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前一段时间，我陪着公司美国的同事，在半个月的时间内走访了中国、日本和台湾的10家供应商。
客户来访，最主要的是谈一些商务方面的事情，剩下的无非就是迎来送往和当日的接待活动。
我是一个喜欢观察的人，在这段日子的密集访问中，我也留意了这些厂商的在商务接待过程中的各种做法。
有些安排得很合理的细节让我感到眼前一亮，不太合理的地方我也做了下备注，留给厂商们下次改进的空间。
我把整个的商务接待活动分成
事前
、
事中
和
事后
三个部分，接下来让我们一一走进这些步骤里观摩一番。
一般来说，国外客户来访至少提前一个月就会和供应商做行程的确认。需要确认哪些内容？最基本的是这么几条：
What
：客户是来谈什么的？
最重要的来访目的一定要搞清楚。不能等到客户都来了还不清楚到底是来谈什么的。
如果客户没有说清楚来访目的，厂商一定要厚着脸皮问个明白，否则大家到时候很有可能会陷入尴聊的窘境。
提前把要谈的主题都确认好，这样在会谈的时候也能有的放矢，提高效率。
When
：厂商先要确认在指定的日期是否方便接待客户访问？
如果日期确认了，再敲定来访的时间段。客户什么时候到达工厂或是办公室，什么时候离开。
Where
：客户要去哪里参观？
如果厂商有几个生产基地的，要确认客户想要看得是哪些地方。同时还要对客户提出的行程路线给出合理化的意见，避免走一些冤枉路。
Who
：客户都有那些人来参加？他们的职务、Title和称谓是什么？
有些人的名字比较中性化，比如Chris / Tony。厂商一定要把细节都问清楚了，这些可不能搞错了。
客户嘴上虽然不会说什么，但是心里难免会犯嘀咕，连姓名性别都会搞错，真是不太靠谱！
How
：客户是自行安排交通还是需要厂商接送？是否需要安排餐食？餐饮方面有哪些忌口的食物？
需要特别留意的是信奉伊斯兰教和来自印度的客人，他们在饮食方面的特别有讲究。
通过4个W和1个H，厂商在会议前把来访当日具体的行程和议题都确认好，这是一件非常体现双方专业程度的工作。因为专业，所以才会被尊重。
经过了前期大量的确认工作和等待后，终于迎来了客户来访的重要日子。
小时候老师经常教育我们说，中国有着五千年的文明史，素有“礼仪之邦”的美誉。
长大以后，经过多年生活的磨练，我也终于懂得了一个道理。所谓礼仪，就是利益。
这二个词的汉语拼音是一样的，只是音调不同。
在这里我不得不佩服古人的聪明才智，把明面儿上不太好直说的关系，又微妙地联系在了一起。
如果我们把这个道理放进客户接待的那些事儿里，就会发现许多事情都是很顺理成章的。
对于接待活动的重视程度，是和这家客户占公司营业金额成正比的。占比越高，厂商越发地重视。
一般来说，销售额占比达到10%的，就可以算是重要的客户了。如果超过了20%的，那就可以称得上是VIP或战略伙伴级别的客户了。
虽然在个别的行业内可能有特例，我相信在大多数的行业都会遵循这个规则。接下来，我们就着重聊聊在接待VIP客户的时候，厂商需要注意的事项。
1. 酒店、车站、机场接车
只要条件允许，厂商会尽量安排到客户下榻的酒店或是距离最近的高铁站、机场来接车。
在中国的一些地方，出租车行业管理不是非常规范，存在一些安全的隐患。
另外很多工厂都是远离城市的中心，如果是叫出租车的话不是很方便，甚至可能会遭到拒载！
所以最好的办法就是请厂商安排车辆来接，一方面是节约路途上的时间，另一方面也是体现出了对客户的尊重。
现在中国的高铁线路覆盖了越来越多的地区，可以说是非常的便利。相比之下，台湾只有一条南北向的高铁，北起南港，南至左营。台湾的工业也主要集中在这一带。
在岛内最便捷的出行方式就是高铁+汽车了。高铁班次很多，可以购买不指定车次和座位的自由席 （Non-reserved Seat），非常的便捷和舒适。
