审核员两大关键技能：审核思路和审核记录

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从事ISO管理体系认证时间还不长的审核员，最大的困难，就是现场审核的时候，不知道从哪里入手。

看着审核计划，大脑一片空白，不知道问什么，也不知道看什么。

几乎每个审核员都遇到过这种情况，很正常，进入审核员的工作状态需要一些适应的时间。

现场审核技巧很多，需要通过不断地学习和实践逐步掌握。

本文介绍一种最基本的审核思路，再简单说一下如何做审核记录。

怎么审？

我们常说“审核思路”，是指审核员在审核时的思考路径、方向和方法，是指导我们现场审核的路线图。

现行有效的ISO管理体系标准，要求组织采用过程方法建设体系。相应的，认证审核也应该按照过程方法实施。

实际上，认证机构都说自己是采用过程方法审核，其实基本上是按部门审核。

过程方法审核是按照组织识别的过程，一次性审核完一个过程。因为多数过程是跨部门的，这种审核对组织部门的工作的影响比较大，但是审核效果比较好，更容易发现部门之间、过程活动之间衔接不好的问题。

按部门审核是根据部门的职责，在一个部门把这个部门负责的工作都审核完。这种审核把多个跨部门的过程分割开，对部门和部门的工作接口关注不足，但是对部门的影响小，实施也简单。

不论是按过程方法审核还是按部门审核，常见的审核思路有按PDCA的顺序和按CAPD的顺序。 有经验的审核员不拘泥这两种顺序，根据实际情况可以随时从PDCA的某个要素开始。

不论是哪种审核思路，实施的时候都应以某个主要过程为主线，把标准条款的相关要求关联起来审核，不出现遗漏。

示例1——

审核注塑车间，涉及ISO 9001:2015 质量管理体系标准条款：7.1.3/7.1.4/8.1/8.5/8.6/8.7。 按照PDCA顺序的审核思路： ——了解注塑车间的整体情况，如生产的产品、生产工艺流程，生产设备和人员配备等。 （P） ——查看生产过程的策划文件，如生产管理文件、生产工艺文件等。（P） ——查看生产设备和生产过程环境的管理。（D） ——查看注塑生产的实施，从接受生产任务到组织注塑生产、再到产品检验入库，不合格品的处置等。（D） ——查看生产过程巡检的实施，发现问题的处理。（C/A）

这里的PDCA是注塑车间内部的小循环，并非是整个体系架构的PDCA。

审什么？

审核员在审核实施过程，就可以按以上审核思路，核对组织的实施情况与ISO 9001:2015 质量管理体系标准条款的要求是否一致。

每个带有条款号的条款都应该审核到，不能有遗漏。

这也带来一个问题：如果面面俱到，每个条款的要求都细致地看一遍，审核时间肯定不够！

这就是需要控制的审核风险。

既然不能遗漏条款，又要保证审核的有效性，就应该有所侧重。重要活动多分配时间，非重要活动少一点时间。

示例2——

上文的注塑车间，审核关注的重点活动有： ——注塑机的工作参数是否有规定，参数的设定是否合理；是否规定了色粉、水口料使用的配比；是否明确了注塑产品质量标准。（P） ——注塑机是否按要求维护；配料用电子秤的规格是否合适，是否在校准有效期内；注塑生产是否进行了首件确认，注塑参数与首件确认的参数条件或工艺文件是否一致；注塑产品是否按产品质量标准进行检验；不合格品如何处置。（D） ——注塑过程巡检是否按要求实施，发现不合格如何处理。（C/A）

对注塑生产过程的审核需要专业审核员完成，实际审核时还有很多细节。

如何记录？

我们所说的审核记录表，是指在ISO管理体系认证审核实施过程，记录“客观审核证据和审核发现”的表格。

ISO 19011:2018《管理体系审核指南》在“6.4 审核活动的实施”一节中，有两处提及了记录审核证据。

6.4.7 收集和验证信息。“应记录导致审核发现的审核证据。”

6.4.8 形成审核发现。“应记录不符合及支持不符合的审核证据。”

CNAS曾经于2008年发布一份技术报告《现场审核记录指南》（CNAS-TRC-03：2008）, 对现场审核记录的形式、内容和详略程度等方面进行阐述和说明。

此文件已经失效，但是仍然可以作为参考。

如果审核记录内容不充分就造成审核证据不足，记录太多又会占用现场审核的时间，记录写到什么程度才合适呢？

根据我的个人经验，写审核记录应该注意三个方面：

第一， 覆盖标准条款和相关法律法规等要求。

审核计划中给审核员分配的条款，要审核并记录到最小条款号的相关证据，不能遗漏。

相关法律法规要求是否能够满足，一定要记录。

例如产品和服务执行的质量标准、污染物排放标准、职业危害因素监测法规，都要记录组织的执行情况。

对于认证监管关注比较多的，容易出现问题的，更要在记录中留下痕迹，如特种设备定期检验等。

第二、非重要活动简要记录，重要活动详细记录。

非重要活动在记录中有一些内容，证实审核已关注，点到为止。

例如产品的标识，简单记录标识的形式和内容、使用情况即可。

重要活动的记录需要详细一些。

例如上文中审核注塑车间，查看注塑机设定的参数，与工艺文件或首件条件核对，应该记录：

机台编号、产品名称和规格型号、生产批次；注塑机的温度、压力、位置、速度、时间等参数的数值；所执行的工艺文件或首件的参数值。

然后判断是符合还是不符合。

如果审核时查看了几台注塑机，至少应记录一台注塑机实际设定的参数，和相应的工艺文件或首件的参数。其它注塑机记录基本信息，证明看了哪几台、生产什么产品即可。

第三、不符合的证据应详细记录。

不符合在现场审核总结时应开《不符合项报告》。

《不符合项报告》的内容应具体、清晰、有理有据，而且应可以追溯。

如果审核时不符合的证据没有记录清楚完整，《不符合项报告》的内容也就含糊不清，甚至客户人员不认可。

《不符合项报告》中的不符合事实应与审核记录表中的相应内容一致。

《不符合项报告》的写法见《 不符合项这样写，既简单又清晰！ 》一文。

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一名优秀的审核员，应该把每次审核都当作学习的机会。

建议每次审核之后，审核员自己做个小结，个人也要PDCA。

日积月累，量变到质变，个人能力必有跃升！

本公众号文章基于本人几十年的学习和经验总结，不一定完全正确，仅供参考。欢迎留言探讨。

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