今天很多企业开始复工了，不过仍然有很多企业选择在家办公，这个特殊时期，协
同工作的技能忽然变得突出了，很少和大家分享关于印象笔记的共享笔记本，作为一名经常在家办公的知识工作者，今天和大家聊聊这个话题吧，希望能对大家的协同工作有帮助。
为什么要使用共享笔记本
使用共享笔记本，是
从根本上解决信息的流向问题
。说简单点，就是减少协同工作中的信息量，减少邮件，减少会议，减少即时通讯中的消息。
你可以将印象笔记理解为一个中央信息共享中心，将信息收拢到中央，而不是四处发散。
传统协作的信息流是这样分发的
协同工作的时候，信息的流向会变得越来越复杂
信息会通过各种沟通方式，例如邮件、微信发送至每一个人，其实是将信息创建了一个副本，复制给他人。
到最后，版本越来越多，信息存储分散，平均到每个人身上的信息负担会越来越重，对每个人信息处理的能力也提出了更多的要求。
而使用共享笔记本的信息流是这样的
所有的信息只有一个版本，信息不需要传来传去，你只需要到指定的地点去查看。
企业级的OA，文件服务器，企业网盘都是解决此类问题，通过此类应用，大幅度降低企业成员间的信息传递量。而对于日常协作的小项目，小协助，大家更倾向于沟通，而忽略了这个问题。
一两个小项目当然不是什么问题，但问题是我们每天都被各类大大小小的项目所包围，聚集在一起，是一个不小的量。
使用共享笔记本，其实是从源头上解决这个问题。
新手问题：
如何共享笔记，在“印象笔记”公众号中找到“更多功能”，“新手入门”，点击“共享笔记和笔记本给朋友”
共享笔记本里有什么
我们可以以工作项目为单位在印象笔记中创建共享笔记本，即使不是企业版，也可以完成此项操作。印象笔记普通账户支持共享笔记本，高级账户支持所有成员修改笔记本里的笔记，操作笔记本的权限，由创建人进行自定义。
以工作项目为主体创建笔记本，将相关人员加进来，开通共享权限，大家就可以找到一个集中的信息存储场所，同时也是这个项目的中央指挥中心，所有的事情，几乎都可以在这个笔记本里完成。
一般情况下，以工作项目创建笔记本，可以包含以下几个内容：
1、清单
清单代表着协作成员之间的默契，无论我们是初次搭档还是合作很久，彼此以清单作为行为准则。在共享笔记本中建立行动清单，将能想到的事情提前想到前面，本身就是降低沟通信息量的方法。
对于重复进行的任务，我们还可以为行动清单设置模板，每次工作结束后，再对行动清单进行改进，清单可以不断完善。
2、参考资料
共享笔记本中保存一切和项目有关的文字、图片，信息，通知等资料，将信息尽可能收集全，所有的信息一目了然。
如果存储的文件过大，可以通过网盘共享链接的方式存在，印象笔记可以保存大多数的文字，文档，图片，对于过大的视频和大量的文件，可以考虑将他们保存在网盘里，然后再将链接保存在印象笔记的笔记本里。
虽然不是信息的最终存储地点，但却可以在印象笔记的笔记本中掌握所有参考资料的全貌。
如果是实物资料，也需要列出物料清单，这样让所有参与项目的人，都能在任何时候调取所有和项目有关的信息。
需要的东西随时都可以找到，也就大大降低了沟通的次数。
3、互动区
我在使用印象笔记共享笔记本的时候，有创建留言互动区的习惯，创建一个笔记本，大家有什么问题，可以直接写在留言区中，这其实也是邮件的一种形式，虽然没有邮件和微信的实时提醒功能，但当大家养成了在了解和本项目有关的问题就查找共享笔记本的习惯时，互动留言区自然会在打开笔记本的时候被看到。
可以规定留言区的格式，让大家的留言更清晰。
这些问题，会被所有的成员看到，增加沟通效率。
三种类型的共享笔记本
有三种类型的共享笔记本，在协同工作中可以帮助我们提高工作效率，将共享笔记本按照功能进行区分，可以降低信息的重复概率，使用更加高效。
1、工作流共享笔记本
工作流笔记本可以保存正在进行的任务，任务在尚未结束的时候，无论是行动清单还是参考资料都会频繁的被访问到，创建一个工作流笔记本，可以让所有的成员更加专注在当前任务上。
针对一些更小的任务，我们可以将任务资料合并到一个笔记本中，这个笔记本可以长期存在，定期清空。事情过小，我们会自然的将流程简化，觉得没有为这些小任务在单独创建笔记本，再进行共享，浪费时间。
有时候一个小的工作项目，只需要几条笔记就可以搞定了，我们可以单独创建一个日常工作任务ing的笔记本，解决这些小问题。
2、经验库共享笔记本
我们可以创建一个经验库共享笔记本，保存所有已经结束的任务资料。工作流笔记本如果长期有效，可以定期清空，保留笔记本。如果只是临时项目，可以将笔记本删除，减少笔记本的数量。
当一个项目结束后，我们可以将这个任务的笔记加标签，然后将他们转移到经验库笔记本中。
