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比加班更可怕的,是你不懂这 5 个Excel技巧

秋叶PPT  · 公众号  · PPT  · 2017-04-18 06:56

正文

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放心大胆观看哦~


鲁迅大大说:时间就是性命,无端的空耗别人的时间,其实是无异于谋财害命! 空耗自己的时间,等于自杀!


在职场工作中,录入数据是非常非常频繁的工作。


如果傻白甜地一个一个敲上成千上万个,妥妥地掉入时间的黑洞里,花光一天的时间。



现在,有一份拯救你时间的录入秘籍,要吗?





快速输入固定文字


有一些固定的词组,输入 1 个、2 个,貌似没什么,但是输入 100 个、1000 个 工作量蹭蹭蹭地上去了。


比如,输入性别:男 / 女

如果,输入 1 自动变成男,输入 0 自动变成女,是不是轻松很多?



怎么实现?只要简单 3 步:

❶ 选中性别列

❷ 【 Ctrl + 1 】打开单元格格式窗口,

❸ 点击自定义,输入: [=1]"男";[=0]"女";

注:除汉字外, 标点符号为英文状态符号



自定义数字格式可不简单!你能应用到更多的场景中吗?




杜绝输错数据


手机号码 11 个数,一个都不能少,一个都不能多;

省份、部门等分类信息有统一规定的名字,一个都不能错;

否则,BOSS 找你时,就出大事了!加班修改改到手软!

那......能不能从源头解决问题呢?录入数据时杜绝出错。


有!数据验证,下面是 2 个最最典型的用法,立马收藏!


❶ 限制文本长度

打开【 数据验证窗口 】,在【 允许 】选择【 文本长度 】,输入对应的号码长度,点击【 确定 】。



当不小心输入错误文本长度,Excel 自动会提醒输入错误,禁止输入。


❷ 制作下拉列表

打开【 数据验证窗口 】, 在【 允许 】选择 序列 】, 选择准备好的辅助列 ,点击【 确定 】。



使用下拉列表,有效节省不必要的重复输入。




脱离鼠标连续输入


输好数据,花费 1 秒,用鼠标点击下一单元格,再进行输入。

假设有 100 个单元格,手在鼠标和键盘间来回切换显得非常麻烦。

表界老司机表示根本不需要鼠标,用两个快捷键立马提速:【 Tab 】和【 Enter 】。

Tab 负责向右移动, Enter 负责向下移动。



注:2016 版实现【 Enter 】直接跳到下一行开头,其他版本则需要选定好区域,使用 Tab 才能直接跳到下一行开头。




批量填充内容


选定区域,【 Ctrl + Enter 】,1 秒填充一片区域,如果填错了,直接按【 F2 】修改,再一次 Ctrl + Enter 填充。








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