作者:
stbotman
来源:蒲公英
纸质记录 对空白记录的发放进行控制
。
记录如何受控。有人提出有专人管理就受控了。专人管理还得看管的怎么样效果如何,有专人管理不等于受控。也有人提出记录上有章有页码就受控了。一个章复印社10块钱就能做一个,卡码机淘宝上也就50块钱。这些都是受控的必要工作,但只做到这些不等于记录就受控了。就像我们把鱼香肉丝的材料都放在一起,不等于这就是鱼香肉丝。
受控最好的地方是哪,是监狱对犯人的控制。参考监狱是怎么管理的犯人的。
当然本人没进过监狱,但没吃过猪肉还没见过猪跑。从影视作品中可以大体上得到这样的流程。警察把犯人送到监狱,监狱接收记录犯人情况,给予犯人编号,将犯人送至牢房,日常对犯人进行监管保证犯人在该在的地方如操场监房,刑期满后释放犯人。
把犯人换成记录,总结一下。
记录要发给谁;发多少份;记录要具有唯一性标示;记录的日常使用情况;对记录进行归档。
根据FDA建议,可酌情发放编好号的一套空白表格,并应在所有已发放的表格完成后核对。不完整或错误的表格应作为永久记录的一部分留存,并附有替换书面说明。
大部分企业都是采用这种方式来发放记录。
记录要发给谁:
文件管理人员如何得知记录要发给谁。记录的原则就是谁做谁记录。因为记录是事先发放的,发的时候可能不清楚是谁做。这就分两种情况有明确的接收人和没有明确的接收人。
有明确的接收人:
根据企业的组织结构得知。如某岗位只有一个人,那记录直接给这个人。某设备的负责人,该设备的记录就发给这个人。或是接收人提出领用记录的申请。
没有明确的接收人:
这种情况可以发给基层管理人员,如组长岗长。有的记录是以组为单位来写的。比如有的班组清洁工作是按值日表来做的。也有不明确这个工作是谁在做,比如有的岗位是倒班的,记录人不明确。有多个人在做同一个检测项目,事先也不会知道该项目是谁做。
发多少份:
发的少了,领用记录间隔太短,造成频繁领用记录,导致效率低下。发的多了,造成浪费。而且发的数量差的多了,显得企业工作缺乏计划性。如何得知记录的份数。
根据生产计划: