凯腾律师事务所（Katten Muchin Rosenman），一家在1974年成立于美国芝加哥的律所，经过半个世纪的发展，如今已成了在全球范围内拥有十多个办事处、近700名律师的美国Top100级别的一流大所。
根据《美国律师》5月23日报道，凯腾律所2023年全年收入7.817亿美元（约合人民币55.08亿元[1]），较2022年增长5.2%，位列全美第66名；净利润为2.663亿美元（约合人民币18.77亿元），较上一年增长11.1%；权益合伙人人均利润（PPEP）为221.9万美元，比上一年增长9.2%；律师人均收入（RPL）为114.6万美元，比上一年增长3.3%。
和绝大多数美国大所一样，凯腾营收和利润增长得益于计费费率的上涨以及业务市场需求的提振；但除此之外，
凯腾亮眼的财务成绩单还离不开一大法宝——费用管理（Expense Management）。
“我们最满意的可能是我们的管理方式。”谈及律所去年的业绩表现，凯腾律所首席执行官诺亚·海勒（Noah Heller）说道。
他表示，自从疫情结束律师们返回办公室以来，由于通货膨胀，律所的费用支出一直难以评估。
“从我们的角度来看，净利润增长超过10%，权益合伙人平均利润增长达到这个水平（9.2%），这是我们加强费用管理的结果。”
诺亚说道，
“这显然是律师事务所领导层需要做的最重要的事情之一。”
去年8月，由于部分业务的需求下降，
凯腾裁掉了“少量律师和业务专业人员”
，并将部分律师助理的入职时间推迟到今年2月1日。凯腾律所称，此次裁员将影响不到5%的律师和员工。
裁员结束后，凯腾很快就看到了这一举措带来的财务效益，但海勒表示，“员工人数重新平衡”所带来的“全部收益”将在2024年显现。
海勒称，律所在今年年初上调了律师助理的基础薪资，这就要求领导层必须确保资源和工作之间的正确平衡。
“每一位律师都是宝贵的，我们有责任让他们忙起来……并学习专业知识，让他们能够继续为客户服务。”
海勒说道，凯腾领导层在平衡律师的工作分配时，首先考虑的是为员工提供培训和发展的机会。
除了裁员外，凯腾降低费用开支的另一大落脚点，是律所办公空间。
海勒介绍，律所通过翻新或者搬迁办公室来减少办公总面积。凯腾目前正翻新其位于芝加哥的最大的办公室，并减少占地面积；今年年初，该所洛杉矶办事处搬迁到新办公室；去年，华盛顿特区办事处也迁入新址；2022年则是纽约的办事处搬入新办公室；该所北卡罗来纳州夏洛特的办事处也即将搬迁。
海勒表示，
新设计的办公室更能高效利用空间，即使面积减少，也能满足律所发展需求。
海勒称，凯腾2023年的收费率平均提高了9%至10%，这是律所全年营收增长的最大驱动力；此外，各类业务市场需求的提振也推动了律所收入增长，包括破产重组、私人财富、结构性融资和私人信贷等领域。
尽管营收实现增长，但凯腾未来的发展战略却很是谨慎。
该律所目前专注于在市场中的战略增长，并没有开设新办事处的计划；他们也没有参与和其他律所的合并谈判，因为不想失去自己的律所文化。
“我们对律所目前的布局很满意。”海勒说道，
“扩张是强化业务的一种方式，但某些扩张方式也有其弊端。”
海勒补充道，律所希望在各地办事处的律师队伍能够补强，并且正在横向招聘市场上寻找一些“高潜力”的律师或团队。去年，凯腾聘请了11名横向合伙人，涵盖了医疗保健、员工福利、私人财富、并购和私募股权、消费金融诉讼和监管合规等多个业务领域。
凯腾的成功案例，证明了费用管理之于一家律所的重要性。但同行们又该怎么向凯腾学习，搞好律所费用管理？要回答这个问题，首先要明白：何为律所费用管理？
顾名思义，
律所费用管理是对律师事务所产生的费用支出进行跟踪、审批和支付的过程，包括运营成本和非运营成本两大类[2]。
运营成本是指办公室租金、员工薪资、办公用品等维持律所日常运转所必须的费用；非运营成本则是指非律所运转所必须但在经营过程中可能产生的费用，例如差旅费、招待费等等。
费用管理对于律所生存发展的重要性， 主要体现在以下五个方面：
1.优化资源分配。
通过跟踪费用支出，领导层能清楚律所资金都花哪儿了，哪个地方钱花多了，进而更好地决定律所的钱该怎么花。
2.维护客户关系。
建立透明、完备的费用跟踪和审批制度，可以增强客户对律所的信任度，他们知道律所对他们的钱是认真负责的；此外，这也有助于在律所内部建立信任，因为每一个人都了解钱的去向和用途。
3.识别和消除欺诈行为。
