写好邮件的七个窍门

在日常工作和学习中，大家都避免不了要写邮件。而一封好的邮件可以帮你树立良好的形象，使你从周围人中脱颖而出。

今天我们就来聊聊——如何写好一封让你升职加薪的工作邮件？

①  邮件写给谁看？

在写邮件前，首先得想清楚是写给上级还是同事。不同的对象，决定了邮件不同的语言风格：

※  面对上级时是弱势角色，语气宜尊敬

※  面对同事时是中性角色，语气宜亲近

为什么上面没有提到强势角色呢？因为强势角色大都是由秘书帮接收和发送邮件，不会自己亲自写。

②  原则：简单直接，高效沟通

中国人说话讲究婉转，可是在工作上，一封冗长的邮件会耗费收件人时间和精力。所以务必将这封邮件的目的，用最简洁直接的言语表达清楚，举个例子：

✘ 错误示范

经理您好，这是产品的开发进度图。技术部门在开发……时遇到了……（此处省略一百字）的问题，您看是否需要延期发布？

✔︎  正确示范

经理您好，由于技术部门在开发时遇到了阻碍，您看是否需要延期发布？问题有以下几个方面：（分点列出）

③  如有附件，请先上传

很多人写邮件容易遇到过的一个问题是，发现有纰漏想要撤回。纰漏可能各种各样，但使用一个正确的书写顺序，可以很好地解决这个问题。

第一步，如果有附件先上传。附件不少于四个就压缩打包。附件的命名参考上一篇文章 《 精英都在用的文件命名管理法 》 。这样可以避免发完邮件才发现没上传附件。

第二步，使用简单明了的标题。

第三步，写正文部分。

第四步，检查一遍。

第五步，填上发送和抄送的邮箱地址。

第六步，确认发送完成。

④  表意清楚且完整的标题

标题很重要，要让接收人一眼看明白邮件所说为何事，既要简明又要表意完整。举两个例子：

✔︎ 周会召通知-周四 14:00-至善楼 A214

✘ 通知开周会

✔︎ 我的简历

✘ 王木木应聘产品岗位的简历

好的邮件标题能方便收件人日后检索，关键信息表明清楚能让收件人再次确认邮件事项时，不需要点进邮件就能 Get 到信息。

⑤  问候与签名

很久没有沟通的联系人互相来往第一封邮件会有一两句寒暄。其他情况下，两三个字问候然后开门见山即可。

处于弱势角色的时候，建议使用统一的邮件签名。签名在邮箱中一般是可以自定义进行默认签名设置的。以 Mac 上的邮件应用为例，在偏好设置中有「签名」选项：

△  Mac 上设置邮件默认签名

⑥  金字塔呈现正文

正文是一封邮件的核心所在，更是需要我们下功夫研究如何让收件人能清晰地获取关键信息。在这一点上，有一个非常好用的方法——使用金字塔进行呈现。

金字塔呈现既包括逻辑结构金字塔，也包括视觉金字塔。

逻辑结构上，邮件多采用先总后分、先整体后局部、先结果后阐述的思路。

对应地在视觉上，书写过程中可以通过逻辑词「首先-其次-然后」表明顺序， 分点、分节的内容多使用项目列表能使邮件条理清晰。 要时刻记住不要让有价值的信息淹没在大段的文字中。

△  在邮件正文中使用金字塔呈现

另外，还可以适当用 加粗 或 标红 的形式对关键信息进行强调。但也不要到处标记，标记得太多跟没有标记其实是一样的。

注意段落之间空一行，这样可以让邮件看上去更舒服，不然文字的堆积很容易让阅读者感到烦躁和疲惫。