浅谈医院后勤合同管理

征  文 第三届全国医院后勤精细化管理高峰论坛

邀请函 第三届全国医院后勤精细化管理高峰论坛

原创作者 王东勋 北京积水潭医院

本文为 “ 第三届全国医院后勤精细化管理高峰论坛 ”

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摘要

随着后勤社会化趋势的到来，后勤合同种类和数量逐渐增多，合同签署过程中涉及到多部门多负责人配合，合同管理制度、人员均存在问题，需要健全合同管理组织体系及制度，培养专业人才，采用有效的管理方法和信息技术手段，提高合同管理效率，推进医院整体发展。

关键词

医院合同  管理制度

一、概况介绍

近年来，随着我国社会主义市场体制的不断发展和完善，我国的医疗卫生机构在持续的发着建设过程中实现了突飞猛进的进步，获取了十分可观的经济效益和社会效益。医院后勤作为医疗卫生机构的重要组成部分是医疗卫生机构能够正常运行和发展的基础保障，对提高医院后勤的整体管理水平，对促进医疗卫生机构实现现代发展具有十分积极的推进作用。合同是医院后勤风险管理的重要手段，是保护双方权益、约束责任义务、处理分歧和维护社会经济秩序的依据，同时也是重要的法律凭证，合同管理随着医院后勤管理的发展，存在一些问题，仍需要不断优化完善。

（一）本院概况简介

北京积水潭医院始建于1956年，是一所以骨科和烧伤科为重点科室的大型三级甲等综合性医院，现有新街口和回龙观两个院区，床位共计1500张，其中新街口院区为老院区，1000张床位，主要由外包服务公司和总务处高低压配电室、水暖组、氧气站等班组共同维护日常运行，因院区老旧，修护工程类和维修维保量大；回龙观新院区于2013年正式营业，500张床位，采取综合维修外包的运行方式，虽然回龙观院区为新建院区，但维护量较高，每年两院区需要签署的外包服务和维修维保类的合同数量较多。

（二）总务处合同管理概况

总务处每年年初将全年预算项目上报院里，经绩效办审批的项目，由资产处招标，中标单位凭中标通知书联系总务处相关负责人，各项目负责人对合同内容进行初审，然后统一递交总务处合同签署流程负责人，总务处合同签署流程图见图1。合同签署流程负责人确认中标通知书、公司资质、法人或委托人的身份及授权委托书，确认无误后，将合同送院办由律师审核，律师给出修改意见，合同根据律师意见修改完成后送审计处，由审计处出具修改意见，合同签署流程负责人通知乙方按照审计意见修改合同。经审计处复审无问题，审计处签字盖章确认。最后将合同、中标通知书、律师意见、院办公会批复送至院办，院办确认后加盖公章。合同签署流程负责人按照合同约定份数将签署完整的合同留存，与招标文件、投标文件、中标通知书、公司资质及授权委托书、及签署流程中涉及的所有文件资料存档。剩余合同按照合同约定份数返回总务处各项目负责人，由各项目负责人将合同交给乙方。一份合同签订流转所需时间通常为一至三个月，时间较长。

根据我院两院区的实际情况，总务处的合同种类大体上可以划分为四类，分别为工程类、外包服务类、维修维保类、和其他（供货安装、咨询等）四类。2016年至2017年新街口院区工程类合同签署8份，外包服务类10份，维修维保类7份，其他3份，共计28份合同；回龙观院区大多数外包服务类合同均有续期的补充协议，所以新签订的外包服务合同较少，外包服务类合同签署5份，维修维保类2份，共计7份。

二、存在问题

（一）合同管理制度不完善

制度具有科学性和严肃性，合同管理制度是医院内部合同管理遵循的根本性准则，是明确合同签署流程的依据，是一个单位管理理念的体现。目前，我院针对合同管理制度方面，存在操作性不强、标准不统一和精细化程度等问题，根据总务处的合同签署和管理情况，较突出问题包括：第一，合同管理系统化程度不足，缺少专门的合同管理组织体系，过度依赖于人的管理。由于合同涉及的部门较多，缺乏沟通对接，存在合同条款考虑不周全的情况，合同的订立、审批与执行过程中存在漏洞。第二，合同种类繁多，目的及性质相差甚远，每个合同都有其同一性和特殊性，对于其特殊性的处理过程中，应急性制度及解决方法较多，缺少宏观规划和规律总结，还存在合同行文格式不规范，合同内容与制度间存在矛盾等问题；第三，合同管理制度缺乏定时更新，不同制度间存在矛盾，制度流程众多，详略不一，存在重复、缺失、冗余及描述不清等问题，制度“架空”存在漏洞，落实不到位，导致后期出现职责不清，推诿的情况发生，降低工作效率。管理体制的不完善运行，导致这些问题堆积降，低了制度的权威性和操作性，不利于医院的整体发展

