仔细做工作计划,月计划就忽略了最重要的部分。当然也有人因为公司的要求,每个月必须做工作计划,但除了工作计划,其他计划并没有做,这也不是一个完整的计划。


每个月要列出你的工作和学习的计划,然后在这个基础上考虑你的家人,你的身体健康,我能为自我提升做一些什么事情,有哪些事务性的工作是必须完成的,我为自己的财富增长做了哪些事情,结实了哪些新朋友,将这些内容考虑清楚,即将到来的一个月,就有迹可循了。


月计划和总结的组成部分



前面在清单系统中我们提到了, 做计划要从两个维度做。一个是要做的事情,也就是我们说到的任务清单,另一个维度就是时间维度。 月计划我们也需要关注这几个方面:


1、日程与关键时刻


在日程表中列出固定的日程, 如果你是学生,基本就等同于课程表。职场人士日常会议、提前安排好的沟通、培训都属于日程。


关键时刻一般包括任务的开始时间,截止时间、关键时间节点、特殊时间等。


举个例子:4月20日居住证到期,那么4月20日就是一个关键时刻。更新居住证是一个任务,我们不可能等到4月20日居住证到期后再去更新,那不妨设置4月1日启动“更新居住证”这个任务,那么4月1日也是关键时刻。


截止时间比较容易理解, 无论这个任务是什么时间开始的,只要这个月中包含这样的截止时间,这个也是关键时刻。


特殊时间类似纪念日、生日等时刻 ,需要我们予以关注。如果这些纪念日背后有相应的任务,仍然需要设置任务的开始时间,这个开始时间也是关键时刻。


2、月目标


先吃掉那只青蛙 最简单的执行方法就是任何事情选出最重要的三个,然后在这三个最重要的事情中,再选出一个。这决定了你做事情的优先级。


你需要在你所有的关注点中选出本月最重要的三个关注点:如果你选择了健康、事业、家庭。那么当你身体不舒服影响到工作的时候,宁可挨批评耽误进度,受客户指责也要请病假去看病,而不是带病坚持工作,生病不吃药。其他方面请自行举一反三。


你需要列出三个最重要的目标,这个目标需要有关键结果,无生病记录比身体健康具体,跑步25公里比锻炼身体具体。另外什么SMART原则一类的老生常谈了,不再赘述。


3、任务清单


具体要做的任务, 为了达成这个月的某个目标,今年某个目标或未来几年的某个目标,你需要在这个月要做的事情。把他们写下来,然后在找出所有这个月要做的事情中,最重要的事情,这个就是青蛙任务清单。


完成的原则依然是先吃掉那只青蛙,我们列计划的时候很可能会出现眼大胃口小这样的问题,所以如果不能完成任务清单上的所有事情,那青蛙任务是务必要完成的。


最后还是那句话, 列计划,绝对不是只列工作计划,也不是你希望培养的某一个习惯,更不是那些假大空的无病呻吟,从最重要的层面入手,结合清单系统,找出这个月要做的事情。


个人大数据时代的到来


今年听罗胖跨年演讲的时候提到了现在餐饮业因为移动支付而带来的变化,忽然觉得现在提个人大数据已经不再是一个新潮的词了,慢慢会变成一个趋势。随着我们生活各个方面不断数据化, 关注个人大数据也可以作为每个月的重要组成部分。


2019年,我个人计划关注3个方面的数据


1、运动数据


去年坚持了一整年运动,虽然体重并没有降多少,但是全年没怎么生病和用药,冬天的流感我们家全家感冒的情况下,我居然全身而退。我想这应该是和我一年的健身分不开的,所以今年我还要继续健身计划,对自己没太多要求,保持一天运动30分钟就好,为了自动记录,全程Keep,每月回顾就可以了。


2、专注时间


时间专注在哪里,收获就在哪里。所以每天使用番茄工作法关注专注工作时间。目标是每天6个番茄,总专注时间超过2个半小时。去年因为在挑战赛番茄小组,每月对番茄数据进行记录,经历了低效能的时刻,也换了一些软件不停测试,但是全年数据清晰展现,所以今年要继续下去。


