优秀法务需要养成哪些工作习惯？

以下文章转载于微信公众号：见我，作者：踢米尼。

某一天，突然收到一封来自regional head的邮件，大意是问，去年销售在市场上发现了一个知识产权侵权案件，为什么到现在法务部没有采取行动。

看到这个我真是全身一震：难道我大意到这种程度，这么重要的一件事忘记处理了？如果是真的，那可就该斩立决了。

立刻火速去翻邮件，好在翻出了几封往来，大致回忆起了故事全貌：

一年前，一位销售发邮件给我，说在某地拜访客户时，听说一个竞争对手在抄袭我们的产品，并打算用这仿冒品去客户那投标。

于是我回邮件问了一堆问题：哪个竞争对手？是我们的前员工吗？他们是窃取了我们的商业秘密还是直接抄袭了我们的专利？产品价格多少？可以通过渠道购买？对方已经销售了多少……

销售一问三不知。

没办法，我先给销售打了电话，又和他老板打了电话。从电话里我得知，这事完全只是听说，并没任何证据。他们相信对方就算是打算仿造，也需要一年半载反向工程。于是我就叮嘱他们密切关注对手举动，侵权产品一旦生产出来，马上通知法务部，我们安排取证工作。

这事如果我只打了电话，这会儿大老板问，我可就讲不清楚了。

好在我打完电话后，又给销售和他老板追发了一封邮件，三言两语说了电话里讨论的结果， 并且提醒他们密切关注之后对手的动作。

翻出这些邮件，回复大老板邮件我就有底气多了，把这个来龙去脉解释了一下，附上了当时的邮件。

结果你猜怎么着？大老板说，就是那个糊涂的销售说跟他说，是法务部没处理这事。这邮件打脸打的……

法务工作中这种情况数不胜数。我 们说过的话可能被曲解，没说过的话可能被“创造”，为了“保命”，任何法律意见、任何动作都尽量留痕，千万不要相信当下的口头协议，也不要相信自己的记性。

如果你在一个公司做法务足够久，一定会发现，太阳底下无新事，来来回回就是那些事：这事能干不？帮我搞个合同撒，又有员工调皮了，又该办理工商变更了，供应商质量又出问题了，客户又要扣款了……

这些事第一次处理可能需要花点时间，费点力气。第二次就轻车熟路了，第三次又会再有章法一些。等到足够多次了，建立起自己的知识库了，10分钟搞完一个合同也不是不可能，让秘书一次性搞完20家公司营业执照变更也不是不可能。

拿合同来说。

坦率说，做法务这么多年，我越来越不爱搞合同了，太琐细、太费工夫，反馈周期又太长。然而，如果真的有什么重大项目或者谈判，我还是能又快又好地做出一个经得起时间检验的合同。因为啥？因为积累。既有经验的积累，也有技能和知识库的积累。

在还需要大量审合同的日子里，经常没日没夜地审合同，尤其是客户拿来的合同模板。多数客户版本的合同都很霸道，一边审一边咬牙切齿。然而，总有那么一小撮客户，他的合同让你赞不绝口，就像读了一首优美的诗歌，就像看了一本精彩的侦探小说：“我怎么就没想到！竟然还可以这么表述！”

每每此刻，我就会赶紧把那些或机智或优美的段落摘抄下来，尤其是英文合同。

给你看一些被我“偷师”过的文本：

这是10年前我审的合同。看到这一段的时候，我首先是：什么，合同“定义”部分竟然这么细，还需要定义“知识产权”？再看，哎，这个知识产权的定义很广，连confidential process， registered design都算进来了，让我写我肯定想不到这么全。

再后来，觉得这一段的语法、组织也很精炼优美，哪怕作为法律英语的学习范例也很优秀，于是赶紧建了一个文档，给存了起来。

几年后谈一个License 项目，直接用了这个定义，谈判对方律师大呼小叫：你这个定义也太宽泛了吧！

我把你的反应当奉承了。这个合同的定义部分，我深知又对前一个条款中的know-how做了详细但不穷尽的列举，对方律师全程气哼哼的。搞合同搞到这么有成就感，还真的印象深刻。

再来一个，不可抗力条款我们平时都很熟了，起草合同直接套用范本，审核合同基本一秒钟略过。但是我看到这一条的时候雷达又“吧嗒”启动了：

An event of Force Majeure does not affect the obligation to pay money in a timely manner which matured prior to the occurrence of that event.

