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如何系统学习Excel并在短时间内精通?

三顿  · 公众号  ·  · 2017-09-06 21:30

正文

 


三顿极少介绍Excel相关的技巧,但是不得不说,Excel在我们日常生活中也有非常重要的作用。


对大学生来说,用Excel表格做毕业论文,记录数据,做简单的统计和数据图表。


对职场人来说做销售,要学会做客户联系表,销售业绩表。做行政,要学会做考勤表,员工花名册。做仓管,进销存肯定少不了,还有财务、文员等等。


还记得我刚接触Excel的时候,每每遇到问题,就只能靠百度搜索。不仅麻烦而且治标不治本。


如果问你Excel是个什么回事,也许没有几个人能说出来,因为压根没有系统学过,只是为了解决问题,掌握了一些零散的知识罢了。


所以每当遇上升职加薪或者换岗调整的机会,很多人都没有好好把握住。场景换了,业务变了,做的表格不一样了,才发现掌握的Excel知识根本满足不了工作的需要。


你肯定会很羡慕身边的表哥表姐,他们做出来的表格比你做的好看,无论是表格的字体配色、行高列宽,一眼看去就觉得很高大上。


你还在忙碌地写公式做着数据处理,别人都已经把统计表给做出来了,差的真不是一个档次的事。只闻键盘响,不见鼠标动,轻松完成安排下来的各项任务。



每逢月末,这段时间,应该没少加班吧!?


其实,他们学习的Excel知识并没有比你多多少,只是他们善于把日常用到的积累起来,把基础功能、核心函数认真地翻了一遍,慢慢建立起自己的知识体系而已。


我们在工作中经常会遇到各种各样的“难题”:


  • 为什么我在单元格开头输入的零,全都不见了?为什么我输入的身份证号码,变成了数学计数法?我要从销售单号中提取出前面几位的序号,应该怎么办啊?


  • 每个月要做的统计表那么多,就算做好了统计模板,但每个月数据量都不一样,公式还得一个一个改,要加班到什么时候啊?


开头输入的零不见了,身份证号码变成了数学计数法,这些都是单元格格式能解决的问题。统计表用函数公式做,效率肯定慢,为什么不考虑用数据透视表呢?


如果你平时也会遇到上面的这些问题,那就证明你并没有很好地掌握Excel的学习方法,你只是低效地去解决机械重复的工作而已。

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我相信很多小伙伴都不熟悉这些技巧,甚至其中很多名词都是头一次听见,那么究竟如何系统的学习Excel呢?我觉得有几个方面是需要学习的。


一是Excel中的基本操作。


常用的操作你要熟悉,比如筛选功能。选中数据表中的任意一个单元格,使用排序与筛选中的【筛选】功能,创建数据筛选。



可以对单一列进行条件筛选,也可以同时选择多个条件,进行数据的筛选。



通过选项的勾选,做出精确条件的筛选,也可以使用搜索框,实现模糊条件的筛选,搜索框支持通配符【*】、【?】的使用。



修改源数据后,使用【重新应用】功能,按当前筛选条件更新结果。使用【清除】功能,清除筛选条件。



如果单元格使用了特定的颜色标识数据,可以按单元格颜色、字体颜色进行筛选。



如果单元格统一为文本格式的话,还会提供【等于】、【不等于】、【包含】、【不包含】等一系列的文本条件,提高文本筛选的效率。



如果单元格统一为日期格式的话,非常丰富的日期条件供你参考。



除此之外,单元格、区域、行列的快速操作,单元格格式设置,查找替换、数据定位、排序,这些都是你需要学习的。


三顿在这里也给各位整理了一些关于基础操作的文章,长按识别二维码即可阅读。



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二是数据处理和常用函数。


比如经常在Excel中遇到一些重复的数据,如何处理呢?我们可以使用数据验证功能限制重复值的录入。


选中销售单号一列,点击【数据】选项卡,点击【数据验证】功能,允许选择【自定义】,公式输入【=COUNTIF(A:A,A1)<2】,点击确定。



当出现重复的销售单号时,不允许用户输入。



如果销售单号、销售日期、商品名称、经手人和销售金额都相同的时候,被视为是重复数据,还可以使用删除重复值快速删除。


选中数据表,点击【数据】选项卡,点击【删除重复值】功能,勾选五个列,表示所有值都相同时,视为重复值,点击确定。



除此之外,数据统计、数据分列等等都是你要学习的重点,同样给大家做了一个简单的整理。



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三是数据统计和图表设计。


比如下面这张图表,柱形的颜色根据数值范围的不同而发生变化,这种图表是如何制作的呢?



首先需要增加三组辅助列,判断当月数据所在的数值范围。




数值范围分为【<500人次】、【>=500且<=1000人次】、【>1000人次】,分别对应C、D、E三列。


C2输入公式【=IF(B2<500,B2,0)】;

D2输入公式【=IF(AND(B2>=500,B2<=1000),B2,0)】;

E2输入公式【=IF(B2>1000,B2,0)】。


得出上表结果,当月数据显示在对应的数值范围内,不满足该范围的显示为0。


然后选择月份与三组辅助列,插入堆积柱形图。




之后对坐标轴格式优化,数据系列格式优化。设置坐标轴格式,坐标轴选项中【最大值】按需调整为1500,【主要单位】调整为500。




设置数据系列格式,按需调整三种柱形的【填充颜色】,让图表看起来更顺眼。




最后更改图表标题,修改字体类型,删除下方的图例说明,即可得到下图。



在这里,同样三顿给大家整理了一些相关的文章,长按识别二维码即可阅读。



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以上就是三顿觉得在我们日常的Excel学习中比较重要的几个方面,给大家分享了一些相对基础但重要的文章。其实这些文章都出自于三顿的小伙伴,一位Excel大神@院长大大之手。


文章可以让你对Excel有一个大致的了解,但是想要完全熟练还需要系统的学习。


为了能解决大部分人学习Excel的困惑,摆脱机械重复的工作,帮助更多人学好、用好Excel,他最近就准备了一套非常详细的课程。


课程共分为“基础篇”“中级篇”“高阶篇”三个阶段,经过院长半年打磨,并以数千名学员为教学样本,3次改稿迭代才完成,在这里推荐给大家。



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