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8 个 Outlook 高效技巧，你早晚用得上 | 领客专栏 · 電腦玩物

APPSO  · 公众号  · app  · 2017-02-20 11:59

正文

之前试过用 Evernote 和 Google app 来实践 GTD 管理后，我就开始着手尝试利用微软 Office Outlook 来尝试。因为 Outlook 本身就内置了可以接收处理邮件（亦即任务）、安排日历、建立待办清单的功能，可说天生就适合做一个时间管理中心 。
所以这篇文章要做的，就是通过我这几个月的实践心得，更善用 Outlook 上的一些特殊功能与技巧，来 建立一个快速流畅、条理分明的任务管理流程 。
你不一定要跟我的方法一模一样，但或许可以提供给你一些参考与启发。
下面我就直接切入 Outlook 的任务管理技巧说明，这套流程的设计跟我的时间管理方法有关，如果想对我的时间管理方法更了解的朋友，则可以先参考 这篇文章 。
0. 整个 Outlook 的任务管理流程概览
下图是我在 Outlook 上的时间管理流程， 邮件即任务 。
在收件箱中利用「标帜与提醒」将邮件像任务一样整理在一份待办清单，使用「彩色类别」根据情境分派邮件任务，辅助时程与日历统一查看。并把不需要的邮件封存移出视野，专注在当下重要任务与工作情境。
而在邮件、任务、时程、工作情境的整理过程中，还可以善用 Outlook 的「快速步骤」让整理流程更快速完成。

1. 用颜色「类别」做邮件情境分派
虽然 Outlook 上有内置所谓「重要！」的功能，但我实践上觉得单纯或过多的「重要邮件」意义不大，而且很多人在寄信给你时就会加上「重要！」，这样一来 标上「重要！」的邮件事实上不一定是真重要 。
所以我这边回归 GTD 的方法， 把收集到的邮件与任务用情境分类，更有实用意义 。我为自己在 Outlook 上区分的工作情境有： 下一步行动 、 追踪 、 会议讨论 、 有空再说 。根据字面意义，就可以了解这是什么情境要处理的邮件。
每天优先处理完「下一步行动」里的对我真正重要的邮件，然后定期到看「追踪」的邮件有没有进度。
在开会时处理「会议讨论」的邮件，然后没有时间就先不要管「有空再说」的邮件。
这里我用来分类 Outlook 邮件的功能，则是采用 Outlook 软件上的「类别」，在软件工具列上有一个彩色方块，可以自定义名称与颜色，建立专属的类别分类。
为什么要用类别，而不用单纯的邮件资料夹？下面我就来解释。

「类别」可以帮邮件加上特殊色彩的标签，让特殊情境的邮件有特殊颜色，并且在收件箱中改成用「类别排列」，就可以「收纳折叠」不同类别的邮件。
例如我现在需要专注在「下一步行动」，我就可以把其他类别的邮件清单收起来，收件箱看起来就简洁多了。
Gmail 上也有类似的颜色标签，有兴趣的朋友进一步研究。

「类别」就是 Tag 标签的概念， 一封邮件「可以加上两种以上类别」 。假如有一封邮件是「下一步行动」，但是又需要「会议讨论」，那使用类别就能同时加上这两个颜色标签。
但是如果使用资料夹，就只能一个邮件放一个资料夹。
这也是我常说 Tag 标签更适合数码资料整理的原因，更多可以看 我之前的分析 。

而最后一个优点是 「类别」不只可以用在邮件整理， Outlook 上的日历行程、工作任务、联络人也都能加上同样的「彩色类别标签」，这样一来，所有 Outlook 任务都可以用统一标准一起筛选 。
例如下图中我一次筛选出所有「会议讨论」时需要用到的邮件、任务、会议资料、客户资料，这样开会时就可以方便讨论，这样是不是很方便？（后面我会说明如何筛选。）

2. 用「标帜」做邮件的待办任务化与延后提醒
有了「彩色类别」来分类邮件的处理情境后，还会有些邮件是「真正的待办任务」，并且有「截止期限」，这时候我会利用「标帜（红色旗帜按钮）」来将邮件任务化。
只要选择需要变成任务的邮件，然后按一下「标帜（红色旗帜按钮）」即可。

这时候还可以将任务化的邮件加上开始与到期日，还可以额外设定提醒我要去处理这封邮件的提示时间。
如此一来，就可以不用担心延后处理的邮件「被遗漏」。

3. 用工作表统整邮件任务与一般任务
还不只如此，那些加上「标帜」任务化的邮件，还可以在 Outlook 的「工作」页面看到，工作页面其实就是一份待办清单工作表。
那些被任务化的邮件都会出现在这份待办清单，并且你可以在这里修改这些邮件的名称，改成任务行动的说明。
有时候也会有任务不是来自于邮件，这时候可以单独加入到 Outlook 的工作表上，也同样可以设定提醒时间。
也就是在 Outlook 的工作表中，让你不会漏掉邮件或一般任务，尤其某个时间前要完成的事情，都可以在这份待办清单里统一管理。

4. 使用资料夹封存邮件
我的原则是 尽可能让收件箱里都是真正要做的任务 ，把其他不需要的邮件删除，或是把完成的邮件「封存（移出收件箱）」，这就是「清空收件箱」动作。
这时候我就在 Outlook 中建立一个叫做「封存」的「邮件资料夹」，然后 把收件箱里那些「处理完成的」、「不需要处理但要参考的」邮件全部移动到「封存」 。
这样收件箱就可以保持简洁重要的状态，而封存资料夹里可以找到需要的邮件。（封存资料夹里也一样可以加上「类别」做情境分类）

5. 用日历辅助管理进度、行程与任务
做到前面的邮件情境分类、任务标帜、邮件封存动作后，基本上 Outlook 里的邮件应该已经进入一个有效的处理流程了。
这时候 Outlook 里还可以搭配「日历」页面来同时管理，日历上有行程或项目进度，搭配右方工作表看到今天要完成的任务与邮件，就可以妥善安排时间。
你可以在 Outlook 上方的「检视」页面，设定好可以同时看到日历、工作表的视野。

这样一来， Outlook 的邮件整理、任务清单、行程安排，就变成一个统一的管理流程了。

6. 建立「快速步骤」来理清邮件
接下来分享一些时间管理上可以进阶应用的 Outlook 技巧。
前面有些处理步骤很多，为了节省步骤，可以利用 Outlook 上的「快速步骤」功能，在上方功能列找到「快速步骤」，然后开始「新建」。

我可以建立下图这样的快速步骤，命名为「完成」，按下后自动执行一系列动作：把这封邮件移动到封存资料夹、并且标示为读取、清除原本的情境类别、清除原本的任务标帜。
这样一来，之后无论是任务完成了、邮件在情境下处理好了，我都只要按一下快速步骤的「完成」，那么这封邮件就会根据流程自动整理好。







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