虽然电影展映时间只有短短两周，但是之前的准备工作千头万绪——主题策划、邀片、影院对接、技术支持、落地活动、影片拷贝的运输、海关通关、审片、排片、邀请影评人……每一项工作都需要反复沟通、协调和确认，展映团队每个人都是超负荷工作。而谈到其中最综合性的工作，林思玮坦言：“就是落地活动中的观众见面会。”
林思玮以去年4月17日在位于小西天的中国电影资料馆举行的娜塔莉·波特曼《爱与黑暗的故事》见面会举例，“她本人是国际著名影星，还是奥斯卡影后，活动又是导演的处女作亚洲首映，电影节组委会和相关部门高度重视。治安管理部门提出了很高要求，但中国电影资料馆所在地小西天附近条件有限，为安全平稳地完成活动，我们付出了巨大努力。为了实现这个目标，期间经过无数次的协调——北京治安总队、海淀区相关部门、广电总局和北京局保卫部门，还有消防、武警、交通队等等，光各方参加的沟通协调会就有七八次。从最初提出取消这次见面会，一直到各方尽力去达成共同的目标——顺利完成见面会，组委会和各部门倾尽全力协调合作，在距离见面会还有两天的时间点上，活动的方案才最终敲定。活动当天，小西天文慧园路安保井然有序，活动圆满完成，完成了影迷的期待，聚集了电影节展映的人气，积累了组织经验，也提升了北影节展映活动的品牌和定位。这样的活动还是要举行，再难也要办下去。”
此外，每年的电影展映期间，影迷们对偶尔遇到的国外电影字幕出现比电影画面慢半拍的问题，也颇有疑惑。
对此林思玮解释：“这个真是我们的苦衷，它是一个技术问题，而且是这么多年来各电影节都在寻求解决的问题。电影节放映的这些外片属于临时进出口影片，是没有字幕的，它不像影院平时上映的商业影片是有硬字幕提前制作在影片里。而且，临时进出口影片是带密钥的，组委会是没办法把字幕加工到影片上的。像法盟提供展映的影片提前制作好了中文字幕，但在展映的两百多部外片中，这种情况极少。
那大家是怎么看到这些字幕的呢？这些影片来了之后，我们的翻译人员会把每个画面电影人物说的话，做成一条条的字幕放在一个文本里。等到电影放映的时候，字幕员就坐在影院的角落手动操作，把翻译好的对白一行一行的推送到字幕机上。为了做好这项工作，字幕员先要提前把电影内容背下来，才能保证字幕和影片画面是对上的。到时候一边看着画面，一边听着它下句说的是什么，赶紧把下一句对准了敲上去，这确实会有时间差。去年北影节一千场次的放映，都是我们的字幕员这样敲进去的，所以网友说你的字幕怎么老慢半拍啊？因为我们字幕员跟观众看的影片是同步的，他得听演员下一句说的是什么、或者提前预判下一句是什么才能推送，这也是我们一直苦恼和想办法要解决的问题。
甚至每年电影节都会出现更极端的情况，片方事先不会提供任何影片资源用于提前翻译，只有技术审看拷贝的时候，请翻译老师到影院现场翻译，影片放映是不能停止的，困难可想而知。”
林思玮说，展映团队也考虑过其他方法，比如不把字幕烧到影片上，而是把影片做成带时间轴自动播放的，这样可以基本保证字幕和电影同时放映。“但这需要片方提前给我们影片，让我们有时间准备，这个事说起来容易做起来难，我们也一直跟国外片方在这个问题上沟通。寄给我们的电影拷贝不能丢不能坏，片方认为早给会有风险，而且有些影片拷贝需要参加不同电影节，与北影节临近的时间拷贝也许在其他地区，所以留给我们的时间非常紧张，根本不可能大量制作时间轴。很多影片甚至在北影节开始了之后才到，我们连审片都要在半夜进行。
时间轴这种方法也不是万无一失，任何形式都会出现意外，我们只能是尽力避免它们的发生。目前我们还是在不断的想办法，在各国的优秀公司寻找新技术，多做测试，争取尽早给观众带来安全准确的观影体验。”
据了解，为了保证电影节展映期间电影放映质量，组委会会在每家影院的每个厅安排一位固定的字幕员，这要求字幕员十分熟悉本厅放映的电影，平均每个人要背下来十几部电影。2016年电影展映期间字幕员达到80余人次。
“我们以前也试过让每个字幕员跟着电影走的方法，到时候哪家影院放这部片子他就奔哪去，这样每个人背五六部片子就可以了。但是后来发现在北京这样的城市，交通状况根本保证不了时间，路途中间的成本和风险太大了。比如2014年第四届电影节的时候，位于颐堤港的CGV星星影城要放电影《爆裂鼓手》。那时候我们的字幕员是跟着电影跑，还没固定在影院上，结果那场电影因为组织原因临时抽调了一个字幕员过去，人迟到了10几分钟，等于电影放映前10几分钟是没有字幕的。知道这个情况后我赶紧从展映部赶过去，准备现场向影迷道歉。电影放完滚动字幕的时候我走上台想表示歉意，道歉的话刚说了几句，我记得后排的几个观众就喊‘没事都理解，片子好就行’，当时心里确实挺感动的。
后来我们就改用固定电影字幕员的方式，这个办法虽然会增加很大的工作量和难度，但也是最安全的。”