跟踪费用支出可以让律所快速发现任何浪费之处，以及那些不寻常或意外的费用支出。律所可以对此进一步调查，帮助相关人员识别并消除潜在的欺诈行为，确保律所财务一切正常。
4.更好地和供应商谈判。
如果管理人对自家律所的费用支出有详细的了解，那么就可以利用这些信息和供应商协商出更好的价格。这点对于那些办公室租金和办公用品成本较高的律所来说，很有帮助。
5.提高律所利润。
律所可以通过费用管理找到节省开支的办法，进而直接影响盈利能力，这对于经常在利润微薄的情况下运营的律师事务所至关重要。律所盈利能力提高后，就可以对业务进行更多的投资，并逐步扩大规模。
了解了律所费用管理的概念及其重要性，下一步要解决的就是——
律所该怎么搞费用管理？
1. 明确需求。
律所领导层要明确希望通过费用管理系统达成什么目的，节省开支？增强透明度？减少财务欺诈？一旦明确目标，就可以着手制定实现方法。
2. 制定费用支出政策。
这个政策要阐述哪些费用支出是允许的，相应的审批流程是什么。关键点是政策必须明确具体，避免在实际操作中产生混淆。此外，律所还要定期审查和更新费用政策，以适应律所业务变化。
3. 选择合适的技术工具。
技术工具是费用管理系统的重要组成部分，律所需要此类软件来跟踪支出并满足业务需求。在选择相关软件时，律所应综合考虑价格、特点、上手难度、能否与律所其他软件集成、数据安全等多方面因素。
4. 培训员工如何处理费用支出。
一旦费用政策和相关技术工具配备好，律所就要对员工开展费用管理的相关培训。员工要了解哪些费用支出是被允许的，以及如何正确地提交费用审批。如果员工对律所费用管理政策不了解，就会产生各式各样的问题，因此必须从一开始就对他们进行培训。
5. 设置控制和检查程序。
为了防止费用欺诈和滥用，律所的费用管理系统应该设置控制和检查程序，以确保费用支出的合法合规。例如，可以规定超过一定金额的费用支出需要多位合伙人批准，或者为单个员工设定支出限额等等。
6. 定期监控和审查。
即使费用管理政策再完善、控制措施再有效，也总会有一些潜在的费用风险，因此律所必须定期对费用管理系统进行监控和审查，争取提前识别潜在的问题，及时更改政策以控制风险。
7. 根据需要调整。
随着时间推移，律所的业务情况会发生变化，费用管理系统也需要随之改变。因此，律所一定要定期进行审查，并根据需要进行调整，这将确保费用管理系统能持续满足律所发展需求，并节省开支。
8. 建立违规惩罚机制。
无论律所对员工的培训多到位、审查措施多有效，总有人会（有意或无意）试图违反费用管理政策。因此，律所必须建立相应的违规惩罚机制，例如发出警告或扣减薪资等等。律所要确保所有员工都了解惩罚机制，阻止他们违反费用管理政策，进而确保律所费用开支都在控制之下。
据汤森路透去年9月报道，自2022年年初以来，行业内大多数律师事务所的直接和间接费用支出都经历了高速增长，其中直接费用增长率一度达到13.1%的峰值，间接费用增长率峰值则为13.2%。直至去年年中，这两项数据才回落稳定到6.8%和7.9%[3]。
汤森路透还特别强调，不断增长的费用支出对中型律师事务所造成的挑战尤其巨大。中型律所若要在竞争激烈的市场环境中实现业绩增长，费用支出将是一大隐忧。
“纵观大多数业绩优于同行的律所，纪律是制胜关键。”
美国律师事务所咨询公司Zeughauser Group的法律行业分析师彼得·泽格豪瑟 (Peter Zeughauser)说道，“这意味着律所在创收和费用管理上要有纪律。薪酬是律所最大的单项费用支出，随着需求和其他驱动因素的波动，定期管理人员编制、控制费用支出势在必行。”
[1] 汇率折算参考国家统计局公布的2023年度平均汇率：1美元兑7.0467元人民币
[2] Law Firm Expense Management: A Complete Guide，https://www.fylehq.com/blog/expense-management-for-law-firms
[3] 汤森路透，Growing expenses hamper Midsize law firm profitability: Firms still feeling the pinch of increasing lawyer costs，https://www.thomsonreuters.com/en-us/posts/legal/midsize-law-firms-expenses/
