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救命！同事的记录表也太不规范了！怎么才能快速转置？

秋叶PPT · 公众号 · PPT · 2024-09-25 08:17

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作者：卫星酱

编辑：竺兰

锵锵~大家好哇！我是卫星酱~

今天开门见山，给小伙伴们带来的是一个实际工作问题的解法教程！

如果要统计各项目的参与人数，记录成如下表是比较顺手的：

但是，到了根据记录表通知到个人的时候，上面这种格式就会很不合理了：

容易漏掉或者重复通知。

所以，我们得把数据整理一下，变成这样 ↓

就清晰多了，是吧？

想知道怎么做吗，一起来瞧瞧~

▋01 换行

在【开始】选项卡下的【编辑】栏中找到【查找和选择】，点击【替换】。

在【查找内容】中输入逗号（我们在表格中使用的分隔符），在【替换为】中按【Ctrl+J】键（换行符，一个不可见符号）。

【全部替换】后，表格是这样的：

▋02 分行

将这个换好行的表格复制到 Word 里。

然后再复制到一张空白工作表中，我们可以发现，编号列变成了合并单元格！

这样一来，之前存在于同一个单元格的成员名单，就分布到不同的单元格啦！

▋03 填充

接着取消合并单元格，并将编号填充完整，这一步完成，距离目标就很近了

选中 B3:B20 后按下【Ctrl+G】定位，选择【定位条件】-【空值】，【确定】。

在上方编辑栏输入公式：

=B3

按【Ctrl+Enter】批量填充。

▋04 去重

然后我们来提取参与项目的成员名单。

一个公式简单搞定：

=UNIQUE(C3:C20)

▋05 合并

好，接下来就可以把项目编号合并到每个参与人员名下了！

用函数 Textjoin+If 一步到位：

=TEXTJOIN("、",TRUE,IF(E3=$C$3:$C$20,$B$3:$B$20,""))

怎样，一份更便于按人员检索的汇总表，这就完成啦~

小伙伴们学会了吗？

我们平日里记录数据，一定要先想好表格的用途：

是打算统计（比如出入库表），还是打算查看（比如排班表）？

再根据用途设计表格！

不然，像今天这样只图记录方便，而没有考虑到后续的查阅问题，就又要花时间加班整理咯~

但是，我要怎么才能准确选择合适的表格样式？

如果你想培养这种数据思维，那就学点儿 Excel 基础知识吧~

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