甲方：把那份PPT的备注复制到这份里，马上给我！

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哈喽，大家好，我是露。

最近，群里有小伙伴问到这样一个问题：

有啥快速页对页换备注的方法么？甲方的 PPT 有备注（后续简称 A），设计师做好的没备注（后续简称 B），想把甲方的备注逐一复制到做好的 PPT 里。

咱第一时间想到的：手速起飞~

逐一复制虽然可行，但是费手啊，页数太多的时候可咋整，鼠标键盘都得冒火星子了。

那不得想想，有没有可偷懒的方法？

以下内容，含“码”量有点高，请大家“谨慎”食用。

哈哈哈，开玩笑的，等看到最后，相信大家都会放下心来，并对我发起“嘲笑”攻击。

对于上面提到的问题，其实我尝试了多种不同的方法。

话不多，咱们直接上解决方案。

01. 改后缀（弃）

咱去网上搜了一下解决方案，有人提到：

可以把两份 PPT（.ppt文件先另存为.pptx文件）分别改后缀为 zip，再分别解压，把 A 的 notesSlides 文件夹整个复制并替换 B 的，接着把 B 重新压缩，再改后缀为 pptx 即可。

可惜经过实际测试：要么需要修复，要么备注没弄过来。

经过反复测试后发现，PPT的备注不止受这一个文件影响，可以影响备注的文件及文件夹分别为：

• docProps/app.xml

• [Content_Types].xml

• ppt/notesSlides 文件夹

• ppt/slides/_rels 文件夹

尤其是最后这个文件夹，PPT 有多少页，这里面就需要修改多少个文件。

那岂不是和手动复制没区别了？甚至还不如手动复制快呢。

于是，网上找的这个方案，弃用！

02. VBA（页数相同）

接着想到，常规方案搞不定，那能不能用 VBA 呢？

这方面问 ChatGPT 应该更在行一些，于是便开始了人机对话。

问：你知道如何把 PowerPoint 的备注，从一个文件中快速迁移到另一份文件中么？

ChatGPT 答：

迁移 PowerPoint 备注到另一个文件，通常有几种方法，取决于你的具体需求和使用的 PowerPoint 版本，以下是一些常用的方法：

1. 手动复制和粘贴：

• 打开源 PowerPoint 文件；
• 在“视图”菜单中选择“备注页”视图，这样你可以看到幻灯片和相应的备注；
• 选择需要的备注文本，右键点击并选择“复制”；
• 打开目标 PowerPoint 文件；
• 在对应的幻灯片中，切换到“备注页”视图，并在备注区域右键点击选择“粘贴”。

2. 使用 VBA 脚本：

• 如果你熟悉 VBA（Visual Basic for Applications），可以编写一个脚本，来自动化从一个演示文稿到另一个演示文稿的备注迁移过程。

• 这种方法可以节省大量时间，特别是当处理大量幻灯片时。

Sub CopyNotes()    Dim sourcePresentation As Presentation    Dim targetPresentation As Presentation    Set sourcePresentation = Presentations.Open("C:\Path\To\Source\Presentation.pptx")    Set targetPresentation = Presentations.Open("C:\Path\To\Target\Presentation.pptx")
    Dim i As Integer    For i = 1 To sourcePresentation.Slides.Count        If i <= targetPresentation.Slides.Count Then            targetPresentation.Slides(i).NotesPage.Shapes(2).TextFrame.TextRange.Text = sourcePresentation.Slides(i).NotesPage.Shapes(2).TextFrame.TextRange.Text        End If    Next i
    sourcePresentation.Close    targetPresentation.Save    targetPresentation.CloseEnd Sub

