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流程审计对象

邀请招标采购业务管理

审计意见书编号

2016001

受审计部门/单位

公司物资采管部

内部审计员

XXX

日期

2016 年5月10日

流程审计发现事实描述：

1 、审计事项： 公司物资邀请招标采购管理制度建设充分性审计

2 、审计发现： 发现公司物资邀请招标采购管理制度存在以下漏洞和缺失。

⑴“采购计划”环节前缺失“需用计划”和““市场行情摸底”环节及对应的“责任部门、责任岗位、工作任务、工作记录、工作标准和工作方法”方面的明确规定；

⑵“采购计划”环节缺失“责任岗位、工作记录、工作方法”；

⑶“确定招标方案”环节缺失“责任岗位、工作记录”

⑷“确定招标方案”环节后缺失 ““招标方案评审”环节及对应的“责任部门、责任岗位、工作任务、工作记录、工作标准和工作方法”方面的明确规定；

⑸“确定投标单位”环节缺失“责任部门、责任岗位、工作记录”；

⑹ “编制招标书”环节缺失“责任岗位、工作记录”；

⑺ “编制招标书”后缺失“招标书评审”环节及对应的“责任部门、责任岗位、工作任务、工作记录、工作标准和工作方法”方面的明确规定；

⑻ “ 发标书 ” 环节缺失 “责任岗位、工作记录、工作标准、工作方法”；

⑼ “ 回标 ” 环节缺失 “责任岗位、工作记录、工作方法”；

⑽ “ 开标 ” 环节缺失 “责任岗位、工作记录”；

⑾ “ 发中标通知书 ” 环节缺失 “责任岗位、工作记录、工作方法”；

⑿ “签订采购合同”环节缺失 “责任岗位、工作记录、工作方法”；

⒀“签订采购合同”环节后，制度中依次缺失 “合同备案交底、业务就整理归档、业务过程台账登记、统计报告、业务督导、绩效考核、风险评审、检查监控和责任追究”九个环节及对应的“责任部门、责任岗位、工作任务、工作记录、工作标准和工作方法”方面的明确规定；

3 、受审计方业务经办人确认意见： 制度的以上漏洞和缺失属实

流程审计员：张红    流程审计小组组长：李明   业务经办人确认：张美

发现类型

□管理亮点        ■不合格      □待定项

审计依据

■业务管理制度        □业务过程原始记录

处置建议

□进行总结，在公司更大业务范围推广   ■对不合格项进行分析与整改

不合格发现事实分析与处置

不合格类型

■体系性不合格   □实施性不合格  □效果性不合格

不合格

原因分析

■业务认知不够；□制度不适宜原因导致；□制度学习了解不够；□人员工作技能方法掌握不够；□业务绩效激励无针对性；□业务外部市场环境等方面不可控原因导致；■经办人员陈述的其他原因： 采购管理部门单独成立不到半年，制度建设水平比较低。

整改措施

□实施纠正   □采取纠正措施   ■采取预防措施   □实施问责

审计意见类型

■ 审计建议书        □审计决定书

整改完成期限

□15天        □30天 ■ 60 天

审计建议/决定内容：

对公司物资邀请招标采购管理制度进行完善，补充明确以下制度内容。

⑴“采购计划”环节前增加“需用计划”和““市场行情摸底”环节及对应的“责任部门、责任岗位、工作任务、工作记录、工作标准和工作方法”方面的明确规定；

⑵“采购计划”环节明确“责任岗位、工作记录、工作方法”；

⑶“确定招标方案”环节明确“责任岗位、工作记录”

⑷“确定招标方案”环节后明确 ““招标方案评审”环节及对应的“责任部门、责任岗位、工作任务、工作记录、工作标准和工作方法”方面的明确规定；

⑸“确定投标单位”环节明确“责任部门、责任岗位、工作记录”；

⑹ “编制招标书”环节明确“责任岗位、工作记录”；

⑺ “编制招标书”后增加“招标书评审”环节及对应的“责任部门、责任岗位、工作任务、工作记录、工作标准和工作方法”方面的明确规定；

⑻ “ 发标书 ” 环节 明确 “责任岗位、工作记录、工作标准、工作方法”；

⑼ “ 回标 ” 环节 明确 “责任岗位、工作记录、工作方法”；

⑽ “ 开标 ” 环节 明确 “责任岗位、工作记录”；

⑾ “ 发中标通知书 ” 环节 明确 “责任岗位、工作记录、工作方法”；

⑿ “签订采购合同”环节 明确 “责任岗位、工作记录、工作方法”；

⒀“签订采购合同”环节后，制度中依次 增加“合同备案交底、业务就整理归档、业务过程台账登记、统计报告、业务督导、绩效考核、风险评审、检查监控和责任追究”九个环节及对应的“责任部门、责任岗位、工作任务、工作记录、工作标准和工作方法”方面的明确规定；