（二）专业的合同管理人才缺乏

专业的职能管理队伍薄弱，将对医院的合同管理增加了难度和风险。医院通常没有设立专门的合同管理机构，医院后勤职能部门的管理人员多是由临床或护理人员转岗担任，合同管理人员大多不是专业出身，对合同文件的重视程度欠缺，缺少认真学习和研究，缺乏系统的合同管理、法律等基本和专业知识，不熟悉合同管理的内容和流程，不能深入了解合同相关的环境与要素，造成制定的合同条款不规范，合同签订不严谨，法制观念淡薄，风险意识不强，致使在履行合同过程中出现纠纷和违约现象，给医院造成了不良社会影响和不必要的经济损失。

（三）合同管理方式落后

目前，大多数医院的合同管理方式依然采用传统的人工书面流转与存档方式，不仅工作内容重复，工作量繁重，效率低下，而且合同文本只能在有关部门之间传递保存使用，各管理部门无法共享合同文本的信息资源，管理质量提升困难，合同的签订到执行缺乏科学严谨并且及时的监控与反馈。现在我们已经处于大数据时代，电子信息无处不在，而医院后勤合同管理仍然严重落后于时代的发展，几乎完全依赖于合同经办人的管理，存在极大的随机性和不确定性，不能通过信息化进行有效管理，长此以往停滞不前，将不利于医院整体发展。

三、合同管理建议

（一）健全合同管理组织体系及制度

第一，医院首先应建立完善的合同管理组织体系及相应制度。从组织上采取措施，实施规范化、制度化、标准化的合同管理，设置专职合同管理部门，制定一整套合同管理的有关工作制度和规定，对合同管理的组织、合同管理的程序以及合同的起草、谈判、审查、签订、履行、检查、存档、清理等每一个工作环节作出明确规定，合理设置部门及岗位，明确各部门、岗位的职责与权限。在进行岗位设置、职责划分时应明确合同的授权审批和签署权限，让决策机构、执行机构和监督机构的运行有章可依。为保证合同履行的统一性和连续性，合同变更时应依据变更处理程及时协商，签订补充协议，并明确废除的条款、协议，实现全过程动态跟踪管理，形成良性循环。

第二，医院应依据业务类型对合同进行分类，由对口业务部门具体执行，专职合同管理部门对合同的执行情况进行监督。根据院内合同制度，对常用合同类型进行文本格式化和通用条款优化，关注相关国家政策和法律法规的调整变动，及时更新合同管理制度体系。合同订立参考招投标要求，国家法律法规和上级的有关要求，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国招标投标法》等法律法规和医院合同管理办法，制定合同，对不同文本、不同金额、不同类型等合同明确审批权限。如小型工程合同，就可以统一规范合同文本，不同工程更改合同期限、合同金额等重要信息即可，大大减少重复性工作，提高了效率。对于问题合同，特事特办及时解决问题，而后应该针对此问题，增加相应的制度条款和说明，使制度不断完善。

第三，采用表格化方法展示重点制度和流程。将合同管理制度表格化，使用起来方便直观，将重点及需要强调的内容标注，并按照流程顺序逐项罗列，在制度流程运行过程中，一目了然，按制度要求提供文档资料，按步骤顺序报送相关部门，审批权限清晰，避免了由于职工对文本制度理解上的差异造成的违章操作。例如可以统一制定合同阅办单，编制合同阅办单的规章制度，在制度牵引下，制作阅办单表格，阅办单需标清合同和阅办单编号，将合同的名称、期限、金额、承办单位、联系人、内容、目的等基本情况逐一填写，报送科室的项目负责人、合同负责人、主管部门领导在阅办单上签字后报送，合同和阅办单逐一通过法务部门、审计部门审核后签字确认，再由主管副院长和院长在阅办单上批示，一张设计合理的阅办单，即可形象的体现合同的签署流程步骤、进度和部门职责权限，不再需要逐个部门准备对应的审批表，简化操作流程，有效实现了各管理组织的衔接。

