8 个 Outlook 高效技巧，你早晚用得上 | 领客专栏 · 電腦玩物

APPSO · 公众号 · app · 2017-02-20 11:59

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之前试过用 Evernote 和 Google app 来实践 GTD 管理后，我就开始着手尝试利用微软 Office Outlook 来尝试。因为 Outlook 本身就内置了可以接收处理邮件（亦即任务）、安排日历、建立待办清单的功能，可说天生就适合做一个时间管理中心 。

所以这篇文章要做的，就是通过我这几个月的实践心得，更善用 Outlook 上的一些特殊功能与技巧，来 建立一个快速流畅、条理分明的任务管理流程 。

你不一定要跟我的方法一模一样，但或许可以提供给你一些参考与启发。

下面我就直接切入 Outlook 的任务管理技巧说明，这套流程的设计跟我的时间管理方法有关，如果想对我的时间管理方法更了解的朋友，则可以先参考这篇文章。

0. 整个 Outlook 的任务管理流程概览

下图是我在 Outlook 上的时间管理流程， 邮件即任务 。

在收件箱中利用「标帜与提醒」将邮件像任务一样整理在一份待办清单，使用「彩色类别」根据情境分派邮件任务，辅助时程与日历统一查看。并把不需要的邮件封存移出视野，专注在当下重要任务与工作情境。

而在邮件、任务、时程、工作情境的整理过程中，还可以善用 Outlook 的「快速步骤」让整理流程更快速完成。

1. 用颜色「类别」做邮件情境分派

虽然 Outlook 上有内置所谓「重要！」的功能，但我实践上觉得单纯或过多的「重要邮件」意义不大，而且很多人在寄信给你时就会加上「重要！」，这样一来 标上「重要！」的邮件事实上不一定是真重要 。

所以我这边回归 GTD 的方法， 把收集到的邮件与任务用情境分类，更有实用意义 。我为自己在 Outlook 上区分的工作情境有： 下一步行动 、追踪、 会议讨论 、 有空再说 。根据字面意义，就可以了解这是什么情境要处理的邮件。

每天优先处理完「下一步行动」里的对我真正重要的邮件，然后定期到看「追踪」的邮件有没有进度。

在开会时处理「会议讨论」的邮件，然后没有时间就先不要管「有空再说」的邮件。

这里我用来分类 Outlook 邮件的功能，则是采用 Outlook 软件上的「类别」，在软件工具列上有一个彩色方块，可以自定义名称与颜色，建立专属的类别分类。

为什么要用类别，而不用单纯的邮件资料夹？下面我就来解释。

「类别」可以帮邮件加上特殊色彩的标签，让特殊情境的邮件有特殊颜色，并且在收件箱中改成用「类别排列」，就可以「收纳折叠」不同类别的邮件。

例如我现在需要专注在「下一步行动」，我就可以把其他类别的邮件清单收起来，收件箱看起来就简洁多了。

Gmail 上也有类似的颜色标签，有兴趣的朋友进一步研究。

「类别」就是 Tag 标签的概念， 一封邮件「可以加上两种以上类别」 。假如有一封邮件是「下一步行动」，但是又需要「会议讨论」，那使用类别就能同时加上这两个颜色标签。

但是如果使用资料夹，就只能一个邮件放一个资料夹。

这也是我常说 Tag 标签更适合数码资料整理的原因，更多可以看我之前的分析。

而最后一个优点是「类别」不只可以用在邮件整理， Outlook 上的日历行程、工作任务、联络人也都能加上同样的「彩色类别标签」，这样一来，所有 Outlook 任务都可以用统一标准一起筛选。

例如下图中我一次筛选出所有「会议讨论」时需要用到的邮件、任务、会议资料、客户资料，这样开会时就可以方便讨论，这样是不是很方便？（后面我会说明如何筛选。）

2. 用「标帜」做邮件的待办任务化与延后提醒

有了「彩色类别」来分类邮件的处理情境后，还会有些邮件是「真正的待办任务」，并且有「截止期限」，这时候我会利用「标帜（红色旗帜按钮）」来将邮件任务化。

只要选择需要变成任务的邮件，然后按一下「标帜（红色旗帜按钮）」即可。

这时候还可以将任务化的邮件加上开始与到期日，还可以额外设定提醒我要去处理这封邮件的提示时间。

如此一来，就可以不用担心延后处理的邮件「被遗漏」。

3. 用工作表统整邮件任务与一般任务

还不只如此，那些加上「标帜」任务化的邮件，还可以在 Outlook 的「工作」页面看到，工作页面其实就是一份待办清单工作表。

那些被任务化的邮件都会出现在这份待办清单，并且你可以在这里修改这些邮件的名称，改成任务行动的说明。