• 这段 VBA 代码会打开两个演示文稿，复制第一个演示文稿中每个幻灯片的备注，到第二个演示文稿的对应幻灯片中。

• 选择哪种方法，取决于你的具体需求和可用的工具。

• 如果你需要频繁进行此类操作，使用 VBA 脚本，可能是最高效的解决方案。

这里得暂停一下，有些小伙伴可能之前没用过 VBA， 所以顺带插播一下 VBA 代码的使用方法：

第一步，打开 PPT 后，按 Alt+F11 打开代码编辑器。

也可以在功能区上右键，选择自定义功能区，在弹出的窗口右侧勾选开发工具，确定后即可在功能区看到开发工具选项卡。

接着，点击开发工具选项卡中的 Visual Basic 按钮，即可打开代码编辑器。

第二步，在代码编辑器中，点击上方菜单中的插入-模块功能，在弹出的模块窗口中，将需要使用的 VBA 代码粘贴进去即可：

第三步，回到普通视图，按 Alt+F8 或点击开发工具选项卡中的宏功能，即可查看该演示文稿中的所有宏。

选中所需的宏，点击运行即可：

如果不仅要使用 VBA 代码，还希望保存多个宏，或者把代码片段保存后发给他人，亦或者方便自己下次打开继续使用，则需要将演示文稿另存为启用宏的演示文稿，即 .pptm 格式的文件。

也可以在宏界面输入英文字母，新建宏，再把上述代码复制进去，运行宏即可替换备注。

需要注意： 代码中的 "C:\Path\To\Source\Presentation.pptx" 是有备注的 PPT 文件完整路径，后面的是待添加备注的 PPT 文件的完整路径。

这两个，需要替换成 A 和 B 的文件路径。

文件路径可以在资源管理器中选中文件，右键，复制文件地址。

备注：Win10 好像没有这功能，可以在文件夹地址栏复制路径+A/B 文件名，记得保留英文双引号。

只有替换文件路径后，运行代码才不会报错。

好啦，回归主题，经过测试验证，前面提到的 VBA 脚本方法是可行的。

但是，只适合两份 PPT 文件页数相同的情况，如果页数不一致，就会出错。

那要是复制前后的文件页数不同，该怎么办呢？

03. VBA（页数不同）

咱接着问 ChatGPT：

问：VBA 的这种方法很好，如果两个文件的页数不一样，该怎么办呢？

ChatGPT 答：

• 如果两个 PowerPoint 文件的页数不相同，并且你想使用 VBA 脚本迁移备注，你需要确保脚本在执行时，不会因为页数不匹配而出错。

• 例如，如果源文件的幻灯片数量多于目标文件，而你尝试迁移不存在的幻灯片的备注，这将导致错误。

• 你可以修改 VBA 脚本以适应页数不同的情况，只迁移目标文件中存在的幻灯片的备注。

• 下面是一个更新的脚本例子：

Sub CopyNotesAdjusted()    ' 定义和打开两个演示文稿    Dim sourcePresentation As Presentation    Dim targetPresentation As Presentation    Set sourcePresentation = Presentations.Open("C:\Path\To\Source\Presentation.pptx", WithWindow:=msoFalse)    Set targetPresentation = Presentations.Open("C:\Path\To\Target\Presentation.pptx", WithWindow:=msoFalse)
    ' 计算应复制的幻灯片的最小数量    Dim minSlideCount As Integer    minSlideCount = Min(sourcePresentation.Slides.Count, targetPresentation.Slides.Count)
    ' 复制备注    Dim i As Integer    For i = 1 To minSlideCount        targetPresentation.Slides(i).NotesPage.Shapes(2).TextFrame.TextRange.Text = sourcePresentation.Slides(i).NotesPage.Shapes(2).TextFrame.TextRange.Text    Next i
    ' 关闭源文件，保存并关闭目标文件    sourcePresentation.Close    targetPresentation.Save    targetPresentation.CloseEnd Sub
' 辅助函数，用来找出两个数中的最小值Function Min(ByVal Num1 As Long, ByVal Num2 As Long) As Long    If Num1 < Num2 Then        Min = Num1    Else        Min = Num2    End IfEnd Function

