HR注意！你和员工的聊天记录可能变成仲裁证据… ｜薪问薪答

薪人薪事企小薪 · 公众号 · 职场 · 2021-03-29 11:09

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来源：HR便利店（ID：HRstore-51）

案例分享

陈女士19年4月到郑州市二七区一家公司上班，签了一年的合约，然而同年9月26日，公司通过微信通知员工，公司资金链出现断裂，无法继续经营，宣布停止运营，工资延期发放后。

陈女士起诉到法院，要求公司发放拖欠工资及违法解除劳动合同经济补偿金。当时，陈女士提交的证据中，除了常规的劳动人事争议仲裁委员会不予受理通知书、劳工合同等，还包括一份微信记录。

最终，郑州市二七区人民法院认为这些具备证据的真实性、合法性、关联性，予以采信。20年4月初，法院一审判决公司支付陈女士工资3000元、经济补偿金3456.04元。

随着科技的进步，智能手机的普及，诸如微信等电子平台已经成为许多人生活、工作中重要的通讯和支付工具，也让电子数据记录有了变成“呈堂证供”的可能性。

2012年修改的《中华人民共和国民事诉讼法》、《最高人民法院关于适用〈中华人民共和国民事诉讼法〉的解释》把微信等网上聊天记录、手机短信等形成或者存储在电子介质中的信息归类为“电子数据”这种证据种类。

2019年12月26日，最高人民法院发布了新修正的《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》，该规定也将自2020年5月1日起施行。

这就意味着，自20年5月1日起，上述电子数据均可以正式作为打官司的证据！

在职场中，聊天记录对HR有多重要？

要知道，在劳动争议案件中用人单位通常要承担大部分的举证责任。因为举证不利直接导致的败诉案例实在是太多，到时候HR难免又要站出来背锅。

了解微信微博取证的一些基本原则，在预防劳动争议风险方面，HR除了在发微信微博、邮件前要再三检查，不给别人留下负面的证据外，自己在平时和员工沟通时也要注意及时保留证据：

1、微信聊天记录作为证据要符合「合法性、真实性、关联性」的「三性」特征。即微信聊天记录要依法取得、来源合法；所表达的事实或内容真实；与待证事实密切相关。

2、与案件事实有关的内容不得选择性提供：微信聊天记录应当完整地反映对话过程，与案件事实有关的内容不得选择性提供，法庭可以要求补充提供指定期间内的完整对话记录。

需要注意的是：如果故意选择性提供对话记录内容，将承担相应的法律后果。

3、注意保留微信聊天记录中对方身份的证据：可以采取对方的认证资料、手机号码锁定、通过聊天细节、微信头像、微信相册、朋友圈等方式确认，必要时也可以请求腾讯公司协助调查。

4、所有证据及时固定，善于利用微信收藏：所有证据都尽可能在第一时间固定保存，避免对方撤回、删改等。对于图片、视频等有保存期限的格式，应注意及时下载或收藏，避免证据灭失而无法举证。

5、微信语音内容应当尽量清晰、准确，双方就所谈论的问题及表态均有明示。尽量搜集除了微信语音之外，其他的相关证据来佐证。理由是微信语音具有难辨识性，准备好其他相关的佐证更为保险。

除了微信聊天记录外，电子合同的签订，同样具有法律效力：

20年3月10日，人社部正式发文，认可了以电子形式订立的书面劳动合同。以后用人单位与劳动者协商一致，就可以采用电子形式订立书面合同。

HR在与劳动者签订电子合同时也需注意：

1、要有用人单位与劳动者体现协商一致同意电子合同的证据，企业可以在电子合同文本里注明经企业与员工协商一致采用电子劳动合同的形式之类的表述。

2、选择规范的第三方平台，目前做电子签业务的平台非常多，HR可以多考察一些供应商后慎重选择。

3、要确保签字的真实性。企业可以要求劳动者在签字时进行视频录制等形式，同时保存好相关材料。

4、做好签订的电子劳动合同的材料备份，避免因平台问题而带来的数据丢失的风险。

HR使用微信、电子合同等电子工具，一定要注意上述问题的处理！这样，才能在劳资纠纷中保证自己不会成为背锅侠！

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