在职场中，优秀的执行者转变为执行主管，通常会面临以下
3
个问题：
1.
下属
不给力，总是要亲自救火；
2.
完全
没有
自己的
时间，总是被各种
会议
，各种事情打断；
3.
始终
处在压力之下。
投入
的工作时间更多了，但
绩效
反而还下降了，
感觉
有点得不偿失的悔恨感
：其实
安静
的
做
业务骨干
其实挺好的！
（这里的执行主管，指的是需要带领业务团队完成一定的业务目标，既要亲身上阵做业务相关的事情，也需要管理团队）
之所以
出现以上问题，
其实
是因为
从
优秀执行到执行主管，我们
忽略
了需要改变
的
4
个
观念
：
1.
从
一个人努力，
到
需要带动
团队
的力量
；
2.
从
重视效率，
到
需要重视效果
；
3.
从
一次只处理
一件
事情，
到
需要一次处理多件事情
；
4. 从按照计划工作，到能应付突发状况；
这4个观念看起来很有道理，但其实立刻改变思考习惯和想法并不容易。
不过，只需要改变一个时间管理工具的用法，就能改变工作习惯，从而逐步提升作为执行主管的效能。这个工具就是
管理者的行事历
。
（行事历，将做事情的计划，按日期记录在日历上，形成的计划表，称之为行事历。）
执行主管运用行事历要
避免
的
3
个习惯：
1． 以三十分钟为单位，写得密密麻麻的行事历。
——这样就无法应付执行主管要经常面对的“突发状况”
2． 每天都有做不完的代办清单清单
——不管什么事情都想揽到自己身上，忽略掉把本来执行主管应该做的事情（帮助下属成长）
3． 与人沟通大多依靠书面（电子邮件，通讯软件）
——书面沟通确实快速又符合逻辑，但如果想带动团队的士气，或者想建立上司与下属之间的信赖关系，就不能仅仅依靠电子邮件。
因此，执行主管在使用行事历的时候，需要注意的
3
个原则是：
待办清单刻意的留下空白的时间，如此一来，遇到突发状况、下属捅娄子的时候才可以立刻回应，这才是执行主管应该的工作。
——方法：待办清单以一周为单位。
对于执行主管来说，最重要的是俯瞰能力，一边放眼接下来的发展，一边做出下一步的决策，同时要检查现在做的工作的各项进度，不能有丝毫遗漏。
——方法：A4纸的5周行事历
对团队发挥影响力，让下属动手做，这才是执行主管的主要工作，不厌其烦的进行沟通的重要性毋庸置疑，但不必花过多的时间，只要用点心，在沟通的时候多一个“提示”的步骤，就能将团队的表现提升到最大限度。
——方法：以手写的方式加上提点
执行主管的待办清单，可以结合传统的手写行事历和电子版的行事历，结合起来综合管理。
电子版本的行事历功能，主要是可以用于分享给下属，因为对于执行主管来说，行事历不仅仅只是用来管理个人行程的工具。
执行主管正好夹在上司和下属之间，一方面以下属的身份获得上司分享的信息，一方面需要把上司分享给自己的情报，再分享给自己的下属。
在建立与下属的信任关系时，咨讯信息的分享占了非常重要的地位，因此，
公开自己的行事历，写下希望你下属能看见的信息，可以达到提示管理的作用，也有助于工作上的上下沟通更为顺畅。（这里可以使用google的工作日历）
而手写的行事历，以周为单位。
以A5的行事历为例，可以在
右页
整理出这周的主要的工作。
请注意，主管的待办清单与自己执行时的待办清单是不一样的！
执行主管的待办清单内容包括：
-
自己要做的工作
-
指示下属该做什么的待办事项（指派工作给部下）
-
掌握下属待办事项的处理情况（管理下属进度）
-
管理团队整体进度的待办事项（俯瞰与管理）
在左页根据每周的待办，写下每日的待办清单，这里的建议是，每天留出固定的“空白”时间，跟下属沟通进度，以及处理突发情况的时间。
执行主管的必备技能之一，就是多任务同时进行，一方面要完成自己份内的工作，一方面要以主管的身份确认下属的工作进度，可能还要视情况，来协助下属，排除失误。
因此，执行主管必须要掌握全貌，A4纸的5周行事历，就是解决这个问题的工具。
纵轴为时间，上下共5周。
横轴为工作项目：为当前正在进行的各个项目，截止日期，待办事项。
这个工具可以俯瞰各个项目各自的忙碌高峰期，可以配合忙碌期来调整团队人力，设定为5周，不受月历束缚，可以跨月管理。
这个方法，主要是针对下属“不知道为什么要这么做”，没有从内心接受任务，没有工作动力的情况。身为执行主管的责任本质，往往容易因为数码工具的便利而模糊了焦点，好的主管不仅仅会“传”，更重要的是“达”。
很多下属在身心游刃有余的时候，或许能从容不迫的读懂上司指示的内容（顺境工作）。而如果经常被业绩最着跑，或者处在身心紧绷的情况下，单方面来自于上司的书面沟通，对于他们来说，就像是一颗等待引爆的炸弹，结果可能会造成虽然没有反驳，但也没有接受的后果，这种不满的气氛蔓延至整个团队，很容易爆炸。
