正文
0. 前言
本文约5000字，阅读时间约15分钟。
结构如下：
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有时间管理这回事吗
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为什么要用清单
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工作清单的三个误区
你能够在其中得到的是：
清单的基本概念，以及如何评判一张工作清单是否合格。
1. 有时间管理这回事吗？
会写清单的职场人，
通常都认为自己很忙。
怎么定义忙？
简单讲就是：
事情多时间少，想用有限的时间做更多的事。
讲到这里，大家脑海里想必已经跳出”时间管理”这个词了。
你以前或许学习过一些时间管理的知识，比如”重要紧急四象限”。
但实际在用的过程中总觉得哪里不对，又说不上来哪里不对。
一开始，我想先请大家挑战一下已有的知识。
我们能否
放弃”时间管理”这个词
？
大家可能觉得奇怪。
一个讲时间管理的老师，
上来就让我放弃这个词。
这件事得从知识工作者的工作性质说起。
工作效率问题在互联网时代是被重新定义的，
“知识工作者需要思考自己的工作是什么？”
这句话不是我说的，是管理学泰斗德鲁克老先生说的。
德鲁克老先生是现代管理学的奠基人，
提出了『知识工作者』这样一个概念，
我相信多数读者朋友也都是『知识工作者』。
如何理解这个概念？
先来看哪些岗位不是知识工作者，
一个典型的例子就是流水线工人，
这个岗位的特点是：
工作内容多是他人事先安排好的。
然而对知识工作者而言，
这几乎是一种奢望。
知识工作者的工作注定就是与不确定性为伴，
否则凭什么老板开那么高工资？
如果哪天我们的工作，
变成了按部就班，没有变化创新，
那么我们离被机器替代就不远了。
对于知识工作者而言，
大量的时间都是花在：
获得关键信息以及思考行动上，
真正用于行动的时间反而很少。
举个简单例子：
你需要给一位重要领导发一条影响深远的短信，
你一定会花大量的时间去逐字酝酿，
并且思考好不同情况下的应对方式，
真正在手机上写几十个字的时间反而没多少。
对于体力工作者而言，
工作效率等于产能除单位时间。
想提高产能很简单，
要么延长工作时间，
那么提高单位效率。
在这个场景里，”时间管理”这个词是成立的。
而对于知识工作者而言，问题往往没那么简单。
所以我在做较深入的沟通时，
更喜欢用拗口的『知识工作者的自我管理』，
而非直白的『时间管理』。
时间无法被管理，
因为时间只能被记录与规划，
而无法被控制。
那我们能管理的是什么？
可以管理的是我们的行动与思考。
把行动与思考一维罗列写到一处，就是清单
。
2. 为什么要用清单
我们先来看一个清单的故事。
管理学家理查德·鲁梅尔特说，他曾经听人讲过一个关于钢铁大王卡内基和管理学家泰勒的故事。
卡内基是人类历史上的第一个亿万富翁，美国钢铁公司也曾一度是全世界最大的公司。而泰勒则被尊称为“科学管理之父”。
1890年，在匹兹堡的一场鸡尾酒会上，有人把泰勒介绍给卡内基。
在听说泰勒是一个管理学顾问之后，卡内基对泰勒说：“年轻人，如果你能告诉我一些落地的管理学知识，我就给你一张1万美元的支票。”
在1890年的时候，1万美元还是一个很大的数字，如果折算成现在的人民币大约100万。
所以，旁边的人都停下了谈话，想听听泰勒究竟会给卡内基什么建议。
泰勒给出的建议是：“卡内基先生，我会建议您列出10项要做的最重要的事，然后，从第一项做起。”
一周之后，泰勒收到了一张1万美元的支票。
大家听到这个故事很可能会想：写清单很简单，我也会。
写清单确实是管理学中最简单的技巧，
越是简单的技巧往往蕴含着深刻的道理。
但好比人人都会跑步，
但不是所有人都能成为专业运动员，
不是所有运动员都能成为好的教练。
为什么要写清单？
因为人的心力有限
。
我们做一件事的时候，
很容易忘记其它事情。
比如在电脑前做事，
右下角里弹出一条新闻：某某明星出轨。
标题很刺激，点进去看，
看完之后下面还有中美贸易战，更刺激。
再比如你在电脑前很投入地写作，
老板突然跑过来说：
某某某你帮我打印份材料。
这时候，
答应也不是拒绝也不是，
想想他是老板，
算了算了咬咬牙，
材料打印完回到电脑前，
完蛋！写文章灵感没有了。
在这个信息爆炸的世界里，
注意力是非常容易分散的。
我们做一件工作时，
注意力可能被其它工作分散，
又或者被非工作的事所分散。
对这种注意力分散，我想说两点：
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不必过于自责，因为情有可原；
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知识工作者需要刻意追求专注。
有本书叫《思考快与慢》，
作者是丹尼尔卡迪曼，
研究行为经济的学者，
诺贝尔经济学奖的获得者。
这本书提出一个有趣观点，
我们的内心有两种思考系统，
一种叫快思考一种叫慢思考。
快思考是直觉与本能，
是人类在进化中的基因记忆，
慢思考是逻辑与理性，
是我们后天受教育形成的。
