引 言：还记得蒋勇律师曾说过，他想在天同建一支强大的业务秘书团队，真正地把天同团队分工做到极致。可能有人会好奇，律师事务所的业务团队不就是合伙人、律师、律师助理这几种角色吗？业务秘书又是做什么的呢？今天我们就来扒一扒天同业务秘书的三大职能。
关键词：业务秘书、非专业辅助工作、入库、投标、资料管理、数据统计分析在通常的律师团队中，一些弱专业性或非专业性工作一般交由律师助理、低年级律师、学校的实习生承担，也有许多律所是由行政人员辅助完成的。在天同，我们则设置了业务秘书岗，具体工作如下：1．预立案
从收到新案，利冲检索，到生成案号，采集案件基本信息，在云盘新建案件文件夹，全部由业务秘书按照规范操作指引完成。
2．基础文书的草拟
委托代理协议、所函、授权委托书、程式化的工作联系函等，这些文书除特殊情形外，基本都是通用的文书，业务秘书草拟完成后发送交办人审阅确认。
3．文书校对
文件最终定稿前，需交由业务秘书校对，校对完毕，需保存修订稿、清洁版定稿的Word和PDF，共三个版本，并按照规则修改文件名留存。
4．打印、复印、扫描等工作
确认正反面、黑白彩色、份数、装订要求等。
5．文件用印
分为电子用印和物理用印，确认用印方式，并按照用印流程操作，提交审批。
6．证据册装订与展示
首先确保证据册的完整，包括封面、目录、证据内容，确认装订方式。装订完成后，按照交办人要求对证据册中重点内容进行标注勾画、突出展示等。
7．案件具体材料的梳理和数据统计
根据交办人的需求，完成案件的部分辅助工作，如计算利息、核对数据等。
8．可视化图表
根据交办人的需求进行可视化图表的制作，使用PPT、ProcessOn等。
9．结案归档
在云盘文件夹中，筛选已结案未归档案件不定期提醒相关承办律师归档，律师整理好案件资料后，业务秘书按照装订要求完成归档。
上述工作看似跟律师的专业有一些相关性，但对于专业性的要求并不高。反过来，这些工作对于准确性、精确度要求又极高，因此会耗费很大的时间精力。此种情形下，单独的岗位设置，就会专业且高效。
1．前期工作
利冲检索无冲突后通读入库、招标文件，根据具体需求进行标书的购买、保证金缴纳、供应商注册等。
2．中期工作
确认截标日期后，协调各方搜集材料拟写入库文件，交办人复核，定稿后打印、装订、用印、密封，按要求送达指定地点。
3．后期工作
将入库、招标信息和入库文件录入云盘，并定期跟踪结果。
入库、投标工作，业务层面的专业“比拼”是一部分，同时需要全方位的支持与辅助。实务中，因为标书制作错误、有遗漏等而影响入库、未能中标的情况屡见不鲜，如果真的因为“技不如人”可能还好接受，如果因为一些自身的纰漏导致，则十分遗憾。而业务秘书在此流程中全流程统筹跟进，就是尽最大可能避免上述问题的发生。
新签协议扫描电子版，发送承办律师一份，业务秘书自行留存一份，在云盘录入和上传。纸质件同上，各留存一份，另两份客户存档。确保协议纸质版、电子版齐全，云盘资料全面。新文书扫描电子版，发送承办律师一份，业务秘书自行留存一份，在云盘录入和上传。纸质件同上，各留存一份。收到发票后，在云盘对应案件文件夹进行信息录入和上传，发票对应款项到账后需在表格中更新信息。案件统计分析是一家律所最为重要的数据管理工作，而这项工作的起点是业务秘书对于案件数据的精准采集。以诉讼案件为例，通常需要采集录入如下信息：案号、收案日期、案件名称、客户类型、客户地域、客户类别、面见、复购、联系人、案源人、评估团队、代理人、案件进展状态、签约日期、初始法院、初始程序、标的、案件结果、结案日期等。通过这些数据积累，可以实时跟踪分析律所的案件数据情况，完成重点工作，如分析：案件来源、客户情况、签约率、目标案件签约率、面见率、复购率、胜诉率、收入分析等。业务秘书的工作，正是把这些看似琐碎但又十分重要的事项采集、整理、汇总、分析，切实帮助业务团队高效完成基础工作，为管理合伙人精准提供管理支持。讲到这里，想必大家对于业务秘书的主要岗位职责有了较为清晰的认知。某种程度上，其工作内容确实可以由律师助理、低年级律师、学校的实习生以及行政人员共同完成。但是，在我们看来，“极致分工”意味着对于“极致专业”与“极致高效”的追求：对于合伙人，从战略层面统筹全局；对于律师，将更多的精力投入到案件之中；对于行政团队，专注于人事行政等工作。
业务秘书，则是让上述岗位更加高效运转开来的发动机，同时也是将宏观与微观相连接的润滑剂，从资源的整合更新、信息的增补传递，到方案的落实推进等，都离不开业务秘书的工作。对客户，是专业性的体现；对团队，是内部协作的纽带；对组织，是不可或缺的职能。当然，基于现实考虑，如果没有业务秘书岗的律所或团队，也可以参照上述岗位职责指引，将现有的工作进行梳理，以达到优化的效果。最后的篇幅，就有请前文提到的业务秘书同学，来画一副职业自画像吧：）
