我们每天都在用的飞书，少数派如何用它提升工作效率？

少数派 · 公众号 · · 2022-01-27 10:19

正文

编注：本文是少数派 2021 年度征文活动 #效率21 标签下的示例文章，不参与本次征文的最终评选。如果你也想参加少数派 2021 年度征文，可以点击此处了解更多。

转眼间两年时间过去，这场疫情的「突如其来」已经慢慢变成了不少人眼中的「习以为常」，以至于站在 2022 年开头的这个时间节点往回看时，很多人会发现那些以往觉得有些遥远和陌生的工具、方法论，早已融入了每一天的生活、学习和工作中。

对少数派而言，这个帮助我们适应改变、拥抱全新协作模式的工具就是飞书。从最初的浅尝辄止到如今几乎人人都「长在飞书上」，少数派团队内部不同部门在这个过程中也早已根据实际情况发展出了适合自己的飞书使用方法。

因此在本次 2021 年度征文活动的特别合作伙伴飞书的邀请下，本文中我们也请来几位少数派产品组、编辑部和 Matrix 社区运营的小伙伴，跟大家聊聊少数派是如何使用飞书的。

▍ 小团队也可以做起来的评论与库存管理

少数派的网站管理后台是我们自己开发的，网页形式呈现的后台完全满足数据管理的需求，缺点就是无法像应用推送一样及时弹出更新、报错、警告等重要消息，这就有点麻烦了。管理后台即使做上网页实时通知也是通过浏览器做推送，一专注工作的话很容易忽略。管理员和编辑上班了通过浏览器进入后台工作，下班了谁还会守着浏览器呢？

决定将工作 IM 切换到飞书之前，我们当时用的是 Slack，那时也在使用群消息机器人，将一些电商库存信息推送到 IM 平台上。使用飞书之后，我们发现其实可以将更多业务场景下的系统通知都整合进来。

比如我们一直在用的商品库存管理，设置只要某个商品某个规格的库存少于 20，就会自动向电商群组里发消息。而且为了防止消息被忽略，库存少于 20 之后，每一次库存变动都会产生一条消息，确保电商运营的同事注意到并立刻补充库存。

最近，我们还新增做了一种消息类型，是对自家的管理员进行评论审核。少数派管理员会积极参与社区运营，也会留下评论。但在各种观点碰撞中，难免有以读者身份发言时被认为是少数派官方定调的时候。慎重起见，在一次关于管理机制的讨论之后，我们决定进行对我方管理员的言论进行审核处理。也就是说，管理员帐号的评论提交后，网站会通过机器人提交到飞书群组里，内容都会被审核团队看到，如果大家认为发言可以通过审核，才能正式发到文章评论区。机器人弹出的消息里有「通过」和「拒绝」两个按钮，直接点击即可处理，也不需要跳转出飞书到网页后台进行处理。

就算是老板，也要 OK 后才能发言。

这不是对用户的评论内容审查，而是对管理团队的工作规范。至于效果嘛，可以说大家现在评论都谨慎多了。

除此之外，推送比较频繁的一种消息就是评论举报了。之前因为网页后台无法及时通知，我们常常是等违法违规、恶意评论闹大了才注意到、去处理。基于同样的技术原理，现在机器人也会将用户举报的广告、违规违法信息推送到审核群组，顺带将举报内容、举报地址、管理入口等信息附上，方便管理人员直接进入对应页面处理。

支持 Webhook 的飞书机器人无需复杂的开发过程，就能实现实时业务消息的推送，甚至有作者写了文章教程，我们内部有需求的员工也都自己就用起来了，下面会提到这方面内容。

▍ 会员社群运营，找到新时代的「好帖」

2021 年，我派经过大半年的筹划，终于上线了全新的增值服务少数派会员 π+Prime。会员上线后不久，我们就开通了会员专属的飞书话题群。

话题群是区别于即时聊天的一种新的群组形式，经过我们的考虑，这种形式也是更适合会员交流和管理的好方法。

少数派会员话题群

传统即时聊天的主要问题在于信息过于杂乱，而且多人对话中很容易失去焦点。譬如当一名群友提出一个问题，可能会有几十个人尝试回答，聊天过程中大家七嘴八舌，大概率会导致话题跑偏。这种聊天模式在日常闲聊中并无问题，但我们觉得会员朋友们已经不需要再多一个闲聊群了，会员群应该沉淀更多有价值信息。经过一番对比和考量，我们认为飞书的话题群是当下最适合实现这个目标的方案。

飞书话题群的形式有点类似早年间的论坛——会员们可以在群里发起话题，每个话题就相当于开启了一个「贴子」，其他群组成员可以在评论区参与自由讨论。和即时聊天相比，话题群的最大好处就是可以沉淀内容，当某位会员发起了一个话题后，所有关于该话题的讨论都会出现在这条话题的评论区里。如果这个话题很精彩或者很重要，管理员还能通过 Pin 的形式让组员们都看到，便于大家交流和复盘。

话题群中一位用户发起的关于文件管理的讨论，其他用户关于该话题的讨论都会集中在这个话题之下，便于浏览

相反，对于一些偏即时性的话题（譬如报 bug、问题反馈等），在问题解决后，管理员也会酌情撤销话题，让会员群的时间线保持轻爽，也让大家的注意力集中在那些更有价值的问答和讨论上。同时，我们也会在群内发布会员通讯上新、抽奖、通知消息等资讯，同样可以 Pin 在群组里以提醒组员们留意。

得益于话题群的形式非常便于复盘消息，我们还在会员通讯的「科技漫游」版块开设了会员话题群的内容收集和精选，定期将群内优质讨论摘选出来，进一步沉淀和强化群讨论的价值。

对于群内有价值的讨论，我们还会汇总并进行二次编辑，输出为更凝练的信息

▍ 作者选题看板，让文章流动起来

随着群里的作者越来越多，大家迫切要求一个能够存放他们选题灵感的空间，而我很快也意识到这正是让作者们攻占编辑部大好时机——选址务必是编辑们工作的飞书了。自从 Notion 这类「百变文档」崛起后，类似形形色色的产品遍地花开，也许我们才刚刚意识到同一份数据以表格/看板/列表/画册形式呈现会更直观。

飞书多维表格早期应该算是独立在飞书文档的产品，渐渐成熟后才算并入飞书文档，与生俱来的 API 支持也为自动化提供了更多可能。不过这次我的需求是为作者和编辑们建立一个双方互有往来的「大型选题交易市场」，这类可以自由转换形态的在线文档工具得以一展所长。归结原因，其实一切都是为了「协作」二字。

「让我看看今天能发哪些稿」：按照选题的不同执行进度分布看板与卡片

光从看板维护者的角度，这份包含多方的数据就需要从两个维度查看，比如按对接编辑进行排序/筛选，可方便编辑查看手头选题的进展情况，多数情况下我们会默认采用 列表视图 。而在统筹所有选题时，我会更倾向用 看板视图 按进展状态罗列所有选题，比如等待编辑对接的选题有多少个、正在执行的选题是哪些、筹备好即将发送首页的选题数量够不够等等。 画册视图 是我个人偏爱使用的视图，作者在呈现选题想法的时候可以提供图片附件，会让整体风格更为直观，于是直接就地开辟作者们的二手市场，方便他们互相交换商品讯息。

我们每天都在用的飞书，少数派如何用它提升工作效率？

正文

请到「今天看啥」查看全文