快思考存在于我们的血液深处，
我们的祖先曾经过着茹毛饮血的狩猎生活，
那时狩猎可不是开玩笑的，
一是要反应快，
二是观察细微，
三是要高度警惕。
因为一个不小心，
你就会从猎人变成猎物。
对现代人而言，
两种思考模式，
很多时候是冲突的。
写作的时候点开了那篇新闻，
事后后悔不该工作时看八卦，
一时冲动的决策不过大脑，
事后我们又会做深刻反思。
前一步是快思考，
后一步是慢思考。
八卦新闻作者都是知晓人性的，
他们深知怎样的标题，
更能激发读者的点击。
更大的环境也是这样，
现代商业的本质之一：
便是争夺人的注意力。
虽说注意力被分散情有可原，
但若没有一套方法系统管理，
就可能不停被各种琐事拉跑。
知识工作者想要卓有成效，
必须刻意地追求专注。
我们需要的一种能力是：
做事中被老板喊去做杂事，
回来后马上又能重新专注。
所谓处理多任务的能力，
不是多手多脚，同时去做多件工作，
而是一时一事，专注做完一件工作。
专注做完一件工作，
再处理下一件工作，
这样更加高效。
或许有人会说，
坐地铁同时可以听课，
这不是多任务工作吗？
坐地铁的过程中，
是不需要思考的。
要不试试这样？
在谈业务的同时听课，
马上知道什么叫崩溃。
这些现象背后有个矛盾：
我们要做的事情很多，
它们是多维的，
家事公事，大事小事，纷繁复杂。
我们的注意力是有限的，
时间是一维的，
一次只能做好一件事。
如何克服这种矛盾？写清单！
写清单好处很多，谈其中两点：
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提高对工作的掌控力；
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写清单就是思考工作。
对多数职场人而言，
工作被打断是一种必然。
有清单与没清单的区别在哪里？
没有清单，
要想半天，之前事情做到哪了。
如果有清单，
工作完成一件，
清单划掉一条，
给老板打印完文件，
回来后看一眼清单，
从最后一条接着做。
被打断不可怕，可怕的是没有应对打断的方法。
接下来这个观点有些反常识。
许多人认为清单是结果，
写好了拿来用。
但清单真正的价值，
其实在于写清单的过程。
写清单的过程中，我们完成了下述思考：
-
什么是『能做的事』？
-
什么是『重要的事』？
想做的事情很多，
但许多事情想做但没条件做。
能做的事情很多，
但轻重缓急不一样。
写清单能帮我们，
系统地梳理目标。
思考它们的价值，
以及如何实现。
比起最后那张纸，
这些思考才真正是有价值的东西。
3.写清单的三个误区
经常被人问到一个问题：
请问您用什么清单工具，能否推荐一款？
我会打这么个比方：
工具是固化的方法，锤子是工具，作用是敲钉子。
方法是思考的提炼，敲钉子是方法，敲钉子未必一定用锤子用板砖也行，买了锤子也未必会敲钉子。
写清单的工具可以很方便买到，
写清单的方法则必须练习掌握。
初学者写清单，通常不合格。
虽说聊胜于无，但无法有效地帮助到自己。
谈谈初学者写清单的常见误区：
不够详细
工厂里有两个重要角色，
第一是工人，第二是厂长。
高效的工厂往往有，
能思考的厂长与肯行动的工人。
厂长负责思考工艺流程检验标准，
工人负责不加思索地快速行动，
两者分工明确，工厂才会高效。
如果这个情况颠倒一下会怎样？
我们想象这样一幅画面：
工人在流水线上每拧一个螺丝，
都要先停下来做一番复杂思考。
显然，这样的工厂则很难高效。
所以高效的原则之一：
思考与行动要分开，才会高效。
对知识工作者而言，
我们同时扮演了自己的工人与厂长两个角色，
既要思考工作，又要负责执行。
原则是一样的：
思考与行动要分开，才会高效。
写清单的过程，是思考；
拿着清单工作，是执行。
合格的清单应该够详细，
如何判断清单已经够详细？
拿到清单时可以不加思索迅速行动。
初学者的清单是这样的
1. 打电话
2. 写文章
3. 一起吃饭
这样的清单是不合格的。
假如拿着这样一份清单，
做事之前就需要重新思考：
1. 到底要给谁打电话？打电话的目的是什么？
2. 要写什么文章？这篇文章有怎样的要求？
3. 要和谁什么时间在哪里吃饭？
混淆了思考与行动，
在应该思考的时候，动作没有完整到位，
只好在行动的时候，再做一遍重复劳动。
不够完整
另一个经常被问到的问题是：
以前听过"重要紧急四象限"，实际用的时候，总觉得哪里不对，能否帮忙分析分析？
重要紧急四象限是个很好的工具，
比如您有ABC三件事，
通过这个工具分析。
假设得出结论：
A最重要，重要且紧急，
B次重要，重要不紧急，
C不重要不紧急。
那么，策略就是：
先做A，然后做B，舍弃做C。
这样的分析好像很有道理，
但问题在于：
除了ABC三件事之外，您是否还有XYZ三件事要做呢？X与A相比，哪件更重要？
如果XYZ三件事确实是承诺要完成的，
它们又没有存在于清单之中，
那么”A是最重要的”，
这个结论真的成立吗？
两件事情哪件更重要？
是比较出来的，
前提是把两件事写到一处。
所有事情哪件最重要？
也是比较出来的，
需要把所有事情都写在一张清单上。
我的清单包含了我所有要做的事吗？
如果没有，
那件所谓”最重要的事”，
又怎么能说服自己呢？
