我的 GTD 系统塞满过期任务，如何破局？

少数派Matrix · 公众号 · · 2017-05-19 20:10

正文

本文不涉及具体的工具技巧，更多的是通过分析问题根源，带领读者透过现象看到本质；
为了描述清晰、方便，本文对任务的表述方式为： task 代表 GTD 系统中的任务描述， @30min 代表这项任务预估完成时间在 30 分钟左右， @mac/iphone 等，代表执行这项任务所需要的工具（至于各位读者用什么标签名称来定义这些属性，各取所好即可）；

做 GTD 的时候，我们的系统中可能会出现越来越多的过期任务。GTD 不是应当帮助我们「搞定」任务，做到心如止水吗？怎么结果却背道而驰，让人压力山大呢？GTD 的疗效是不是过于夸大？如何破？

这应该是 GTDers 在做个人任务管理的时候会普遍遇到的问题。不紧张，通过一些分析，我们可以很快解决这个问题。

为了确保我们要谈到的，是真正意义上的任务而非信息，进入正文前，我需要做一个预设：读者是把 GTD 系统作为任务管理系统，而不是参考资料管理系统（本人是用omnifocus 搭建个人任务管理系统，用印象笔记搭建个人参考资料管理系统，泾渭分明。有些人用印象笔记实现了 GTD 任务管理，不过我认为任务管理和参考资料管理之间有巨大差异，即使在功能上实现了，也不代表这是一个好决策。专业工具做专业事）；或者读者也在通过 GTD 工具收集灵感、想法等，但是没有对其添加时间属性，因而不存在任务过期问题。

任务过期，大致由以下6种原因所致：

1. 对任务的描述不够清晰、准确。
这将导致在需要根据任务描述采取行动的时候，还要当场思考行动目标、所需资源等，加大执行任务的决策成本，从而导致该任务极容易被跳过，最终过期。

例如，我打算整理百度网盘资料。请比较下面两种任务描述：

task 1 : 整理百度网盘的资料；
task 2 : 从百度网盘中2017 春节的照片中选出 10 张，其他全部删除 @ 30 min 、 @ mac ；

按照第一种描述，极可能出现的情况是，我本打算整理照片，结果「自然而然」的就变为整理文档，或者变为调整网盘架构去了。
按照第二种描述，就变得非常清晰、容易执行：首先我需要有一段 30 分钟的连续时间，一旦这样的时间空档出现，我也在 mac 面前，我就开始执行。任务的目标非常清楚，只整理春节照片，这能确保不会跑题。

通过这个案例，我们可以得出一个极简单却极为有用的原则：撰写任务描述的时候，请一定参照目标管理中的smart 原则：

S 代表具体( Specific )，指任务描述不能笼统；
M 代表可度量( Measurable )，指任务预期目标可量化或行为化；
A 代表可实现( Attainable )，指任务在付出努力情况下可以实现，避免设立过高或过低目标；
R 代表相关性( Relevant ），指任务与其所属项目目标关联；
T 代表有时限( Time-bound )，注重完成任务的时间期限。

千万不要小看任务撰写，这实际上是把预期目标达成后的场景具体化的一种重要方式。大卫·艾伦在《搞定》中也多次谈到想象目标达成的场景，让其可视化的重要性。

Tip 1：以 smart 原则撰写任务描述；

2. 日程安排过于紧凑，导致时间管理缺乏弹性。
这将导致无法应对每天都有的突发事件，从而造成既定安排无法完成；

很多人开始实行 GTD 后，能迅速感受到益处。因而，非常期待通过 GTD 尽可能多的“搞定”任务，把能想到的可能任务都插入日程表，恨不得一天做完所有事情。

如果你看到自己的日程表挤得水泄不通的时候，需要引起警觉。

Tip 2：建立张弛有度的日程表。

3. 低估完成一件事情所需要的时间。
如果没有为任务分配明确的预计时间，这种情况是极有可能出现的。即便为任务分配了预计时间，也可能发现完成任务的实际时间往往超过预估时间。因为人的注意力、精力、体力等的变化都不是线性的，这会带来任务执行中的不确定性。而且通常我们预估的任务完成时间都是建立在理想无干扰情况下的。

