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任何时间管理的问题都可以从记录时间开始——时间日志

李参的个人成长空间  · 公众号  · 管理学  · 2019-04-09 17:00

正文

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记录自己的时间,真是一个让人又爱又恨的话题。爱是因为听上去觉得有用,恨是因为很多人坚持不下来,尤其是看到那些能够很好的记录自己时间的大神们,就觉得那不是一般人过的生活。我想现在是时候聊聊关于时间日志的话题了。


1.记录时间这事儿德鲁克早就说过


关于你听到的那些时间管理的方法和理论,都可以从基本经典书籍中找到答案《卓有成效的管理者》就是其中一本,彼得.德鲁克在书中对管理者如何管理自己的时间描述的非常详细清晰,并且直到现在都在指导人们的工作和生活。


关于记录时间,德鲁克在时间管理的开篇就提到了。


根据我的观察,有效的管理者并不是一开始就着手工作,他们往往会从时间安排上着手。他们并不以计划为起点,认识清楚自己的时间用在什么地方才是起点。然后他们管理自己的时间,减少非生产性工作所占用的时间。最后,再将“可自由运用的时间”,由零星而集中成大块连续性的时段。这三个步骤,是管理者有效性的基础。

  • 记录时间

  • 管理时间

  • 统一安排时间


德鲁克在记录时间上的态度是非常明确的,他提到管理之所以缺乏有效性,和管理者对时间的感知不准确有很大的关系。他采访了很多管理者,了解他们一天时间的消耗,同时会让他们的秘书记录他们一天时间的消耗,结果发现记录下来的内容和他们所认为的有很大的出入,也就是说他们并没有把时间花在有效的事情上,所以德鲁克说:管理自己的时间,首先要记录时间。


这几乎成了现代管理者所遵循的真理,不过道理虽然懂,真正记录的人并不多。 很多人知道这个道理,但不知道具体怎么做。 关于如何记录时间,并没有明确的描述。更不要提如何坚持记录,怎么记录,记录后怎么分析对比等问题了。


(备注:《卓有成效的管理者》是推荐给所有人读的书,不管你是管理者、普通职员还是家庭主妇。)


2、《奇特的一生》:柳比歇夫给我们记录时间的范本


如果说德鲁克并没有给出记录时间的具体方法,那么《奇特的一生》就是一个应用范例,这本介绍前苏联科学家柳比歇夫的纪实文学,以柳比歇夫的日记为切入点,描述了这位科学家的一生,而柳比歇夫的工作方法,尤其是他几十年如一日记录时间的方法,探讨的非常详细。


这本书并没有描述应该如何记录时间,但是却把柳比歇夫的日记呈现在你面前,通过看他的日记,你完全可以掌握一种切实可行的时间记录方法。但是有时候读这本书,你会有一些误解:


你可能会觉得这位伟大的科学家是神一样的存在,他能将一件事情持续不断的做很多年,而且如此详细,和我们普通人有很大的不同,这也从一定程度上增加了距离感。还有一种情况是很多人在阅读这本书的时候并没有仔细的读,然后就轻易下了结论。比如我会听到这样的反馈:


“我觉得他在做这件事情本身就是浪费时间,生活有必要活成这个样子吗,一天24小时吃喝拉撒都记下来有什么意义?”


“我觉得这样的人生活太没有乐趣了,活的像机器一样,生活里只有工作,没有娱乐。”


上面两种观点是我在企业培训的时候,经常听到的反馈。


其实只要仔细阅读,你就会发现,柳比歇夫并不是把一天24小时全部记录下来,而只是记录他认为需要记录的部分。计划总结占到很少的时间,至于娱乐,柳比歇夫用于娱乐的时间,你根本无法得出结论到底是多还是少。用作者的话:“我根本不知道自己用多少时间娱乐,怎么评判柳比歇夫娱乐多还是少呢。”


你有时候也会看到他某一天的日记,只有一句话而已,那种几十年如一日,24小时记录自己时间的场景, 很多是我们的想象,然后我们用想象出来的场景,给自己下一个结论 ,这方法对我没用,因为我根本做不到。


3、记录时间:无法跨越的鸿沟


写这个观点估计会被很多人炮轰吧,不过至少我要表达出自己的观点。我在刚开始实践时间管理的时候,也会认为这是一个没必要每天都做的事情,但是从2016年开始,我改变了想法。2016年起,我开始持续记录自己的时间消耗。


很多人在不停的找各种时间管理的方法,试图对记录自己的时间这件事情视而不见,跨过这个环节,但其实很难。 也就是说,如果你希望管理好自己的时间,对自己时间的消耗有清晰的认识非常有必要,除非你对自己的时间感知建立的很好了(前提是这不是你自己一厢情愿的认为), 否则记录时间是一个必选项,跨不过去。