流程审计员：张红

日  期：2016年 5月 12日

业务管理负责人确认：陈非

日  期：2016年5月13 日

流程审计领导小组成员会签:XXX  XXX   XXX  XXX  XXX

流程审计对象

公司邀请招标采购业务管理

发现报告编号

2016002

受审计部门/单位

物资部

流程审计员

XXX

日期

2016 年5月10日

流程审计发现事实描述：

1 、检查事项：抽取业务样本--大美公司2015 年12月26 日的2016年度办公室饮用水供应采购招标业务事项业务执行过程符合性审计。

2 、检查结论：审计该业务样本的行为过程，发现以下方面违反公司采购制度。

⑴“采购计划”环节，实际责任部门不符合制度规定责任部门“物资部”，实际工作任务不符合:未“向公司招投标委员会常务组长提交采购计划”；

⑵“采购方式选择”环节，实际责任部门不符合制度规定责任部门“物资部”，实际达到的工作标准不符合制度规定的：“合理；确保购买到合理低价、最优性价比的材料”和“招投标委员会最终确定最佳招标方案”；实际采用的工作方法不符合制度规定的：“ 经公司招投标委员会讨论定最佳招标方案 ”；

⑶ “编制招标书”环节，实际责任部门不符合制度规定责任部门“物资部”；

⑷“发标书”环节，实际责任部门不符合制度规定责任部门“物资部”；

⑸“回标”环节，实际责任部门不符合制度规定责任部门“物资部”；

⑹“开标”环节，实际责任部门不符合制度规定责任部门“公司招投标委员会”；实际达到的工作标准不符合制度规定的：“ 开标评标由物资部安排专人记录，开标记录由招投标委员会进行会签”。

⑺“发中标通知书”环节， 实际责任部门不符合制度规定责任部门“物资部”；实际达到的工作标准不符合制度规定的：“ 同时向未中标单位解释未中标原因 ”。

⑻ “签订合同”环节，实际责任部门不符合制度规定责任部门“物资部”；

3 、受审计方业务经办人确认意见： 该业务事项执行过程不符合上面的制度要求属实

流程审计员 ：张红 流程审计小组组长 ：李明 业务经办人确认： 张雷

发现类型

□管理亮点        ■不合格      □待定项

审计依据

□业务管理制度        ■业务过程原始记录

处置建议

□进行总结，在公司更大业务范围推广 ■对不合格项进行分析与整改

不合格发现事实分析与处置

不合格类型

□体系性不合格   ■实施性不合格  □效果性不合格

不合格

原因分析

□业务认知不够；■制度不适宜原因导致；■制度学习了解不够；□人员工作技能方法掌握不够；□业务绩效激励无针对性；□业务外部市场环境等方面不可控原因导致；□经办人员陈述的其他原因：

整改措施

□实施纠正   ■采取纠正措施   □采取预防措施   ■实施问责

审计意见类型

■ 审计建议书 ■ 审计决定书

整改完成期限

□15天 ■ 30 天        □ 天

审计建议/决定内容：

一、审计建议：针对“采购计划”环节，实际责任部门不符合制度规定责任部门“物资部”，实际工作任务不符合:未“向公司招投标委员会常务组长提交采购计划”；------属于制度规定的责任部门为“物资部”不适宜，建议按照实际修改责任部门；

二、审计建议：针对“采购方式选择”环节，实际达到的工作标准不符合制度规定的：“合理；确保购买到合理低价、最优性价比的材料”和“招投标委员会最终确定最佳招标方案”； ----------属于制度规定的工作标准抽象，不具体，因此不适宜，建议进行修改；

三、审计决定：针对⑵“采购方式选择”环节，实际责任部门不符合制度规定责任部门“物资部”和实际采用的工作方法不符合制度规定的：“ 经公司招投标委员会讨论定最佳招标方案 ”； ⑶ “编制招标书”环节，实际责任部门不符合制度规定责任部门“物资部”；⑷“发标书”环节，实际责任部门不符合制度规定责任部门“物资部”；⑸“回标”环节，实际责任部门不符合制度规定责任部门“物资部”；⑹“开标”环节，实际责任部门不符合制度规定责任部门“公司招投标委员会”；实际达到的工作标准不符合制度规定的：“ 开标评标由物资部安排专人记录，开标记录由招投标委员会进行会签”。⑺“发中标通知书”环节， 实际责任部门不符合制度规定责任部门“物资部”；实际达到的工作标准不符合制度规定的：“ 同时向未中标单位解释未中标原因 ”。 ⑻ “签订合同”环节，实际责任部门不符合制度规定责任部门“物资部”；----均属于违反制度规定的行为，鉴如此，宜对责任人员启动问责程序。

流程审计员：张红

日  期：2016年 5月 12日

业务管理负责人确认：陈非

日  期：2016年5月13日

流程审计领导小组成员会签:xxx  xxx  xxx  xxx   xxx