不只是Office | 3分钟帮你理清抄送和密送的区别，6大邮件技巧提升专业度！

你每天发出多少封邮件？

你每天收到多少封邮件？

据统计，平均每秒全世界会发出240万封电子邮件！

邮件，可以说是职场“马斯洛理论”的基本需求。

✎ 做个小调查：

你是否琢磨过——为什么在『收件人』下面还有个『抄送人』，之后才是填写『主题』的对话框？

这当然不是因为设计邮箱的“攻城狮”们，都闲的没事干了。

这里面的门道，你该知道！

收件人、抄送人、密送人什么时候用哪个？

· 收件人：意味着你期待对方回复，或有所行动

·  抄送人：意味着你只是让对方知晓此事

·  密送人：如果邮件对象超过一个，他们不被允许分享该邮件，那就要用到“密送”功能了

看似简单的“收件人”“抄送人”“密送人”区别，能体现你站在收信方考虑的职场礼仪、更能体现你的职场专业度！

实际工作中，还有个能让人一秒判断你专业度（炸毛）的场景：

“回复”与“全部回复”是否一样？

#举个栗子#

某部门同事群发邮件，让各部门配合宣传新产品发布信息，收件人30+

接下来的1个小时内，收到超过15封回复“收到”或“Got it!”的邮件......

很明显，这些回复邮件的小伙伴，在回复时都愉快地点击了“全部回复”，老实说——你们“Got”与否，只和发件人一人有关。

✎ 划重点：

· 确保每一个收件人都是有理由收到这封邮件的，且帮对方分清邮件的优先级；

· 回复时，请明确你的回复信息对谁有用，每封邮件都使用“全部回复”你真以为自己还是个宝宝吗？

讲了这么多道理，接下来该上干货了：

如何快速启用“密件抄送”

有时根据需要你希望将某份邮件秘密抄送给某些同事，却找来找去找不到“密送”按钮（请把手放下，说中了就默默看下去）：

☟ 步骤：

Step1：按下 Ctrl + N 新建电子邮件；

Step2：点击“选项”>“密件抄送”，可在显示的“密件抄送”框中指定秘密接收此邮件的人员，其他收件人看不到此框中的人员：

如何设置“邮件是否可回复”权限？

☟ 步骤：

Step1：点击“选项”>“权限”；

Step2：下拉菜单中选择你要设置的权限，比如——不可转发、不可“全部 答复”等：

如何设置邮件定时发送？

猜你一定有过这种经历：加班到很晚写好一封邮件，立即发出去会影响同事休息（特别是收件人很多的情况），想早晨9点发又怕早上忘记。

这时候就可以使用“定时发送”功能，在Outlook中叫做“延迟传递”。

☟ 步骤：

Step1：点击“选项”>“延迟传递”；

Step2：对话框中设置“传递时间不早于”> 填写日期 > 填写时间

如何跟踪邮件发送和阅读状态？

☟ 步骤：

Step1：点击“选项”；

Step2：选择“请求送达回执”或“请求已读回执”，是否送达或已读的状态，都会反馈到你的邮箱中：

如何为为收件人设置时间提醒？

每天可能要处理上百封邮件，这些邮件中的工作内容都有不同的完成时间，其中有的比较重要需要反复提醒对方完成，可以在这样的邮件中加上时间提醒，这样到了时间，就会有弹窗弹出。

☟ 步骤：

Step1：“邮件” > 后续标志 > 添加提醒

Step2：为收件人添加提醒 > 选择要提醒的时间

Step3：效果预览

如何撤回发错的邮件？

一封邮件有问题，发出去了才发现，追悔莫及......

停！邮件可以撤回，用不着追悔！

如果收件人还没有读这封邮件的话，一般可以成功撤回邮件，之后重新更正邮件再发即可~

☟ 步骤：

Step1：打开要撤回的邮件 

Step2：在该邮件下选择“规则” > “撤回该邮件”

*注意：

如果该操作在收件人已读邮件之后，撤销会失败；

发件人可以收到“撤销失败”的系统通知，相反，发件人会收到“撤销成功”的通知！

今天的小目标内容就到这里，上面咱们讲了两个职场邮件礼仪，学了6个小技巧。

期待下一篇？明天见！

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