哎，在多数合同中，我们默认受不可抗力影响的应该是交付产品或服务的一方，可是有没有想过付款义务方有一天主张不可抗力来免除或暂缓付款义务呢？在极端情况下，如战争、疫情发生，客户以不可抗力为由不付款或不及时付款怎么办？且不说这个条款能不能解决这个问题，这个条款对我最大的意义是使我意识到我们的合同里是有没考虑的“盲区”的。

当然，这里面的用词也很好啊，"matured", "prior to the occurrence"，记下来记下来，背下来背下来。一个没出国读过书的人，法律英语学习这样无痛且有效。

就这样日积月累，我有了很多“库存”。后来，我花大力气整了一版我们公司中国各家legal entity都适用的通用采购合同，里面就吸收了很多优质内容。

之后每每跟供应商发生纠纷，我问采购同事的第一件事就是：“签的是我搞的采购合同模板吗？”只要答案是肯定的，我就如释重负：“那就问题不大”。 这种因为积累带来的优质文本，又因为优质文本在很久之后持续受益的场景，又是一个为数不多的因为合同而产生成就感的时刻。

多说一嘴，同样是采购合同，虽然多数时候供应商同意用我们的标准版本，但总有一些供应商有主见，要对这些条款那些条款提点意见。又或者，当供应商处于独家供应时，我们不得不接受他们的合同模板。这个时候，如果每个合同都让法务一一来审核，工作量太大。

于是我们就想了个主意：一定金额以下，比如10万，采购同事比对这样的表格（checklist）来自己审核：

这招很好使，省力气也没太大风险。一份1万的合同，和1000万的合同，有时候我们花的力气并不会差太大，那为什么不保大放小呢？

平时“存钢镚”的行为可以用在很多方面，比如员工手册。

虽说多数公司的员工手册大同小异，但在关键部分尤其是纪律处分部分还是非常见功力的，对公司日常管理影响也很大。正是因为这样，平时群聊里如果有人分享员工手册，我就会攒起来。等到我自己要更新员工手册时，我就打开这些存货，取各家所长，尽量让违纪部分更周全、细密。

除了“攒”文本，我还“攒”案例。

比如，员工手册纪律处分部分规定，员工未经允许，不得以任何方式向第三方泄露属于公司的机密信息。好了，有一次发现有个员工，在未经授权情况下，将机密文件发送至自己私人邮箱。这属于违纪吗？根据现有员工手册肯定不算，打起官司多半要输。没办法，咬牙切齿记下这个案例，下次修订员工手册时，补上这个漏洞：“员工未经允许，不得以任何方式泄露属于公司的机密信息。向组织外的任何渠道、对象发送、存储，均视为泄露。”是不是又补了一个洞？

我这还不算知识管理做得到位的，法务群里一位广州的群友，她把做过的很多重复事务都整理成了手册，比如公司工商变更。一般哪些情况下需要变更，内部需要走哪些流程，内部谁谁谁发起，谁谁谁签什么文件，谁谁谁取递交跑腿，外部要去哪些部门，递交哪些资料，如果资料不合格怎么办……就这一件事，她就准备了整本手册。有了手册，她就不需要每次指导行政，只要让她照着手册执行就好了。

大家都想看她的成果，于是她勉为其难地发了手册目录在群里，真的太细致了，以至于另外一位群友大叫：“你总结得这么细，谁都能干了，不担心自己被替代了吗？”

我在这头哈哈大笑—— 这么优秀的法务永远没法被替代。

当然了，每个人的工作内容、精力重点不同，我就开个头，重要的是用这个思路建立完全属于你自己的知识库。