经验库，就是我们所有做过事情的轨迹，也可以叫做工作痕迹。
我们日常保存到 工作资料，本身就可以作为一种工作痕迹，保存在经验库中，作为日后的参考。经验库笔记本可以开放给所有人作为参考，可以在这里设置“只读”权限，在任务结束后，大家可以查看相关资料，但是不允许修改。（根据实际情况可以灵活运用）。
经验库是完成一个工作项目后，对项目资料的总结和归档，同时也可以作为后续任务的参考。所有的资料可以放在一个笔记本中，然后以标签来进行查询。
3、参考资料共享笔记本
这个笔记本可以保存所有和任务有关的参考资料，大家日常项目涉及的资料。日常的工作中，我们可以留意，哪些资料是工作中经常用到的，将这些信息统一进行存储，并且共享给相关人员，成员需要用的时候，可以随时查询，降低沟通成本。
参考资料共享笔记本可以先建立，然后随时进行补充，随着任务重复的次数越来越多，我们可以积累到的经验就越来越多。
应用案例
这是在7年前的一个应用案例，希望能对你有帮助。在我的印象笔记中，有一个经验库笔记本，保存着2013年《三人行》电子杂志从无到有的全过程，此杂志在完成15期后正式停刊，但在我的印象笔记中，149条笔记记录着4位编辑把一个电子杂志从无做到有的过程。
因为任务已经结束，不再更新，7年后的今天，这些资料统一保存在一个笔记本中。
15期杂志的资料以标签进行区分，点击每个标签，就可以进入到具体的一期杂志。每做一期杂志，大约需要十几条笔记，其实并不多。当然有一些笔记是经过后期合并的，最初的笔记可能更多一些。
我为每位编辑创建了3个共享笔记本，分别是工作流笔记本，经验库笔记本和参考资料笔记本，工作流笔记本开放所有成员的编辑权限，所有人可以编辑笔记本中的笔记，包括创建笔记，删除笔记，对笔记进行修改。
1、工作流笔记本
每个月月初，我会在笔记本中创建一条笔记，把大致的想法和大家说一下，然后大家分头工作，有问题也会随时在这个留言区进行留言。
收集的稿件也会直接保存在印象笔记中，没有Word格式，直接把文字和配图粘贴到印象笔记中，这样编辑在整理文章的时候可以节约很多时间。
在杂志处于编辑阶段的时候，这个笔记本保存了所有和这个项目有关的资料，行动清单，参考资料，以及各类沟通记录，甚至头脑风暴都是在笔记本里完成的，日常沟通的时候，几乎不使用邮件和QQ，电话当然没有。在印象笔记中创建笔记进行日常沟通，其实是另一种形式的邮件，但是减少了邮件发送和接受的环节，每位团队成员所处理的信息量并没有因为多了一个任务而增加。
2、经验库笔记本
做第一期杂志的时候并没有经验库笔记本，但是做第2期杂志的时候，第1期杂志已经结束了，这些资料放在共享笔记本中会对当前的工作造成很多信息的干扰，所以创建了第二个笔记本，保存所有已经结束的项目。
在转移笔记前，将零散的笔记进行合并，减少笔记的数量，没有用的删除掉。将杂志的电子版也保存在这个笔记本里。最后将所有的笔记加标签。例如第一期所有笔记都增加了 “01鹿鸣之春”标签。
添加完标签，将所有笔记转移到经验库笔记本。工作流笔记本就清空了，只保存第2期杂志的内容。
后面的工作一直这样有序进行，一年多的时间，团队成员就按照这种方式使用印象笔记进行协同工作，没有额外的会议，沟通，电话，微信，所有任务都在印象笔记里完成。
现在回顾一下，这些工作其实非常繁琐，信息量也比较大，比较杂，但是集中在一起，共享信息，处理起来就没这么复杂了。
3、参考资料
第三个笔记本是参考资料笔记本，保存在制作杂志中经常用到的笔记。刚开始的时候，经常用到的一些资料会保存在一个笔记里，任务结束的时候，也不会从工作流笔记本中清理走，一直保存在那里。后来参考资料变多了，一条笔记没有办法满足要求，就单独为参考资料建立笔记本，用到的时候可以随时调用。
在团队日常协同工作时，参考资料笔记本还可以保存一些工作任务模板，日常的FAQ，新人必读文件等，如果有新成员加入，仔细阅读一下参考资料笔记本，很多问题就自己解决了，这样也减少了不必要的沟通和信息流。
结语
当前，全国人民都在抗击新型肺炎，每个人待在家里，就是最大的贡献。但是该做的事情还是要做，写这篇文章其实也是想借这个契机，鼓励大家尝试一些新的协作方式。
文中的案例是2013年的，7年间，给我的体会是我们每个人面临的信息变得越来越多，这其实对每个人处理信息的能力提出了更高的要求。
在现在这个特殊时刻，对我们每个人来说都是一种新的考验，我们大可尝试一些新的方法和思路，解决新问题，抛开旧思路，换一种解决问题的方式，那些你认为棘手的问题，也许就不是问题了。
粉丝福利
由印象笔记特别支持的一个月高级账户作为粉丝福利，送给坚持把这篇文章读完的你。看着有份，拿走不谢。
The End
加入知识星球，与我深度交流
