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大型会议原来可以这样安排

老秘网 · 公众号 · · 2024-08-18 11:26

主要观点总结

本文是一篇关于大型会议活动组织工作的流程指南，涵盖了会场布置、领导接待、材料准备、新闻宣传、后勤保障以及安全保卫等各个方面的流程。对于职场新人来说，掌握这些知识和技巧是提升会议效率必备的技能。

关键观点总结

关键观点1: 大型会议活动组织的工作流程

包括会场布置、领导接待、材料准备、新闻宣传、后勤保障以及安全保卫等方面的详细流程，每个流程都有具体的步骤和要点，为组织大型会议提供了全面的指导。

关键观点2: 职场新人提升会议效率必备技能

掌握会议组织知识和技巧对于职场新人来说非常重要，这不仅能提高工作效率，也能为个人的职业发展打下坚实的基础。

关键观点3: 实际操作中的注意事项

在组织大型会议时，需要注意各个环节的协调与沟通，确保会议的顺利进行。同时，还需要根据实际情况进行灵活调整，以确保会议的高效和成功。

正文

在我们的日常工作中经常会遇到组织大型的会议活动，对于很多职场新人来说这是一项非常繁琐而复杂的工作。 目前掌握会议会议管理知识、知识、要素、技巧、程序，提升会议效率已成为一项必备的技能。

今天帅帅就为您带来了一篇大型活动组织工作流程供大家参考学习。

一、

会场布置流程

（一）外场

横幅

落实标语或横幅内容及尺寸、数量、类别；

刻字，制作条幅；

悬挂横幅。

气球

落实气球的数量，明确大小，购买气球；

刻字，制作条幅；

悬挂气球及条幅。

花篮

落实数量，明确大小，购买花篮；

拟定标语；

摆放花篮及悬挂标语。

地毯

落实地毯尺寸，购买地毯；

摆放到位；

效果维护。

（二）内场

会标

拟定文字，落实标语内容及尺寸、数量；

刻字，制作条幅；

悬挂横幅。

鲜花

落实鲜花数量、类别；

联系租借；

摆放到位。

音响灯光

调试话筒、灯光效果；

调试各阶段音乐效果；

准备备用音响设备。

座位/桌牌

落实参会人员数量；

桌椅、桌牌摆放整齐；

制作座位图。

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二、

领导接待流程

（一）成立机构明确责任

建立领导机构、明确职责

建立工作机构、明确职责分工

（二）邀请领导

确定会议/活动名称、议程、时间、地点、参加人、要求等事宜

确定邀请领导名单

印制请柬、车证

绘制路线图

拟定领导讲话/发言稿

装袋：请柬、议程、车证、路线图、拟请领导名单、领导讲话代拟稿

发放邀请领导信函，保留联系单位、联系人、以备查询

确定参会领导名单、调整领导桌牌

分类、分页打印到会领导名单

（三）聘请礼仪服务人员

明确对礼仪生的要求、数量

电话、实地联系，确定联系人

会议/活动前实地演习，明确岗位分工（门岗、廊岗、贵宾室服务、贵宾室签到、主席台服务、发奖引导、迎送服务）

联系、确定礼仪服装

确定礼仪酬劳

（四）实地勘察会议/活动现场

确定贵宾室及宾客行走路线

安排接待岗位及人员

落实贵宾室饮水用具

落实签到用具

贵宾室内码放会议材料

（五）座签

确定参会人员数量，购置座签

打印人名

按顺序码放（单中心、双中心）

收存留用

（六）签到簿、笔

制作/购置签到簿、签到笔

确定专人现场负责指引签到

收存

（七）现场接待

确定专人会议现场迎接领导入贵宾室

在贵宾室安排领导休息候会

（八）选送礼品

确定数量，购置礼品

将礼品码放适宜位置

发送礼品（直接在签到处分发、在贵宾室分发）

（九）引领领导入场

确定会议开始----听主办方主要负责人安排

确定专人引领领导进入会场坐席，观看演出/会前录像

确定专人引领领导到主席台就座

确定专人引领领导发放奖章/奖杯/奖状/奖牌/证书

再次引领领导进入会场

确定专人引领领导与演员/工作人员合影

（十）送别领导

安排车辆提前到岗

直接将领导送到车上，交待行使路线

活动后与领导联系交办、指示及其他需落实事宜

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三、

材料准备流程

（一）确定会议文件材料内容

拟定会议议程

确定发放的文件

（二）撰写会议文件材料

明确写作人员

召开专题会议，明确写作指导思想，思路，确定框架

集中写作

召开专题会议，修改稿件

修改、定稿

（三）印制会议文件材料

整理确定会议文件材料

确定人员制定参会证

检查对版，印刷、装订会议文件材料

材料装袋

运送文件材料到会议/活动指定地点

（四）分放文件材料

贵宾室摆放，二次检查对版

摆放主席台，二次检查对版

发放参会人员

收集、运送剩余文件材料

收存剩余文件材料

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四、

新闻宣传流程

（一）新闻宣传

策划：拿出宣传意向，请领导定范围、定主题、定方向

形成新闻稿：提供相关材料、形成新闻稿件

邀请媒体：联系、落实人员、制签到表

落实宣传效果

（二）信息报送

撰写信息：结合领导讲话，会议内容、效果编写信息

信息报送：向主管部门报送

（三）摄影照相留资料

摄影

邀请专人或通知新闻中心

落实设备、准备磁带

落实摄影机位

编辑整理归档

照相

联系专人或通知新闻中心

备好设备、相机、胶卷、电池

整理归档

录音

落实专人负责

准备录音笔等设备

整理文字、归档

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五、

后勤保障流程

（一）落实场地

联系、落实会议场地

落实场地联系人的联络方式

明确会议始、终时间

明确参会人数，合理摆放桌椅

明确贵宾级别、人数、确定贵宾室

确保各场地卫生

（二）用水

参会人员用水

落实参会人数

确定摆放地点、摆放形式

购买杯垫、毛巾等

购买、落实矿泉水

购买茶叶，保证开水供应

贵宾室领导用水

落实人数

确定摆放人员、摆放地点、摆放形式

保证开水数量、质量

购买、落实矿泉水

购买、摆放茶叶

购买、摆放茶杯

面巾纸（干、湿）

会后清点

（三）用餐

大型会议原来可以这样安排

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关键观点2: 职场新人提升会议效率必备技能

关键观点3: 实际操作中的注意事项

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