审计人,自带一种特殊的思维习惯,就是反证思维,也就是我们常讲的逆向思维,除了正面思考,还一定要从反面进行证明。
以提出质疑、反驳、变通的方式来分析事物的本质,以此挖掘事实真相,更好地发现风险和排除风险。在审计过程中不断实践、总结,审计能力得到夯实并螺旋式上升,形成长效机制,进而有效提升审计价值。
作为内部审计的两大核心职能,确认和咨询,如何落实,就是对反证思维的具体体现。通过分析各种假设、可能,然后调查、核实逐一予以确认或排除。假设或可能存在,即风险确认存在,假设或可能不存在,则风险确认不存在。一般常用来证明正面证明有风险,结合实际工作,从以下几个角度分析如何理解和执行,还请各位批评指正。
如甲乙双方签订了一份购销合同,合同约定“甲方必须在规定时间内按质保量地完成乙方所需产品,如甲方违约,乙方有权按照合同金额的X%要求赔偿”。审计人员对公司的合同进行审核时发现,该合同仅规定了甲方的违约责任,但没有规定乙方的违约责任,这就是典型的权利义务不对等。
审计人员按照上述规则假设,如果甲方按质保量完成了乙方的产品,但由于乙方的原因导致产品没有按期发出,长期堆放在甲方现场,对甲方造成的产品闲置、资金积压等损失如何划分责任。因此审计人员建议“对于因乙方的原因导致产品未按合同规定日期发出的,甲方有权按照合同金额的X%要求赔偿”,对于定制化程度比较高的产品,审计人员可以建议“对于因乙方的原因导致产品未按合同规定日期发出的,甲方除有权要求乙方按照合同金额全额支付外,由此造成的相关损失全部由乙方承担”。如果该假设的内容通过签订补充协议的形式予以完善,则该类风险可以排除,如果对方不同意签订补充协议或有其他想法,则公司在生产过程中就需要关注并防止该风险的发生。
类似的对等性还有诸如规定期限内商品已发但未支付完毕货款的、工程款已预付但质量验收达不到合同要求、质保金预留比例明显偏低等等,对公司的各类合同进行收集、分析、比对;如果公司的重大业务或长期发生的业务没有合同的,则需要进一步了解合同没有签订的考虑、权利义务各方的口头约定,有无保障及保障强度是否符合双方期望。
某公司的招标文件规定,投标单位必须荣获该行业的某奖项且投标单位注册地必须在招标单位所在地。看似一项简单的条款,却直接将其他企业排除在投标单位的范围内。审计人员通过对招标文件逐一比对,结合仅有的一家投标单位,快速发现问题所在。假设该条款确为该投标单位单独设定,则会造成严重的不公平。经过对该奖项的了解,确实在行业内有一定知名度且评比条件、评比频次都有严格规定,但通过对该招标项目进行分析,实则不需要这么高的条件,设置该条款的目的就是为了引进该单位,使用“障眼法”,假设是成立的。
其他的情形还有很多,诸如一些不具有普遍意义的证书或荣誉、明显不符合实际需求的营业规模或注册资本金规模、有悖于项目/业务实际需求的经验等,以求锁定特定的投标单位或投标产品,达到内外勾结谋取私利的目的。
某企业产品生产过程中,附带出来一定的尾料,一般会占该产品中对应原材料的X%,通过外卖进行处理。审计对一段时间的外卖数据进行统计,发现比例严重偏低,且部分外卖时段间隔过长。假设外卖过程中无人监督,且出厂门时保安配合,造成尾料回收比例偏低,舞弊的可能性是很高的。审计人员对进出厂门的监控视频、装车现场的监控视频、公司外卖单据进行比对,存在有该尾料出厂但无对应单据的情形,后经查实存在舞弊。
制造企业生产过程中,或多或少都存在尾料,有些金额会比较大,整个外卖环节的监督、单据循环要形成闭环,防止人员内外勾结,造成公司损失。还有一些包装材料,也是有回收比例的,往往因分散而被忽视,但聚少成多,成为了某些人牟利的空间。
某企业为宣传推广产品,对外打广告,广告为电子屏显,位于某不起眼的地段。审计人员对广告的相关情况与公司相关负责人沟通,均只知道有打广告,但实际是否按合同内容进行执行,均不知悉。假设广告公司缩短单次广告时长、减少播放频次,势必会造成公司损失,也达不到广告宣传的效果,严重的会出现虚假广告现象。带着疑问,审计人员到实地调查,发现没有按照公司要求的每次播放X秒、每天播放N次的要求(通知广告公司人员到现场确认),要求广告公司立马整改,并按合同违约条款执行。
日常工作中,还有一些相对模糊或隐蔽的费用,容易形成虚假业务、虚假报销。如餐饮费、交通费、住宿费等,为防止舞弊,必须设定报销标准、审批流程,重大的报销必须先有报备,确定发生的规格、涉及人数等,事前把好关,且规定报销时间,防止时过境迁,无从验证。
某公司内部管理中,印章由专人管理,他人需要盖章时,由相关具有审批权限的人员审批后,由印章管理人员负责依次加盖。但日常管理中,印章管理人员为图方便,盖章时将印章交由使用人自行加盖,且盖章过程中未全程监督。假设使用人有审批外的资料进行盖章,是否会夹带在需要盖章的资料中,进行印章加盖,造成虚假合同。实践中是存在这样的案例的,发现后及时通知律师办理相关风险解除手续,对相关当事人要求书写承诺,严重的移交司法机关处理。
不相容岗位相分离,是指在实际经营业务过程中,不同岗位和业务之间的职责要明确划分,不能重叠、不能交叉,以防责任不清和内控风险,确保业务独立、相互制约,维护企业运营安全与效率。比如:管资金的不能管记账、管价格的不能管合同、管物流的不能管货物、管检测的不能管收货等等,这些都是结合内部的业务需求设置的岗位,岗位之间也需要有相互牵制,相互约束,不能为图省事、图方便而忽略了相关屏障。
假设互为制约的几个岗位由一个人担任,既可能发生错误和舞弊行为,又可能掩盖其错误和弊端行为。人员的配备和岗位的设置,要结合公司的实际需求和承担风险后果的程度,做好合理分配,切莫一刀切走形式主义。
反证法是一种有效的论证方式,当我们在直接论证或反驳比较困难时,应用反证法会收到比较理想的效果,"正难则反"。
反证法也可以简要的概括为“否定得出矛盾→否定”,即从否定结论开始,得出矛盾,达到新的否定,可以认为反证法的基本思想就是辩证的“否定之否定”。
在实践过程中,“交换、比较、反复”,以求实用、精准、精炼。