对于记录受控的一些看法

作者： stbotman 来源：蒲公英

纸质记录 对空白记录的发放进行控制 。

记录如何受控。有人提出有专人管理就受控了。专人管理还得看管的怎么样效果如何，有专人管理不等于受控。也有人提出记录上有章有页码就受控了。一个章复印社10块钱就能做一个，卡码机淘宝上也就50块钱。这些都是受控的必要工作，但只做到这些不等于记录就受控了。就像我们把鱼香肉丝的材料都放在一起，不等于这就是鱼香肉丝。

受控最好的地方是哪，是监狱对犯人的控制。参考监狱是怎么管理的犯人的。

当然本人没进过监狱，但没吃过猪肉还没见过猪跑。从影视作品中可以大体上得到这样的流程。警察把犯人送到监狱，监狱接收记录犯人情况，给予犯人编号，将犯人送至牢房，日常对犯人进行监管保证犯人在该在的地方如操场监房，刑期满后释放犯人。

把犯人换成记录，总结一下。

记录要发给谁；发多少份；记录要具有唯一性标示；记录的日常使用情况；对记录进行归档。

根据FDA建议，可酌情发放编好号的一套空白表格，并应在所有已发放的表格完成后核对。不完整或错误的表格应作为永久记录的一部分留存，并附有替换书面说明。

大部分企业都是采用这种方式来发放记录。

记录要发给谁： 文件管理人员如何得知记录要发给谁。记录的原则就是谁做谁记录。因为记录是事先发放的，发的时候可能不清楚是谁做。这就分两种情况有明确的接收人和没有明确的接收人。

有明确的接收人： 根据企业的组织结构得知。如某岗位只有一个人，那记录直接给这个人。某设备的负责人，该设备的记录就发给这个人。或是接收人提出领用记录的申请。

没有明确的接收人： 这种情况可以发给基层管理人员，如组长岗长。有的记录是以组为单位来写的。比如有的班组清洁工作是按值日表来做的。也有不明确这个工作是谁在做，比如有的岗位是倒班的，记录人不明确。有多个人在做同一个检测项目，事先也不会知道该项目是谁做。

发多少份： 发的少了，领用记录间隔太短，造成频繁领用记录，导致效率低下。发的多了，造成浪费。而且发的数量差的多了，显得企业工作缺乏计划性。如何得知记录的份数。

根据生产计划：