【案例“思”享】“鬼”员工潜伏11年，领薪400万，竟无人发现？！

锐思商学院 · 公众号 · · 2022-03-11 19:39

正文

案例回顾

四川广元市某国有银行分行人事专员赵某自2009年起 负责管理该行薪酬发放系统与员工薪资发放编制工作 。

工作期间，赵某发现单位 从未要求清理 薪酬发放系统中的 离职人员信息 ，此外，薪资发放审批环节把关也不严，存在疏漏。

于是，赵某便想到利用自己维护薪酬发放系统的机会，将妻儿及朋友的多张银行卡账号信息录入到系统中，顶替离职员工的名字及银行卡账号，并将这些“鬼”员工加入其每月负责编制的薪资发放表中实施“潜伏”，然后，再利用银行内部对薪资发放审批不严的管理漏洞，顺利过关，套取薪资。

据统计，赵某共 冒领“空饷”11年，金额高达400余万。

2020年9月，赵某的行为在该银行的内部检查中东窗事发。2021年5月，赵某因犯职务侵占罪，被判处有期徒刑三年，并处罚金30万元。

案例来源：红星新闻

案例分析

案例中银行人事专员赵某利用自己身兼多职的“优势”，偷梁换柱将自己妻儿及朋友的信息录入薪酬发放系统，再“潜”入月度薪资发放表。由于银行对薪资发放审批流于形式，使这些“鬼”员工能顺利顶替离职员工不被发现，冒领空饷。

针对以上案例中出现的情况，笔者将从优化员工离职流程、合理分配人事职责权限的视角，提出以下几点建议：

1 优化员工离职流程，确保离职员工信息及时妥善处理

案例中的赵某，之所以有可乘之机让“鬼”员工“潜伏”是因为公司对薪酬发放系统中离职员工信息未及时清理，明显存在管理缺失，这让负责维护该系统的赵某有机会篡改。

建议该银行应加强员工离职流程，确保离职人员在完成工作交接、物资交接、财务结算、工资结算，办完离职手续后， 相关离职信息能及时流转至各系统维护人员，并按规定及时处理。

具体处理方式包括：

其一，系统中离职员工信息必须禁止修改，防止案例中“借尸还魂”的“鬼”员工；

其二，因工作需要信息确需保留一段时间的，应设置合理的缓冲期，并及时备份信息；

其三，原则上不能及时删除、注销的离职人员信息，在超过规定期限后应彻底删除或注销。

2 合理分配人事职责权限，确保岗位之间相互牵制

案例中的赵某作为人事专员，即负责员工系统信息的维护，能独立修改员工信息，又身负每月薪资发放统计工作， 不相容职务未分离 ；同时，银行又未能安排合适的人员对赵某每月编制的薪资发放统计信息进行有效的审核。这使赵某能在无牵制、无有效监督的情况下，独立“悄悄”地将妻儿及朋友的银行账户信息“潜入”系统，顶替离职员工，混入薪资表，冒领“空饷”11年未被发现。

建议该银行围绕人事工作梳理不相容职务， 重新分配岗位职责 。将薪酬发放系统中的人员信息维护与薪资发放统计工作分别安排不同人员，加强监督检查，防止混入“鬼”员工，从而降低每月薪资发放信息被篡改的可能性。另一方面，银行还应考虑安排能获得足够信息的专人，审核单位每月薪资发放统计信息，包括确认薪酬统计表内人员信息与在岗人员信息是否一致，薪酬计算结果是否真实、准确等。

启示

案例中，该银行出现赵某冒领薪资的情况，究其原因，是银行未建立切实有效的内部控制管理机制控制风险，确保离职人员系统信息及时处理、员工薪资发放相关岗位设置合理、薪资表审核到位，不让“有心人”有可乘之机。希望以上分析与建议能对企业优化相关制度与流程有所启迪。

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