• 这个脚本包含了几个改进：

• WithWindow:=msoFalse 参数用于在后台打开演示文稿，这样用户界面不会显示这些文件，从而加快脚本的运行速度；

• minSlideCount 变量确保只迁移目标文件中实际存在的幻灯片数量；

• 加入了 Min 函数来计算两个演示文稿中幻灯片数量的最小值，从而避免引用不存在的幻灯片而产生错误。

• 这样，无论两个文件的页数是否相同，脚本都可以安全地运行，只对存在的幻灯片进行备注复制。

AI 确实挺好使，这个方法测试后也没问题。

那，咱的思维就忍不住继续发散了：

甲方把备注添加到 PPT 各页里之前，说不定已经有额外编辑好的 txt 或 word 文件，能不能把里边的内容分页导入到 PPT 的备注页里呢？

04. VBA（拓展）

接着问 ChatGPT：

问：有什么办法可以把 txt 或 word 文件中的内容，快速分页放到 PPT 的备注中么？

ChatGPT 答：

这里我将提供两个示例：一个用于从文本文件导入备注到 PowerPoint，另一个从 Word 文档导入。

1. 从文本文件导入备注到 PowerPoint

Sub ImportNotesFromTextFile()    Dim filePath As String    Dim txtFile As Integer    Dim fileContent As String    Dim lines() As String    Dim i As Integer
    ' 设置文本文件的路径    filePath = "C:\Path\To\Your\Notes.txt"
    ' 打开文本文件    txtFile = FreeFile    Open filePath For Input As txtFile
    ' 读取文件内容    fileContent = Input$(LOF(txtFile), txtFile)    Close txtFile
    ' 按行分割文本    lines = Split(fileContent, vbCrLf)
    ' 遍历幻灯片并添加备注    For i = 1 To UBound(lines) + 1        If i <= ActivePresentation.Slides.Count Then            ActivePresentation.Slides(i).NotesPage.Shapes(2).TextFrame.TextRange.Text = lines(i - 1)        End If    Next iEnd Sub

Sub ImportNotesFromWordDocument()    Dim wordApp As Object    Dim wordDoc As Object    Dim p As Object    Dim slideIndex As Integer
    ' 打开Word文档    Set wordApp = CreateObject("Word.Application")    Set wordDoc = wordApp.Documents.Open("C:\Path\To\Your\Document.docx")
    ' 初始化幻灯片索引    slideIndex = 1
    ' 遍历Word文档中的每个段落并添加到PowerPoint备注中    For Each p In wordDoc.Paragraphs        If slideIndex <= ActivePresentation.Slides.Count Then            ActivePresentation.Slides(slideIndex).NotesPage.Shapes(2).TextFrame.TextRange.Text = p.Range.Text            slideIndex = slideIndex + 1        Else            Exit For        End If    Next p
    ' 清理    wordDoc.Close False    wordApp.Quit    Set wordDoc = Nothing    Set wordApp = NothingEnd Sub

• 确保已启用宏和对应的信任设置，以允许 VBA 代码执行；

• 替换代码中的文件路径，为你的实际文件路径；

• 这些脚本假设文本文件的每行，和 Word 文档的每个段落，应该对应一个幻灯片的备注；

• 如果你的幻灯片数量少于文档中的段落数量，超出部分的文本将不会被导入；

• 这些脚本没有错误处理机制，例如打开文件失败，或者文件路径错误等情况，你可能需要根据实际情况添加适当的错误处理代码。
• 使用 VBA 导入备注，是一个非常强大的方式，可以显著提高工作效率，特别是在处理需要大量备注信息的演示文稿时。

