这个故事，我每年都会重读一遍

曹将 · 公众号 · PPT · 2021-06-03 20:01

正文

有一个故事，我每年都会重温一遍，叫做《九段秘书工作法》。

假设你是一位秘书，老板让你准备一场会议，你会怎么做？

我们来看看不同段位的秘书的做法：

从这个故事里我们可以回答一个问题： 高段位和低段位的工作者，做事的差异到底在哪里？

对于大多数职场人来说，接到一个任务，按领导字面上说的去做，似乎没有什么问题。

但是，高段位的人会想得更多：这件事的目的是什么？

比如开会，开会的目的是让一群特定的人能够形成某种共识，并在之后采取某种行动，取得某种结果。

理解了这层目的，开会的准备才不会仅仅是「发个通知」「准备个会议室」而已，才会有更高段位的「定责任」，并跟进完成情况。

从目的出发，我们才能够真正的解决问题。

——这带给我们一个启发： 在接到任何任务时，问一句，「这件事的目的是什么」。

↑ 目的是什么

同样一件事，有的人做就是漏洞百出，有的人做就是完美无缺。他们的差别就是能不能想得更多、考虑更细。

很多时候我们做事情，最喜欢说的就是「差不多就行了」。但是高段位的人会做好检查，保证自己出品的内容达到高质量的要求。

回到秘书这个例子，高段位的人就会确保三个核心环节万无一失：

· 人能不能来齐？ 发通知之后，再打电话确认参会，保证每个人被及时通知到；提前 30 分钟再次提醒与会者参会。

· 设备是不是没问题？ 测试投影、电脑等工具有无问题。

· 责任是否清晰？ 将会议上确定的各项任务，落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，保证大家都知道接下来什么时候要做什么。

这三件事，其实是达成目标的关键动作。虽然说每个细节都重要，但关键动作决定了最终的成败：

· 人来齐了才能保证都知道。

· 设备没问题才能保证信息传递成功。

· 有共识有行动计划才能保证会议目标达成。

基于关键动作进行精力分配，这才是时间管理的精髓。

——这带给我们另一个启发： 在开始做一件事时，找到完成这件事的关键动作有哪几个。

↑ 找到关键动作

什么叫往前？一个核心就是要有后备。在人力资源里有个概念叫做梯队，指的是有一个人能胜任你的岗位，这样你才能去更高的位置。否则你就只能在这个位置，因为没人能做好你的事。

↑ 梯队

要赋能后备，有的是通过培训，还有一个方法就是把工作流程化。然后等到对方要做的时候，直接给到他一个表单：你看，照着这个做就行了。

这就是最高段位秘书的做法：把上述过程做成标准化的“会议流程”，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于个人的会议服务模式。

那到底哪些内容要流程化？用一个词来说最简单：事不过三。如果一件事做了三次以上，那么就要考虑标准化了。否则，每次都重新开始，你累，下属累，而且你还很难往更高的位置走。

——这带给我们第三个启发： 事情做完了并不意味着工作结束，如果它经常发生，那么就把它流程化。

总之，高段位的人，看问题不会只看问题，他们会看到问题背后的问题，也就是目的；他们会看到问题里面的问题，也就是问题的关键破局点；他们会看到如何不让问题成为问题，也就是让事情流程化。

于是，在解决问题的同时，也完成了自我的迭代升级。