分隔法：在工作中划分心理界限的五种策略 | 方法论

高毅资产管理 · 公众号 · 科技投资 · 2024-11-08 15:00

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来源 | 神译局

作者 | AYTEKIN TANK

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在快节奏的现代生活中，如何巧妙地管理时间和情绪，成为了一个普遍的挑战。Aytekin Tank，一家公司的掌舵人，也是《自动处理繁忙的工作（Automate Your Busywork）》的作者，他为我们提供了五种使用分区技巧来整理大脑的方法，帮助我们巧妙地整理思绪，提升工作效率，同时守护我们的私人时光。希望这些实用的策略能够帮助大家应对繁杂的事务和压力。

在心理学中，“分隔法”（compartmentalizing）是人们用来避免认知失调的一种防御机制，认知失调是指思想、情感或经历相互冲突所产生的不舒服的感觉。例如，如果你刚刚经历了一次糟糕的失恋，那么你可能会在家里听着情歌，边喝酒边哭。然而，在工作中，你会装出一副勇敢的样子，像往常一样继续工作。分隔法可以帮助我们在不同的生活环境中驾驭不同的动力和情绪。

对于创业者来说，分隔法是管理公司需求和压力的有效策略。前美国国家安全顾问和联合国大使苏珊-赖斯（Susan Rice）就有这样的经验。赖斯解释说，分隔法使她能够处理一些世界上最紧迫的危机。她在一次演讲中说：“这并没有削弱我集中精力、正常工作的能力。”‍

与赖斯相比，我作为首席执行官的日常压力就显得微不足道了。不过，领导一个团队确实会带来压力和焦虑，而分隔法帮助我在领导团队近二十年的时间里没有变得焦头烂额。以下是在工作中划分心理界限的五种策略。

确定最重要的任务并排定优先顺序

划分工作生活界限的第一步是确定自己最重要的任务。与其追逐在待办事项清单上勾选一个无关紧要的项目所带来的多巴胺刺激，不如明确自己每天最重要的优先事项。把每天最重要的任务写在便签上，贴在你工作时能看到的地方，让它时刻提醒你，要屏蔽掉一天中无穷无尽的干扰。

亚当-布莱恩特（Adam Bryant）建议员工保留一份战略文件，以说明为什么某项任务很重要。首先要回答以下问题：

目标、核心信息是什么？
实现该目标所需的三个关键行动是什么？
实现该目标需要克服的三大挑战是什么？
你如何衡量十二个月（或任何一个时间段）内的成功？
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当你安排行程时，要将优先事项和战略放在首位。

分批处理工作

在这个世界上，每个人似乎都无时无刻不在忙碌，你不禁要问，是什么让一些人实现了超常的工作效率？沃顿商学院管理学教授兼作家亚当-格兰特（Adam Grant）就是非凡工作效率的典型代表。格兰特与同为作家的卡尔-纽波特分享了自己的方法，而后者在《深度工作》一书中对此进行了描述。格兰特从多个层面对工作进行分批。在宏观层面上，他把教学工作安排在秋季，把研究工作安排在春季和夏季。在微观层面上，他将每周和每天的工作分批安排，交替使用开放时间和专注于深度工作的时间。

我也采用了类似的方法，日常工作中那些并不特别鼓舞人心或有意义，但却能保证业务运转的工作（比如发票开具、数据处理、文件审核、抄写、收件箱管理等重复性、经常性、几乎不涉及个人投入的任务）被我归类为“繁忙工作”。我会将这些项目集中在一起，并尽量实现自动化。

而团队会议属于另一种类型。

最后，是我最有意义的工作。

严格保护自己的时间，不受打扰，深度工作

纽波特写道："尽管格兰特的工作效率取决于很多因素，但有一个点似乎是他工作方法的核心：将艰苦但重要的智力工作分批安排到长时间、不间断的工作中。纽波特写道，"这种方法不仅强调了按类型安排任务的重要性，还强调了确保将不间断的时间段用于处理最重要的工作的重要性。

在日历上为有意义、影响大的任务划出时间段，坚决抵制分心和干扰。格兰特通过设置“不在办公室”自动回复功能，将这一理念提升到了新的高度。这一策略向同事们表明，他正在专注地工作，不应该被打扰。

同样，我也使用自动日历系统，让员工可以实时查看我的空闲时间。他们可以看到我的空闲时间或专注工作的时间，并据此计划会议和面谈。这有助于我在需要的时候保持专注，更重要的是，在这样的工作环境中，人们会相互尊重彼此对不间断专注时间的需求。

绘制工作流

绘制出每项任务的具体内容也很重要。事实上，大多数任务都是工作流，涉及一系列相互关联的步骤，最终导致特定的结果。有些工作流程是线性的，比如刷牙。你拿起牙刷，涂上牙膏，加水，刷牙，漱口，然后重复。但很多时候，任务会涉及各种依赖关系，比如同事的意见或不断变化的结果，这些都会改变你的工作流程。

我们常常无法充分了解自己的工作流程以及每项任务需要多少时间。当一项任务的各个要素分散在一天的各个时间段时，分门别类就变得非常具有挑战性。挤出时间不间断地工作也变得不可能。

提前规划好所有步骤，就能更有效地计划日程。掌握工作流程可以帮助你更准确地安排时间，找出流程中的缺陷，帮助你挽回被浪费的时间。

安排压力和担忧的时间

你不能只是告诉焦虑的创业者不要有压力。

压力可能是创业者与生俱来的。有时，它是一种积极的力量，为我们提供动力，从而带来创新。但有时，压力会消耗我们的精力，分散对必要和关键工作的注意力。

当工作压力，甚至是工作之外的生活压力变得不堪重负时，我就会采用与生活中几乎所有其他事情相同的方法：将其添加到我的日历中。预留忧虑时间是一种有效的方法，让自己有时间去感受正在经历的一切，而不会让它吞噬你。你还可以利用这半个小时左右的时间，找出焦虑的真正根源，并想出一些积极的措施来控制它。这样做可以避免人类纠结和反刍的倾向。我们可以将反刍时间整齐地包装起来，防止它破坏我们一整天的注意力。

通过安排专门的担忧时间，你可以在面对压力的同时，依然保持对注意力和精力的控制。

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