问：很好，可是目前只能每行或每段对应一页幻灯片备注，假设我需要给每页幻灯片导入多段内容，用 VBA 该怎么办呢？

ChatGPT 答：

• 如果你需要将多个段落，或多行文本导入到单个幻灯片的备注中，你可以通过稍微修改前面的VBA代码来实现。

• 这里的关键，是定义每个幻灯片应该包含多少段落或行，并相应地调整代码。

• 假设，我们将文本文件中的每三行导入到一个幻灯片的备注中，下面是一个示例代码：

Sub ImportMultipleNotesFromTextFile()    Dim filePath As String    Dim txtFile As Integer    Dim fileContent As String    Dim lines() As String    Dim i As Integer    Dim notesText As String    Dim slidesPerNote As Integer
    ' 设置文本文件的路径    filePath = "C:\Path\To\Your\Notes.txt"    ' 设置每个幻灯片包含多少行    slidesPerNote = 3
    ' 打开文本文件    txtFile = FreeFile    Open filePath For Input As txtFile
    ' 读取文件内容    fileContent = Input$(LOF(txtFile), txtFile)    Close txtFile
    ' 按行分割文本    lines = Split(fileContent, vbCrLf)
    ' 遍历幻灯片并添加备注    For i = 0 To UBound(lines) Step slidesPerNote        If (i / slidesPerNote) + 1 <= ActivePresentation.Slides.Count Then            notesText = ""            ' 将多行合并为一段备注            For j = i To i + slidesPerNote - 1                If j <= UBound(lines) Then                    notesText = notesText & lines(j) & vbCrLf                End If            Next j            ActivePresentation.Slides((i / slidesPerNote) + 1).NotesPage.Shapes(2).TextFrame.TextRange.Text = notesText        End If    Next iEnd Sub

从 Word 文档导入多个段落到单个幻灯片的备注：

Sub ImportMultipleNotesFromWordDocument()    Dim wordApp As Object    Dim wordDoc As Object    Dim p As Object    Dim slideIndex As Integer    Dim notesText As String    Dim paragraphsPerSlide As Integer
    ' 打开Word文档    Set wordApp = CreateObject("Word.Application")    Set wordDoc = wordApp.Documents.Open("C:\Path\To\Your\Document.docx")
    ' 设置每个幻灯片包含多少段落    paragraphsPerSlide = 3    ' 初始化幻灯片索引    slideIndex = 1
    ' 遍历Word文档中的每个段落并添加到PowerPoint备注中    For Each p In wordDoc.Paragraphs        If slideIndex <= ActivePresentation.Slides.Count Then            If (slideIndex - 1) Mod paragraphsPerSlide = 0 Then                notesText = ""            End If            notesText = notesText & p.Range.Text & vbCrLf            ' 检查是否到达每页段落数            If slideIndex Mod paragraphsPerSlide = 0 Or p Is wordDoc.Paragraphs.Last Then                ActivePresentation.Slides((slideIndex - 1) \ paragraphsPerSlide + 1).NotesPage.Shapes(2).TextFrame.TextRange.Text = notesText            End If            slideIndex = slideIndex + 1        Else            Exit For        End If    Next p
    ' 清理    wordDoc.Close False    wordApp.Quit    Set wordDoc = Nothing    Set wordApp = NothingEnd Sub

• 这些脚本会根据设置的每个幻灯片的段落数，或行数来进行合并，并将合并后的文本放入相应的备注中。

• 你可以根据实际需要，调整 slidesPerNote 或 paragraphsPerSlide 的值，来定义每个幻灯片应包含的文本量。

问：很好，现在每页幻灯片的行数都一样，但实际上，不同幻灯片页面的备注行数并不相同，这又该怎么办呢？

ChatGPT 答：

• 当不同幻灯片的备注行数不相同时，你需要一种方法，来指定每个幻灯片应该接收多少行文本或多少段落。

• 这通常可以通过使用一个配置文件，或在文本自身中设置某种标记来实现。

• 下面，我将提供两种不同的解决方案：

解决方案 1: 使用配置文件

• 在这个方法中，你可以创建一个简单的配置文件，比如一个 CSV 文件，其中指定了每个幻灯片的行数。

• 这个文件可以类似于下面这样：

Slide 1,3Slide 2,5Slide 3,2...

• 然后，你的 VBA 代码会读取这个配置文件，并根据每个幻灯片配置的行数来导入相应的文本行。