记录自己的时间就像医院里做的检查,如果不做检查,任何一个大夫都不会做出判断。大夫必须保证自己推测的前提是正确的,经过实际验证的,在这个前提下,才能提出解决方案。做决定往往是容易的,而判断病情,找出病因却是核心功夫。你去医院看病,就是根据你的症状,推测病因,并通过检查进行确诊的过程,确诊以后,多数病有非常规范的治疗方法。


记录时间是一样的,如果我们没有如实的记录下自己时间的消耗,就好像到医院不做检查而凭借猜测进行治疗是一个道理。 当然有判断正确的时候,但是判断错误的情况也依然存在。你会发现兜一圈,学了很多方法,看上去哪个方法都挺好,但是依然找不到头绪,就是这个道理。因为我们只是靠猜测凭感觉来找应对的方法,这里面带有很大的随机性。


所以我的结论: 与其到处找灵丹妙药,不如踏实的把自己时间消耗记录下来。这甚至是我对时间管理初学者的第一个建议,如果别的方法都练习不好,那就先把这个方法练习好再练习别的也不迟。


4、记录时间并不是只有大神或成为大神才可以做到


我在开始尝试记录时间日志的初期,就被几个大神吓怕了,所以一直不敢开始。看到他们对自己时间统计的Excel表格,我直接给自己下了结论:我做不到。


直到后来我仔细的阅读了《奇特的一生》,认清了真相,才开始真正鼓起勇气记录时间日志,并且总结了 几条普通人开始记录时间日志的原则。


  • 使用最简单的工具


记录时间日志被问的最多的就是用什么工具,因为随着这个概念的流行,相关的APP也越来越多,如果你刚开始记录时间日志,最简单的工具,就是纸和笔。写上日期,保存下来。


效率手册,活页本,笔记本,什么都可以。


  • 从记录一条开始


先记录再说,千万不要奢求一天24小时都记录下来,记录一点算一点。哪怕一天只记录下一条,也是好的。记录的意识是需要逐渐培养的,今天记下来一条,明天才有可能记录两条,刚开始记录的时候,不求结果,先熟悉基本动作。


记录的内容可以是 时间段+事件+耗时


例如 10:30-12:00 写博客文章  75分钟


第一部分是时间段,第二部分是事件,第三部分是耗时,我基本采用这种方法进行记录,细心的朋友会发现,前面的时间段跨度是90分钟,为什么耗时只有75分钟呢。这段时间我采用番茄工作法,使用了3个番茄时间,全身心投入写作,剩下的时间去哪里了呢?喝水?溜达?上厕所?刷手机?谁知道呢。。。


不用太准确,过了一段时间你就会发现,你当时纠结差的那几分钟,甚至几十分钟,在一个月后,根本就看不出来什么差异,也不会影响你的判断。 这个是误差,不是错误。


  • 记录你想记录的事情


我们的大脑会随着时间的流逝忘记大部分的事情,只有那些印象深刻的事情会被永久记忆,但是写下来就会突破这个限制。 你希望什么事情留在你的记忆里,那么就让纸笔或工具代替你的大脑记忆。


不管你记还是不记,多数事情会被我们忘掉,那些被记下来的,就是额外的收获。


  • 可以从番茄工作法开始


如果你实践番茄工作法,那么本身你就可以记录下来这段专注的时间。即使只有25分钟,也是值得的。


2016-2017年我一直使用纸笔记录时间日志,从2018年开始,我逐渐使用手机APP,更精准的进行记录和分析。长达一年的时间,我只在手机APP上记录了使用番茄工作法开展的重要任务,日常记录仍然写在本子上,但是因为手机APP增加了统计功能,很多宏观数据就可以非常清晰的展现出来了。


有些事情没必要追求一步到位,我们可以用升级打怪的方式,一点点开展。完成胜过完美,你要不要试试看?


后记


“学时间管理,没办法跨越记录时间日志”这个观点,我一直犹豫要不要写出来,我确实是这么认为的,但有可能这个观点是片面的,极端的。Anyway,我还是写出来了,想和我的读者分享。作为一个在记录时间上尝到甜头,得到收获和好处的人来说,我也希望更多的人能了解和尝试。当然对我是蜜糖,也有可能对你是砒霜,不过毕竟不是砒霜,没太大坏处,为什么不尝试一下呢?


后面,我将和大家聊一聊记录时间日志的一些细节,以及群体实践的阶段结果,敬请期待!


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End



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