（二）培养专业化合同管理人才队伍

医院后勤部门应该尽量选用思想道德健康，责任心强，专业对口的合同管理人员，人员的素质和业务能力将直接影响工作质量。定期开展培训工作，培训的广度和深度都应与时俱进，传授先进的合同管理理念，以适应今天市场经济的发展和后勤社会化的趋势。同时应结合医院后勤的特点，加强对合同管理人员的业务培训，管理人员掌握了法律知识、谈判技巧、合同管理知识及一些管理软件的操作，才能熟练处理合同管理中的问题，主动有依据的维护医院的权利和利益。必要时可以请法律专家进行案例教学，从而全面提升合同管理人员的素质。

合同管理人员的经验交流必不可少，各大型医院的合同管理办法各不相同，各有所长，可以组织交流会和探讨会，让优秀的医院后勤合同管理人员介绍其特色和经验，促进相互学习，同时能够讨论疑难问题，解决方案供各医院参考。

（三）采用有效的合同质量管理方法

品管圈（ quality control circle ， QCC ）1962年由日本石川馨博士创建，是指同一工作场所、工作性质类似的基层人员按照一定的步骤方法来解决现场或管理等方面所存在问题的一种质量管理方法，近年来应用于医疗卫生领域，有效发现并解决了一些医疗问题，提高了医疗服务质量并降低了管理成本。

目前，已有成功案例通过品管圈这种科学的管理方法，有效降低了后勤合同返签率。通常医院后勤合同审签手续严格，涉及部门众多，管理合同要素多样，不易灵活调配，导致呈报合同合同签订周期长、返签率高，某医院全体圈员由此分析将主题定为“降低后勤承包合同返签率”。首先，根据数据统计，计算现有合同返签率为12%，确定圈员能力，完成目标值计算和设定。然后按照“人、机、料、法、环、测”分类，画出特性要因图，找到造成合同返签的根本原因，设置相应的解决对策并组织实施。实施后统计返签率达8.05%，再对比圈员互评所得雷达图，发现有形和无形效果都有所改善。

品管圈在改善合同返签这一问题中，从分析到解决，均有数据支持，效果良好，是科学合理的质量管理方法，可以推广解决其他合同管理中的问题，如合同签订周期过长，上级部门规定变化调整后未及时通知业务部门造成提供资料不齐全导致返签等，用以提高合同管理效率的整体改善。

（四）实现合同信息化管理

合同管理信息化是合同管理发展的总体趋势。使用功能强大的合同电子管理系统，能够将合同文本制定，合同履行以及管理有机融为一体，提高工作效率和合同的安全性。

以现代通信、网络、数据库技术为基础，对合同各要素汇总至数据库，将信息资源提供给各层次的管理人员，实现无纸化办公，节能减排，节省费用。

将规章制度固化于信息系统中，系统中的预警程序和提示信息要求操作系统的人员只能按照既定步骤和流程办事，通过建设授权机制，明确不同级别流程的管理权限，部门与合同类型相对应，合同类型、合同金额与合同权限相对应，无法逾越。加密程序限制非合同管理人员或公司外人员难以进入档案区，只有凭账号登陆的员工可在公司内外查询、检索权限内的相关数据，保证合同的安全。合同的信息化管理可作为OA系统的一部分，促进医院实现现代化管理。

合同管理的全生命周期，可设置对应的模块，从源头进行电子化管理与控制，建立合同范本库，设立合同审核会签模块、合同履行模块、合同执行监管模块、合同结算模块、合同变更模块等，流程自动流转，能够对医院整体的预算管理、招投标管理，合同管理实现动态跟踪，实时提供历史数据，可有效掌握合同进展程度，执行过程中的人员交接与变更均能留下电子记录，提高合同审批的透明度，业务部门之间实现数据实时共享交换，互通互联，大大提高管理的准确性和效率，避免拖沓等人为因素产生的负面影响。

四、结束语

随着医院后勤环境的变化以及业务的发展，应重视合同管理，合同管理是医院内部控制的重要组成部分，是需要全员参与维护医院合法权益的系统工程，必须完善健全合同管理组织体系和制度；需要建立科学的管理意识，逐步规范化，专业化后勤合同管理；需要跟上时代的前进步伐，将先进的信息化管理与有效的合同质量管理办法结合，提高医院整体服务水平。

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