国际工程文控业务中，Transmittals是非常常见、重要且正式的一个协同类型，常用于跨组织之间的正式沟通。通常被业主指定了模版，并具备较强的监管意义，在界面管理、索赔管理方面都有着非常重要的应用价值和管理意义。
什么是文档分发Document Distribution？
在讨论Transmittals之前，我们需要先研究文档分发。
电子文件分发是指多方之间以数字方式发送和接收合同、程序、图纸和规范等重要文件的过程。这些文件类型都是受控文件，这意味着需要在其整个生命周期内采取措施以跟踪此类文件的行踪和处理情况。
许多公司通过电子邮件、传真和云存储等渠道传输文件，这是不成熟的做法，尤其是在面临复杂项目时，跟踪这些文件的传送时会受到影响。有效的文档管理系统可确保文档分发快速、简单、安全和可追溯。这正是Transmittals发挥作用的地方。
文件传递单Transmittals（也称为传送单或传送单封面transmittal sheet, transmittal, cover letter, or transmittal cover sheet）是跟踪组织和项目团队成员之间文件移动的强大工具。
这是一个填充了详细信息的单一表单，包括发送Transmittals的人、收件人的联系信息、发送时间、传输中包含的文件以及有关文件的具体信息，如修订号、修订状态和每个文件的标题。
它还描述了有关传送的所有必要信息，包括发送方和接收方的联系信息、项目信息、传送目的以及需要采取行动的截止日期。
通常，一个项目会将为每种传递类型提供一个或多个主模板；每个批复都有公司logo、标准措辞和数据输入字段，用于公司根据其业主和其他要求认为重要的信息。
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图纸传送，具有独特的字段和格式，用于跟踪图纸交付成果；
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这两种类型的传送单都应该记录、跟踪并安全地存储在文档管理系统中，以便轻松访问。
准备和外发传送单是一个正式流程，任何需要记录哪些文件在何时提供给谁的人都可以使用。
传送单提供了一份证明记录，不仅可以跟踪各方之间的信息流，还可以保护您免受未收到重要文件的虚假声明。传送最常见的用户是：
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施工单位要跟踪工程图纸、施工报告、施工图和检验报告的状态和流程；
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文档管理员跟踪施工文件、工程交付成果、安全文件、公司报告和其他影响业务运营的重要文件的传送和接收；
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设计团队，以便他们可以跟踪文档审查、评论、修改和审批工作流。
文件传送和提交文件包是相辅相成的。Transmittals往往是一个PDF文件（在大多数情况下），其中包含有关正在传送的文件的信息，例如发件人姓名、收件人姓名以及正在发送的文件列表，其中包含每个文件的重要详细信息。提交文件包是传递单中列出的文件以及传递单本身的汇编。
对于任何规模的企业来说，实施传送流程都是非常有价值的。以下是您应该使用Transmittals的主要原因：
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它们提供了一个正式的流程，简化了发送者和接收者的职责，消除了程序上的猜测，消除了冗余的任务。
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他们跟踪所有与文件传输有关的沟通内容，这是国际工程监管合规的关键组成部分。
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传送单提供了清晰的传送记录，这是法庭上可接受的证明和交易证据手段，特别是当传送单是被您提出索赔的一方签署的。
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传送单和传送日志通过提供更快的报告和文档更新方式，改善了客户服务和项目关系，因此您不必筛选电子邮件、也无需与利益相关者确认是否向他们发送了特定文件。
大多数传送都使用一组基本元素，对接收方和发送方都有利（在国际工程中，这个模版通常被业主指定）。传送文件应记录您正在传输的每个文件的具体信息，包括您的公司认为至关重要的跟踪指标。这些要素至少应包括以下信息：
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发件人信息（公司logo、姓名、职务、联系方式、地址）
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创建并批准模板后，将其另存为主模板并与您的团队共享，这样每个人都可以从使用标准化的公司统一传送单中受益。
有一些组织在制定其文件控制策略（Document Control Procedure）的时候就把Transmittals搞错了，这可能会导致各种代价高昂的问题。避免这些常见错误将有助于传送过程得到改善，以便快速发送、接收和报告文档状态。
为确保传输过程有效，需要先定义公司级别和项目级别传输的文档类型。例如，您是否需要跟踪工程图纸的传输？对。项目照片呢？可能不会。定义受控文档可确保始终正式发布适当的文件，从而避免为不需要的传送创建Transmittals。
文档分发矩阵是一个电子表格，它是一张权限表以确定谁需要在创建或修改文档时查看哪些文档。上面列出了上百个利益相关者的姓名或角色（如团队成员、供应商和承包商），旁边列出了每种受控文档类型（如程序、图纸、报告和研究）。然后，您将在利益相关者需要更新的每种文档类型的交叉处放置一个“X”。如果没有它，重要文档可能会被遗漏，无法在创建或修改时提供给需要查看它们的人。
在日志中跟踪传送提供了一种简化报告的有效方法，允许您快速识别哪些传输已被发送、接收、接受和拒绝以及何时发送。
另一种方法是挖掘您的电子邮件，打开附件和PDF，并在每次对传递或提交包进行文档状态查询时搜索用户响应。这样的操作比较麻烦，因为一个邮件中会包含很多不同批次不同状态的文件，很难批量管理。
原作者介绍：Lauren Graden
是一名经验丰富的文件控制专业人员，来自加拿大，在各个行业拥有超过十五年的丰富经验。从该领域0经验的初级文件管理员起步，坚持不懈地追求卓越，并迅速晋升，领导EPC和业主/生产商运营方面的充满活力的团队。