去年我测试了三款番茄工作法软件,最后留下了番茄Todo,今年继续配合APP和番茄计时器践行番茄工作法。手机APP除非选择屏幕常亮,很难看到25分钟进行到哪里,所以建议搭配实体计时器一起使用。


3、时间日志


记录时间日志进入了第4个年头,前两年使用竖写时间轴纸笔记录,第三年在纸笔记录的基础上开始关注专注时间,累计项目时间等。今年依然会进行纸笔记录,但只是记录粗线条,今年的时间日志全面走向精细化管理,尽可能记录自己的24小时,包括间歇的时间,浪费的时间。使用工具:Atimelogger2


2019年重点关注的领域是写作、研发、外语学习、运动、家人陪伴。我爱你,就是愿意为你花时间。像建立银行账户一样,为这些领域建立存折,记录每月在这些领域的投入。


这里面有一些内容和番茄数据是重复的,有些不是。写作既有专注写作的时间,也有半路上随手拿起手机写作的时间,分开进行记录。外语学习也如此,有碎片化时间听课,也有静下来一个番茄钟专注学习,运动、家人陪伴就不是番茄时间了。


以上三个数据基本上都是自动记录的,只需要到月底统计一下就可以。 在数据记录上,原则就是尽可能少手动记录。 我是一个不太有长性的人,弄的太复杂了,自己坚持不下来,系统就失效了。


使用日事清建立月计划模板


2017年开始,我的月计划和周回顾全面转向日事清,今年是第三年。当然最大的原因是因为正能量挑战赛提交总结回顾是在日事清,和几百个小伙伴一起做月计划和月总结,写完自己的再看看别人的计划总结,开阔很多眼界,也收获更多能量,我们很多五星级小伙伴已经和我一起做了6年70多个月的月计划月总结了,想想也很有成就感的。


使用日事清最主要的原因就是方便, 一键生成模板,不用太多操作。这可以大大缩短做计划和总结的时间,把重点放在思考上,少一些形式 ,就会很轻松。


1、在日事清里建立月计划总结文集


日事清有四种类型的文集,如果是做个人月计划, 建立一个月计划总结的文集,非常适合做月计划。 这样的文集一个月只能建立一篇文档。



日事清的高级用户可以自定义日志的模板



我的月计划总结模板很简单,三个部分组成



  • Keep:本月总结

  • Problem:遇到的问题与解决方案

  • Plan:下月计划


把这个模板建立好后,每次直接生成就可以了,这点非常重要,做计划总结这个事情,应该是一个常规化的事情,需要有固定的步骤来建立仪式感,另外做计划和总结的步骤能太繁琐,每个月不要浪费太多时间。




2、思维导图建立月计划


日事清里的思维导图和云盘功能有非常好的分类体验,所以今年我建立了4个文件夹,分别存放月计划、月总结、周计划和周总结,区分好颜色,更加直观。



使用思维导图把模板列好,每个月只需要在模板的基础上做计划就好了 做总结的时候,把计划打开,复制一份,在计划的基础上做总结。



3、思维导图直接生成计划


日事清的思维导图模板可以直接生成日事清里的计划,所以每次做完计划的思维导图,点击生成计划,就可以变成日事清里的看板。这个作用在于我们做的计划不能只是月初做了,月底看,而是要随时回顾,至少也要每周回顾,来检验计划的完成程度,自动生成在日事清里的计划,看起来直观很多。



将任务分配给自己,然后标注开始和截止日期,这个任务就会出现在你的日程里了,打开日事清就可以看到。



另外,关于思维导图使用工具,现在的思维导图多数支持导出Freemind格式,所以用什么工具都可以,只要用的时候导入进来就可以了。比如我自己做计划总结的时候用日事清里的思维导图工具,做课件的时候用Mindnode(颜值高、线条粗,做的思维导图适合展示),平时想做思维导图的时候,频率最高的就是幕布,因为拿起手机就可以操作。无论用什么软件,导出成Freemind格式,就可以在其他软件中导入,所以不用太纠结工具。


所有这些都完成后,最后要给自己设置一个期限。我和正能量挑战赛的小伙伴每月7日前完成上个月的总结和下个月的计划,如果你也想养成这个节奏,不妨可以借鉴。


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