SOP在医院零星维修改造工程中的应用

睿医界 · 公众号 · · 2018-01-24 21:58

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摘要:

目的：完善医院零星维修改造工程标准化管理，提高医院零星维修改造工程服务质量。方法：自2015年开始．我院制定医院零星维修改造工程管理中各个环节的SOP程序和执行标准，分阶段管控，全过程监督管理。结果：经过SOP实践，形成了一条衔接紧密、流程高效的任务链，提高了工作效能，降低了医院零星维修改造工程的风险。

结论：SOP在医院零星维修改造工程管理系统中不断实践和完善，实现了标准化、规范化的管理模式，为提高医院零星维修改造工程质量提供了支持。

近几年来，随着医院的不断快速发展，建设规模的不断发展，基础建设逐年增多，后勤各种配套、维修和改造工程的规模和数量大幅度增加，特别是随着时间的推移，设备设施的老化，医院零星工程改造项目日益增多，建立一套完整的管理流程与管理标准尤为重要，自2015年2月起根据我院零星维修改造工程特点，开始引入SOP管理方法，探索并实施医院零星维修改造工程标准化管理程序，形成分阶段的管理流程，有效改进工作，提高了医院零星维修改造工程质量。

SOP概念

SOP (Standard Operating Procedures)，即标准作业程序，是将某一事件的标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来，用来指导和规范工作，SOP就是规定从经过处理的过程，再到结果的一种工作流程标准化【1】,它是近年来国内外兴起的一种管理方法，是对某一程序中的关键控制点进行细化和量化，精髓就是将细节进行量化。

医院零星维修改造工程的SOP是指将医院零星维修改造工程管理进行标准化，通过SOP流程管理文件的形式将管理流程、管理要求、管理人员岗位职责、应急管理及注意事项等整合成表单，并尽可能地将相关流程进行细化、量化和优化，使项目运作自始至终处于严密的综合管理体系跟踪及控制之下，从而确保项目的运作质量，对规范医院零星维修改造工程的操作及管理流程，减少不合理流程运作，提升管理水平，具有重要意义。

SOP在医院零星维修改造工程管理中的应用

1分阶段按照工程项目资金数额确定标准化管理流程

我们将所零星维修改造工程分为项目论证、签订合同、执行合同、审计付款四个阶段，按照工程项目资金数额分阶段细化管理流程。

1.1第一阶段（项目论证阶段）标准化管理流程

所有项目在第一阶段都需要经过科室勘察、制订方案、科室概算、申请审批、科室研讨这五步流程，重要项目则需要整个后勤管理团队研讨，有些项目需要反复论证，才能进入第二阶段。

1.2第二阶段（签订合同阶段）标准化管理流程

在第二阶段(签订合同阶段), 依据《中华人民共和国政府采购法》(2014 年修订)、《政府采购非招标采购管理办法》(2013 年颁布)及《河北省政府集中采购目录和限额标准》(冀财采〔2015〕11号)的相关规定与要求,按照不同的合同金额,设立不同的管理流程。

①金额<5 万元项目的标准化管理流程:科室谈判、主管院长批准、合同审核、签订合同;

②金额在5 万元以上但<20 万元项目的标准化管理流程:编制招标文件、投标单位现场勘察、确定项目清单、标前会议、开标、评标、定标、合同审核、签订合同;

③金额在20 万元以上但<50万元项目的标准化管理流程:造价咨询机构进行造价编制、招标代理机构编制招标文件、后勤主管院长审查、邀请招标与资格预审、投标单位现场勘察、标前会议、开标、评标、定标、合同审核、签订合同;

④金额在50万元以上但<150万元项目的标准化管理流程:造价咨询机构进行造价编制、招标代理机构编制招标文件、后勤主管院长审查、投标单位现场勘察、标前会议、开标、评标、定标、合同审核、签订合同;

⑤金额在150万元以上项目的标准化管理流程:项目备案、院长办公会讨论通过、招标代理机构受理,完全按照国家相关法律法规的规定逐步实施。

1.3第三阶段（执行合同阶段）标准化管理流程

分别按照安全管理流程、质量管理流程、工期管理流程、验收管理流程相关要求落实管理工作。

1.4第四阶段（审计付款阶段）标准化管理流程

这个阶段根据有无合同约定设立不同的管理流程

（1）无合同约定，是指部分金额小于1万元的零星维修及工程改造项目的标准化管理流程总务处填写工程验收单、总务处编制工程月报表、医院财务审核、审计公司审计、总务处根据审计决算报告填写付款通知单、付款逐级审核签字、医院财务审核、付款；

