甘特图，优化时间管理的不二之选

插图： 재-히

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每天，同样的24小时，为什么就有人能活出48小时的感觉？

自己需要花上两三天才能搞定的事情，别人只用一天就全部完成了。

这其中的差距，除了天赋和能力的区分外，是否还有其他因素的影响？

换句话说，我们是否可以通过其他方法，快速提高工作效率，完成更多事情？

答案是肯定的！

今天想给大家推荐的方法就是甘特图，非常简单实用，是我最近学到的最好的时间管理工具。

但在严格意义上来讲，它并不属于时间管理的方法，而是项目管理的范畴。

它是由美国科学管理学派创始人亨利•甘特(Henry L.Gantt)在20世纪初设计的一种组织和监控项目进度的工具，又称为横道图或条状图。

就像下面这张图所示，将事情根据先后发生的顺序，列出详细的起止时间。

图片来自百度百科

这就可以帮助制定者直观地看到项目的整体规划，明白每个事项的截止日期，将大目标拆解成一个个的小目标。

但在很多时候，甘特图的用法是这样的。

图片来自百度百科

不同项目之间存在着时间上的交叉。不同的工种可以同时进行。

比如装修一间房子，我们在装修过程中就可以开始打扫卫生，并不需要等到全部结束才开始打扫的工作，这样就大大缩短了项目的整体所需时间。

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最近大家都在说，一个人也要活成一个队伍。如果你也有这个目标的话，甘特图就可以助你一臂之力。

如何将甘特图的原理方法运用在个人时间管理领悟便是本文的重点。

操作步骤就三个：

• 第一：详细列出每一日的待办清单。

在这个时候不要考虑时间够不够用的问题，先把必须完成的事项统统给列出来。

比如这周末，我的待办事项有以下内容：洗漱×2、吃饭×3、乘公交往返公司新地址×2，看房子，修改文章内容，阅读。

而且因为是周六，我还挺想看一下周五更新的综艺节目《幻乐之城》。

• 第二：按照时间先后顺序，将上述内容进行排序。

洗漱——吃饭——坐公交——看房子——吃饭——看房子——吃饭——坐公交回来——修改文章内容——洗漱——阅读——睡觉。

原始图

这样算下来，不算观看综艺节目的时间，只是完成其他内容，就已经到了晚上11点。

平时我会用纸画出来，画风太丑就用Excel演示，时间段的划分比较大，大家在执行过程中可以按照半小时的时间段来划分。

所以在这种时间管理方法下只能选择放弃，否则就会侵占睡眠时间。

• 第三：根据甘特图的理念，优化计划。

甘特图，在运用过程中，有很多项目会出现时间上的交叉重叠。

我们平时做事也是如此。比如乘坐公交就很无聊，咱又不开车，不用担心路况，所以在这个时间段就可以拿出手机修改修改文章或者阅读，甚至可以写文章，我自己就有很多篇文章大纲是在通勤时间里完成的。

紫色部分为优化的时间

经过简单地优化，我们就可以看到，修改文章的时间由原来的1个小时变成了4个小时，阅读时间也增加了1个小时，一天下来整整增加了4个小时。

当然，这只是一个粗略地对比，是一种在忽略精力有限的状态下的理想选择。

可问题是，我们必须承认人的精力很有限，我们不是机器，在一天的工作学习中需要劳逸结合。

所以这时候，我就可以抽出一小时修改文章的时间和半小时阅读的时间，用来观看自己喜爱的综艺节目。

绿色是腾出的娱乐时间

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除了精力有限以外，在做时间优化的时候还有一点需要我们注意——思考不同事项的分类。

时间管理中有一个重要的方法叫做一次只做一件事，强调专注的力量。

但我想说的是，并不是所有事情都值得专注。

比如我们乘坐公交车，难道要乘客专注路况，关心交通安全吗？

又或者做饭时要蒸一锅米饭，把米淘好放进电饭煲后需要全程盯着它吗？

显然这些都是没必要的。

以上这些事项，我把它们称为非脑力劳动，与其相对应的就是脑力劳动。

顾名思义，脑力劳动是说需要思考才能完成的事情，而非脑力劳动是指机械化的习惯或者事情本身就不需要自己付出思考。

这时，我们在利用甘特图优化时间时便可以产生以下三种类型：

• ①脑力劳动和脑力劳动——不可行。

学习，尤其是在学习新知识的时候，专注力和努力两者缺一不可。

伦敦大学的一个研究表明，正在执行多线程工作（脑力劳动和脑力劳动的结合）的研究对象在认知测试上会出现明显的智商下降，其状态就跟你失眠一整晚的状态是一样的。

• ②非脑力劳动和非脑力劳动——效率低下。

首先需要肯定的是，这样的组合确实可以帮助我们提高一部分工作的效率。比如在做饭的空隙打扫卫生，通勤的时候刷综艺节目等等。