例如，我预计用半小时完成一份项目计划书的修订，而我现在确实也有半个小时。这就一定能保证我可以按时完成任务吗？很不幸的是，今天感冒了，头痛的厉害，集中精力有困难，再给我半小时恐怕才能完成。

Tip 3：为需要完成的任务多分配一些「额外时间」。

4. 误把项目当「下一步行动」进行管理。
通过管理「下一步行动」，推动项目不断前进，达成项目目标，这是 GTD 的精髓。
如果一项任务需要通过多个行动步骤才能完成，而 GTD 系统中却没有与此任务相关的下一步行动描述，这个任务通常很难推进、完成，最终沦为过期任务。

例如：我要给准备出生的孩子起名字。
我可以添加一项任务，叫「给孩子起名字」。但是这种不系统的方式带来的结局可能就是：自己想了几个名字，感觉不甚理想，却不知道该怎么突破，导致任务悬而未决，最终沦为过期任务。
但是如果意识到起名字这事实际上是一个项目，需要通过一系列连续动作才能完成，那就好办了。这些系列动作可能包括（每个人起名字的方式不一样，导致动作分解也不一样）：

从论语中罗列出 50 个比较好的单字；
确定起名字的原则：品格期望 / 人生成就期望；
通过组合单字，得出 10 个备用名字；
和家人商量敲定正式名字；

… …
显然，起名字的「下一步行动」是先从论语中挑选出 50 个好的单字；这比「为孩子起名字」这个任务更加清晰、容易执行与评估多了。自然也不容易成为过期任务。

Tip 4：准确识别何为项目，从中力畜准确的「下一步行动」。

5. 没有充分利用任务切换产生的碎片时间。
这将导致一些不大不小但是也应当要做的事情没有做完。

例如有一项任务

task：发邮件通知所有部组经理明天 9:00 参加管理培训；
@ 5 min ；
@ iPhone ；

今天可能因为连轴转，导致没有功夫思考和关注这件事情。事情其实挺容易，2分钟就可以做完。可是不做的后果很严重：我的这个环节是公司整个培训项目的「下一步行动」，如果我的这步没有执行到位，将严重影响接下来的所有部门的工作安排。
如果我们对「下一步行动」都赋予了相应的「预估完成时间」与「完成工具」标签，那就好办了。
一旦我处于空闲状态，第一件事情就是评估当前自己有多少时间可以使用（这点很重要，越是高级管理人员，属于自己的时间越少，不过在任务与任务的切换过程中，总是有那么一些空档），然后查找自己的 GTD 系统，调出与这个时间空档、完成工具匹配的任务，然后 just do it !

Tip 5：通过标签为任务赋予执行所需的核心要素，如所需时间、所需工具、场合等；

6. 缺乏意愿，动力不足；
通常来讲，能熟练使用 GTD 的人，其任务系统中是不可能存在一些自己做不到的任务。因为那些做不到的任务总是会被不断分解，最终从分解出的一系列行动中找出可以被当前的自己“搞定”的下一步行动。
既然如此，那为什么有可执行的任务摆在面前，还是完不成，导致过期呢？
这不是技术与能力问题，是意愿问题。

所谓执行力，其实很重要的一点就是行动的意愿。意愿大于能力！意愿与个人的中长期愿景、认同感等密切相关，不在此做过多阐述。

Tip 6：关注过期任务所属的项目、对应的角色下的目标、愿景是否足够清晰有吸引力。

解决这6点，你将真正开始感受到 GTD 带来的腾挪闪躲皆灵巧自如、心如止水的感觉，任务过期带来的红点点压力也会自然而然的消失。不过也当允许自己的系统中偶尔出现过期任务，只要能及时做相应处理就好。因为有时候，完成任务所需的环境、条件发生了变化，导致之前的任务变得不可执行或者需要往后推迟。这种情况往往是不可控的，不必吹毛求疵。例如，预计今天晚上跑步，结果天公不作美，晚上暴雨如注。这种情况直接推迟或划掉就可以了。

最后的建议做 GTD 需要时间与实践，但是在开始实施前，最好确保自己已经完整读过大卫·艾伦的《搞定》一书。相信我，比起读一篇介绍 GTD 的文章，老老实实读原著你将受益无穷。在实施 GTD 一段时间后，再老老实实的读至少一遍原著，你将真正明白作者在讲什么。