（2）有合同约定，①需要审计的零星维修及工程改造项目的标准化管理流程，总务处确定工程量清单、出具验收报告、审计公司审计、总务处根据合同约定填写付款通知单、付款逐级审核签字、医院财务审核、根据合同约定付款；②无需审计的零星维修及工程改造项目的标准化管理流程，总务处出具验收报告、总务处根据合同约定填写付款通知单、付款逐级审核签字、医院财务审核、根据合同约定付款。

2 制订各阶段管理流程要求与标准

根据各阶段的特点，每个步骤都相应制订了具体要求或标准，以第二阶段评标为例详细规定了评议办法，从施工单位手续、施工方案介绍、投标报价与工程总价、工期、施工材料质量、施工进度计划、施工风险管理计划、维保服务与售后协议、以往施工质量评价、优惠条件等几方面分别制订了评议细则。同样第三阶段的各项管理流程全部制订相应的管理要求与标准，以验收管理为例，具体要求见表一。

3确定医院零星维修改造工程管理架构与管理人员职责

在后勤主管院领导的统筹下，由总务处处长垂直管理，各级管理人员各尽其职，制订了一整套与零星维修改造工程管理相关的岗位职责，明确规定管理范围、管理流程与管理标准。每位管理人员每项工作都有标准，每个环节都有章可循，每项决策都有法可依，降低人为因素，真正做到管理的程序化、规范化、制度化、标准化。

SOP在医院零星维修改造工程管理实践的成效

1、规范医院零星维修改造工程管理

医院零星维修改造工程 Sop的建立改变了过去粗放型、经验型工作模式，使医院零星维修改造工程逐步走向标准化、规范化、精细化的轨道上，确保医院零星维修改造工程的每一步都有相应规范的标准流程和管理控制程序作为有力支撑，规范管理。

2、降低医院零星维修改造工程风险

医院零星维修改造工程 SOP的建立，明确各阶段工作流程及要求，从项目论证阶段开始分阶段、分步骤、全过程根据SOP的要求和标准，从选准、选对、选好服务企业，到项目实施的标准化质量管理，有效降低医院零星维修改造工程带来的诸如决策风险、合同风险、管理风险等。同时增强了事前安全评估、预先控制风险能力，医院零星维修改造工程的安全生产风险管理得到了进一步提高。

3、改进医院零星维修改造工程管控质量，提高管理人员执行力

SOP将医院零星维修改造工程项目分解为四个阶段，每个阶段具体描述了每个环节应该由什么人如何完成、如何完成工作流程的规范，极大地提高后勤管理人员的工作效率，避免或降低由于管理者的背景、经验、知识不同等因素带来的管理差异性所造成的管控质量不稳定。

SOP在医院零星维修改造工程管理实践的成效

管理是由计划、组织、指挥、协调及控制等职能为要素组成的活动过程【2】，医院零星维修改造工程SOP就是外包项目从计划、组织、指挥、协调到质量控制全过程的流程表，任何一项工程都要依序实施，比如科室启动项目前由谁调研、组织勘察、制订方案，再到如何分等级进行招标工作，合同执行的每个阶段，由谁负责施工现场的安全、质量、工期等管理项目，最后到整个项目完整资料由谁进行整理与存档，将这些程序一一列出，就是SOP。

1、起草人是制订医院零星维修改造工程SOP的关键

SOP制订质量的高低是标准化管理成败的关键，起草人要具有较强的责任心、具有技术特长及管理能力，起草的各项工作要求和质量标准应有据可依、依据科学，必须符合国家有关法律、法规、标准、规程的规定，内容要有较强的针对性与可操作性，语言应通俗易懂、言简意赅，便于理解、掌握和执行，必须突出“细”，细化到每个步骤的具体操作中，SOP制订过程中还需要充分听取和采纳医院后勤各个层面员工，尤其是业务工作经验丰富的人员的意见和建议，并将这些意见和建议融合到SOP中，这样才能保证SOP更符合工作需要。医院零星维修改造工程管理全过程的细化、量化、标准化、规范化、程序化，是保证医院零星维修改造工程全过程处于“可控、在控”状态。

2、检查落实是实现医院零星维修改造工程SOP的关键

SOP 建立以后，没有一套完整的督导检查体系与之对应，就会造成因监督执行力度不够，导致缺乏落实而流于形式，就无法保证SOP 有效实施，有可能出现管理只停留在文字层面，并没有体现在实践中、落实到管理上。

3、持续改进是提高医院零星维修改造工程SOP质量的关键

SOP 建立以后并不意味着活动的终止，还应该不断地加以改进，医院零星维修改造工程SOP也需要在实践中不断优化，充分利用各种现代化手段获取最新的信息，在执行过程中应用一些有效的质量管理方法，如PDCA管理法，实现SOP不断深入完善，持续改进，优化医院后勤外包项管理流程，建立流程持续改进体系，把最优业务流程固定下来，提高医院外包项目的有序性和有效性服务。

SOP在医院零星维修改造工程中的应用

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