台湾高铁路线图
我们有一次在台中高铁站下车，然后等厂商的公务车接去工厂。
当我走出高铁站出口，左侧是出租车上客区，右侧是社会车辆临时上下客区。
这个区域还被划分成了若干个会面点，我只需告诉司机我们在几号会面点等候就可以了，台湾高铁站的这个设计也是非常的人性化。
2. 到达工厂
对于VIP客户的来访，厂商一般是上至总经理，下到销售员都会空出这天的时间来接待客户。
我们走访过一家日本的公司，社长是位70多岁的老先生。知道我们已经到达会议室以后，他一路笑呵呵地过来和我们鞠躬握手交换名片，搞得我们这些年轻人都不太好意思了。
现在很多厂商都会做一个欢迎访客的电子屏幕，这体现出对于客户的尊重，成本不高，效果却是很好。
需要注意的是访客的称谓和姓名一定要正确，否则就是一件很失礼的事情。
图片来源网络
会议室的安排也是有讲究的。主客的座位应该事先就安排好，原则上是厂商坐在会议桌长边的一侧，客户坐在另一侧。
客人来了不知道该坐在哪一侧怎么办？可以提前在客户的位置上布置好饮用水和宣传资料，这样就不会搞错了。
把客户迎进会议室后，厂商的与会人员就要都过来和客户交换名片和寒暄了。
如果双方人很多的话，这个时候可能会有一点点小混乱，在交换名片的时候切忌不要忙中出错，千万不能漏掉对方中的任何一个人。
会议的开场一般是用幻灯片（俗称PPT）来介绍厂商的基本情况。
如果访客是外国人，那就需要准备英文版本的PPT，同时在做介绍的时候也是用英语。
有些厂商规模比较小，没有人会说英语怎么办？不妨请广告公司来拍摄一段公司宣传片，配上英语的解说，这样的效果也是不错的。
3. 参观工厂
厂商需要提前就和客户沟通好，哪些区域可以参观，哪些不方便看。
日本公司非常注重这点，主要是为了防止商业机密外泄。
在生产车间内如果想要拍照摄像，最好事先和厂商确认一下，免得拍好了又要求客户删档，这样一来双方都挺尴尬的。
有些工厂会在参观入口放置安全防护用的护目镜、防噪音的耳塞、帽子、手套和鞋套，并且要求访客佩戴后才能进入车间。
这种做法的象征意义要大于实际效果，但是可以给客户留下极好的印象，说明厂商是非常重视生产安全的，这也是欧美公司很看重的一点。
在工厂参观的路线上也是有讲究的。最好是从原材料入库的地方开始，根据客户产品的生产工艺路线图，一步步地介绍各个加工环节。
从原材料到在制品，再到最后的检验、包装和入成品仓库。
这样做的好处在于显得厂商接待参观方面很有条理，提高了参观活动的效率，节约了双方宝贵的时间。
4. 总结会议
客户来访活动的结尾是总结会议。客户可以结合在参观过程中发现的问题和其他既定的话题，与厂商进行深入的交流。
一个好的会议是有输出的，其结果不一定是当场做出的决策，但肯定包括后续的跟踪行动计划。
在Action plan里，有明确的负责人和预计完成的日期，还要约定好下次回顾这些行动落实情况的时间。
这样的总结会议才能算是为整个活动画上一个完满的句号。
厂商在把客户送走以后，还有一件重要的事情要做。那就是把今天的会议经过写成一份会议纪要。
写会议纪要很锻炼一个人的归纳总结能力，但是很少有人会主动来承担这项工作。
虽然客户也会做记录，但厂商还是要自己做一份，在访问活动结束后发送给客户。
这样双方对于会议上讨论的事情就可以同步了，如果有任何的分歧，也能够在第一时间内得到厘清，避免产生沟通上的误会。
后续跟踪的另一项工作就是回顾在总结会议上制定的行动计划，双方要根据约定的时间点进行review，把之前讨论的Action plan一个个都关闭掉，这样才能算是有始有终。
接待客户访问是一件非常重要的事情，一次会面很有可能决定厂商今后在客户这里的供应商地位。把所有来访活动的小细节都准备好了，就是做好一场完美客户接待的诀窍！
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